iWlz-declaratie configureren in Ons Administratie

Om iWlz-toewijzingen te kunnen declareren, dient de status van de cliënt op 'In-zorg' te staan. Er moet dus een MAZ aangemaakt zijn op de toewijzing van de cliënt. Uitleg hierover is te vinden in Zorg starten bij een iWlz-toewijzing (een MAZ-bericht maken en versturen).

iWLZ zorg kan op twee manieren vastgelegd worden voor declaratie:

Declaratie via ZZP-declaratieregel bij de cliënt

Is er sprake van iWlz-zorg met de leveringsvorm Verblijf of VPT waarbij sprake is van opname? In dat geval komt de toewijzing in aanmerking voor declaratie via het aanmaken van een ZZP declaratie. Uitleg over het aanmaken van een ZZP-declaratie bij een cliënt is te vinden in Het inrichten van een ZZP-declaratieregel bij een cliënt.

Declaratie via zorgregels

Is er sprake van een van de onderstaande vormen van iWlz-zorg? Dan komt de toewijzing in aanmerking voor declaratie via zorgregels.

• Leveringsvorm MPT

• Leveringsvorm Verblijf én het veld Opname staat op Nee

In sommige gevallen kunnen ook toewijzingen waar sprake is van opname in aanmerking komen voor declaratie via zorgregels naast een vastgelegde ZZP-declaratie:

• Als de toewijzing de enige actuele 'in-zorg' toewijzing is op de dag van de registratie via de zorgregels én de optie Registraties aan staat in de instellingen bij het bijbehorende indicatiebesluit bij de cliënt.

• Als er sprake is van de registratie van een toeslag, die op basis van de controlematrix van Vektis voor de iWlz toegestaan is bij een bijbehorende aangemaakte ZZP-declaratie, én dit de enige toewijzing is.

Voor het maken van een registratie via een zorgregel is het van belang dat de gebruikte uursoorten gekoppeld zijn aan de toegewezen ZZP's en tevens aan de juiste losse prestatie(s) die gedeclareerd worden. Meer uitleg over deze uursoortinrichting is te vinden de handleiding Uursoorten configureren.

In de handleiding Toelichting op het registreren van tijd in Ons is algemene informatie te vinden over de werkwijze via zorgregels.

Voor het vervoer rondom dagbesteding voor cliënten met een iWlz-indicatie vanuit de GHZ zijn er vanaf 2019 nieuwe vervoerscategorieën vastgesteld door de NZA, die onder aparte vervoersprestaties gedeclareerd moeten worden. Uitleg over het registreren en declareren van deze producten is te vinden in deze handleiding: iWlz-vervoer op juiste vervoersprestaties voor dagbesteding registreren en declareren.

Zonder ingevoerde tarieven is het niet mogelijk te exporteren en te declareren. Bekijk voor meer informatie de handleiding Tarieven instellen in Ons Administratie.

Naar aanleiding van het beëindigen van het toewijzen van functies door het zorgkantoor, worden extramurale prestatiecodes gebaseerd op tarieven die zijn ingevoerd onder de financieringsstroom ZZP. De enige uitzondering hierop is een klein aantal functies die onder de subsidieregeling vallen. De tarieven hiervoor kunnen nog wel onder de financieringsstroom Indicatiebesluit worden vastgelegd. Zie Migratie bij Beëindiging prestatiecodes gelegitimeerd vanuit functies voor meer informatie.

De tarieven worden vastgesteld op basis van afspraken met zorgkantoren. Tarieven kunnen aangemaakt worden per zorgkantoor en in de meeste gevallen zullen er dus meerdere tarieven per prestatie worden aangemaakt. De tarieven worden doorgaans per 1 januari van het nieuwe jaar herzien. Let er bij het invoeren van de nieuwe tarieven op dat de oude, niet meer geldige tarieven worden afgesloten.

Maak een nieuw filter op prestatieniveau aan. Kies hierbij voor de onderstaande opties:

• Kies voor een filter op prestatieniveau. Naast extramuraal heb je de keuze voor intramuraal en aanvullende diensten. Deze keuzes worden hieronder nader toegelicht.

  - Als de zorginstelling WLZ-ZZP's levert, is het belangrijk om intramuraal ook aan te vinken. Indien de zorginstelling geen WLZ-ZZP's levert, hoeft deze optie niet geactiveerd te worden.

  - Aanvullende diensten kunnen ook toegevoegd worden aan dit filter. In principe is dit voor de iWlz niet nodig, maar er kan een situatie zijn waarin dit gewenst is. Dit is een eigen keuze van de zorginstelling.

• De financieringsvorm is altijd indicatiebesluit en ZZP. Zet deze opties altijd beide aan, ook als in de vorige stap alleen gekozen is voor extramuraal. De codering is op basis van vektiscode, omdat dit de codering is die door het zorgkantoor wordt gehanteerd.

  Klik vervolgens op opslaan om de wijzigingen op te slaan. Indien het filter aangemaakt wordt op basis van bovenstaande uitleg, zijn alle prestaties op basis van het indicatiebesluit geactiveerd.

Algemene uitleg over filters instellen is te vinden in Het gebruiken van filters.

