Eerstelijnszorg: declareren of factureren via GDS801

1. Maak een nieuw exportprofiel aan voor de GDS801. Ga naar Beheer > Export en klik onderaan de lijst op Toevoegen.
   

2. Voer een naam in voor het exportprofiel.

3. Kies bij het type voor GDS801.

4. Klik op Opslaan om het profiel op te slaan. 

5. Open vervolgens het aangemaakte exportprofiel en kies het juiste filter. In de handleiding Filters in Ons: toelichting en inrichting lees je meer over hoe je deze filters aanmaakt.

6. Kies welke disciplines je in dit exportprofiel wilt declareren en vink die disciplines aan. Je kan er ook voor kiezen om verschillende exportprofielen aan te maken per discipline.

Let op: Kies bij het aanmaken van een exportprofiel voor het type GDS801 en de juiste prestatiecodelijst, waarbij de prestatiecodelijst overeenkomt met een discipline. Om credits te voorkomen is de prestatiecodelijst niet meer te wijzigen in het exportprofiel, zodra er een productie-export is gegenereerd. Dit richt je maar één keer in.

Het is niet mogelijk om aan een bestaand GDS801-exportprofiel de nieuwe prestatiecodelijsten toe te voegen. Het is echt van belang om een nieuw exportprofiel hiervoor aan te maken. Als je de prestatiecodelijst voor de ZPM ook wil toevoegen aan het nieuwe exportprofiel, dan kun je ervoor kiezen om de bestaande einddatum. Hiermee worden de declaraties (ZPM & Eerstelijnszorg) per 1 januari 2025 via hetzelfde exportprofiel gedeclareerd.

De daadwerkelijke declaratie via de GDS801 kan pas vanaf 1 januari 2025. De behandeldatum van een behandeling binnen een traject is dan leidend om te bepalen met welke standaard er moet worden gedeclareerd.:

• Behandelingen met een behandeldatum tot en met 31 december 2024 worden via PM304 gedeclareerd.
• Behandelingen met een behandeldatum vanaf 1 januari 2025 worden via de GDS801 gedeclareerd.

Het is dus vanaf 1 januari 2025 niet meer mogelijk om de PM304-export over maanden in 2025 te draaien. Het is in 2025 nog wel mogelijk om de PM304 te draaien over 2024. 

1. Ga naar Beheer > Export.
2. Zoek naar het exportprofiel dat is aangemaakt voor eerstelijnszorg (GDS801).
3. Klik op Start export achter het exportprofiel. De opties voor de export worden weergegeven:
4. Selecteer het tijdsvenster en of het een test- of productie-export betreft. Als de export ingepland moet worden, dan kun je dit invullen bij Uitvoeren op. De beschrijving van de export kan worden bewerkt. We adviseren om altijd eerst een test-export uit te voeren voordat je een productie-export uitvoert. Bij de test-export kun je de uitvallijst controleren en eventuele fouten herstellen voordat je de productie-export uitvoert. 
5. Kies voor welke debiteuren de export uitgevoerd moet worden. De debiteuren die rechts staan worden meegenomen in de export. Door op de bovenste twee pijltjes (>>) te klikken, selecteer je alle debiteuren in één keer.
6. Klik op de knop Start export

Zodra de export gereed is, zijn er minimaal 2 bestanden zichtbaar:

• GDS801-exportbestanden (*.xml): Per verzekeraar (UZOVI-code) wordt één bestand gegenereerd.
• Een Excel-rapportage zichtbaar met daarin leesbare inhoud van de exportbestanden. 

Na het genereren van een export moeten de bestanden aangeleverd worden bij VeCoZo. Dit kan via de Berichtenbox of handmatig (download in dat geval het exportbestand en upload deze zelf bij VeCoZo). 

Naast de declaratie via de GDS801, is er ook een generieke restitutienota beschikbaar gekomen. Deze kan gebruikt worden als er geen contractafspraken zijn met de betreffende zorgverzekeraar van de cliënt of omdat de cliënt het overige deel van de kosten zelf moet betalen. Om deze naar cliënten te kunnen versturen, is het nodig om een handmatig factuurprofiel aan te maken. Bekijk daarvoor de handleiding Factuurprofiel- en sjabloon configureren. Het maken van een handmatig factuurprofiel werkt op dezelfde wijze. Kies als bron (te exporteren registraties) Eerstelijnszorg. Het selecteren van een filter is niet nodig.

Op het supportportaal zijn twee voorbeeldsjablonen toegevoegd: restitutienota en creditnota, die je kunt gebruiken in dit factuurprofiel. Deze vind je in handleiding Gebruik van tags en sjablonen. De voorbeelden zijn in samenspraak met de zorgverzekeraars geaccepteerd in de keten en mogen daarom niet worden gewijzigd. Uiteraard kunnen logo’s, AGB’s en rekeningnummers wel worden gewijzigd.

Nadat de declaratie of factuur is gemaakt, en er worden wijzigingen gedaan in registraties van de betreffende periode, dan zullen deze mutaties als credit/debet worden behandeld. Om de mutaties te verwerken in de declaraties, is het nodig om te declareren met inbegrip van de oude periode. Alleen op die manier worden ook mutaties geëxporteerd.

Zodra de GDS801-bestanden zijn aangeleverd, worden GDS802-retourbestanden door de verzekeraar gemaakt. Deze worden vervolgens via VeCoZo beschikbaar gesteld en kunnen in de applicatie ingelezen worden via Beheer > Berichten inlezen. Deze berichten bevatten informatie over de status van de declaratie. Deze is geheel goedgekeurd, afgekeurd, of deels goedgekeurd. Hiermee is het proces vergelijkbaar met de AW319/AW320.Via het factuuroverzicht (Beheer > Facturatie > Factuuroverzicht > GDS801) kun je het overzicht van declaraties per declaratieregel bekijken.

Deze afspraak is uitsluitend gemaakt met betrekking tot retourcode 0613 'Prestatie is niet (volledig) declarabel volgens de verzekeringsvoorwaarden'.

Als een regel met een afwijkend bedrag is goedgekeurd, dan is dit per regel te zien. In bovenstaand voorbeeld zie je dat bij cliënt B Atient de regel van 16,26 voor slechts 6,26 vergoed wordt. Door de regel aan te vinken en vervolgens op de knop Doorboeken naar cliënt te klikken, wordt het verschil (in dit geval 10,00) in het systeem aangegeven, zodat deze bij de eerstvolgende handmatige facturatierun aan de cliënt gefactureerd wordt.

Het verschil kan ontstaan vanwege een verschil tussen het opgegeven tarief en het met de verzekeraar afgesproken tarief. Ook kan het verschil ontstaan als de verzekeraar een declaratie heeft ontvangen, maar waarbij de verzekeraar aangeeft dat de cliënt de factuur moet betalen. Als dat voor het volledige factuurbedrag het geval is, wordt 0,00 toegekend en moet het volledige bedrag op deze wijze bij de cliënt gefactureerd te worden. De geel gearceerde regel behoort tot dezelfde behandeling als de deels afgekeurde regel. In dit voorbeeld komt dit omdat producten PEZ-5000 en PEZ-5001 gelijktijdig onder dezelfde behandeling gedeclareerd worden. Hierdoor zijn voor deze regel geen verdere acties nodig.

Als een gedeeltelijke factuurregel naar de cliënt gefactureerd wordt, dan wordt er een pictogram van een cliënt met een verwijzingspijl voor de betreffende factuurregels weergegeven.