Aanmaken

Maak een exportprofiel van het type AW319 en geef als datum in 1-1-2015: dit is de startdatum van declareren volgens de Wlz. Algemene uitleg over het aanmaken van exportprofielen is te vinden in Exportprofiel aanmaken.

Inrichten

Het nieuw aangemaakte exportprofiel is zichtbaar in de overzichtspagina met aangemaakte expportprofielen. Klik het exportprofiel aan om de werking van het exportprofiel op de juiste manier in te richten.

1. De naam van het exportprofiel wordt ook automatisch gevuld op basis van de gemaakte keuze uit de vorige stap. Indien gewenst kan de naam worden aangepast.

2. Kies hier het prestatiegebaseerde filter dat bij de export meegenomen moet worden.

3. De begindatum van het WLZ-exportprofiel is 1-1-2015.

4. Optioneel kan ervoor gekozen worden de facturen mee te nemen in de journalisering.

5. Het tijdmodel bij het declareren van iWlz is altijd maandelijks, mits er specifieke afspraken zijn gemaakt met het betreffende zorgkantoor.

6. Kies hier voor het declaratietype "Wet Langdurige Zorg".

7. Deze optie is er om alle zorg onder één AGB-code aan te leveren bij het zorgkantoor. Dit is de zogeheten koepelcode. Deze optie mag alleen gebruikt als er specifieke afspraken gemaakt zijn met het betreffende zorgkantoor.

8. Geef hier de koepelcode (ook wel beheerstichtingcode genoemd) in waaronder de AGB-codes bij het zorgkantoor worden aangeleverd. Welke AGB-codes onder deze koepelcode gaan vallen, kan ingesteld worden onder stap 10.

9. Het is mogelijk de facturen voor de eigen administratie een vier karakters lang voorvoegsel te geven. Dat kan hier ingevoerd worden. De factuurnummers van de betreffende facturen uit dit exportprofiel zullen dan altijd beginnen met het hier ingestelde voorvoegsel

10. Deze optie biedt twee mogelijkheden:

    - Indien in stap 8 gekozen is voor een koepelcode, kunnen hier de AGB-codes worden ingevoerd die onder die koepelcode meegenomen moeten worden. Wordt/worden hier geen AGB-code(s) ingevoerd, dan gaan alle AGB-codes mee onder de koepelcode.

    - Als er geen gebruik wordt gemaakt van een koepelcode, kan deze optie worden gebruikt om een aantal AGB-codes te selecteren. Alleen de hier ingevoerde AGB-codes zullen worden geëxporteerd. Andere AGB-codes zullen derhalve niet meegenomen worden in de export.

Zodra alle keuzes naar wens zijn ingevoerd, kan het exportprofiel worden opgeslagen door op de knop Opslaan te klikken.

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar voor de Wlz AW319.

Als je de overschrijdingscontrole in de AW319-export wilt gebruiken, voer je de volgende stappen uit:

Instellingsregel aanmaken

1. Ga naar Beheer > Facturatie > Overschrijdingscontrole. Per zorgkantoor kun je een aparte instellingsregel maken. Als alle zorgkantoren dezelfde regels hanteren, kun je ook een algemene instelling maken.

2. Klik op Toevoegen om een nieuwe regel toe te voegen of op Wijzigen om een bestaande te wijzigen.

3. 

   • Zorgkantoor: selecteer of het om een algemene instelling gaat of een specifiek zorgkantoor.

   • Aantal: selecteer het aantal maanden waarop de berekening van toepassing is. Als je 3 maanden kiest, is de berekening van de legitimatie en toegestane declaratie van 3 maanden van toepassing. Tijdens het uitvoeren van de maandelijkse export wordt de legitimatie vastgesteld op 3 maanden, terwijl de declaratie in dat geval op ongeveer 1/3e deel uit zou moeten komen.

   • Klasse maximum: een klasse wordt zoals bekend per 0,9 uur opgegeven. Je kunt hier kiezen op welke manier de applicatie hiermee om moet gaan.

4. Klik vervolgens op Opslaan.

Exportprofiel instellen

1. Ga naar Beheer > Export en klik op de AW319 om de exportprofielinstellingen voor deze factuurexport aan te passen.

2. Bij Tijdmodel stel je in dat er per maand geëxporteerd moet worden. De overschrijdingscontrole vindt namelijk ook maandelijks plaats. Als je deze op 4 weken laat staan, ontstaan er fouten omdat 4 weken gelijk wordt gesteld aan een maand.

Testexport uitvoeren

1. Ga terug naar Beheer > Export en klik op Start export van de betreffende AW319-export.

2. Selecteer het tijdvenster en geef aan dat je een Test-export wilt uitvoeren. Klik vervolgens op Start export.

3. 

   Als de export is gegenereerd, open je het Excel-bestand om de details in te zien. Het tabblad Controleoverschrijding geeft een overzicht van de legitimatie met declaratie. De berekeningen hierop zijn van toepassing zoals dat is ingesteld bij de overschrijdingscontrole. Als je dus bijvoorbeeld 3 maanden hebt aangegeven terwijl nog maar 1 maand verstreken is, dan moet het maximum toegestane dus gedeeld worden door 3.

Als de bovenstaande inrichting volbracht is, kan er een declaratie-export uitgedraaid worden. Uitleg hierover is te vinden in Declareren: export uitvoeren.