Het kan voorkomen dat een cliënt meerdere keren voorkomt in het systeem. Om vervuiling te voorkomen kunnen de gegevens van de cliënt samengevoegd worden.
Voorwaarden
Wanneer er een paskoppeling of zorgregels zijn (geweest) voor beide cliënten, dan is het niet meer mogelijk om de cliënten samen te voegen.
Er is verschil in werking van de gegevens die overgenomen kunnen worden, afhankelijk van het feit welke cliënt als eerste is geopend en welke cliënt gezocht wordt om de gegevens mee samen te voegen. Let dus op de volgorde hiervan.
Benodigde autorisatie
Taak: Cliëntbeheer
Aandachtspunten
Hoe meer data er van beide cliënten beschikbaar is, hoe lastiger het wordt om deze samen te voegen. Het is daarom belangrijk het samenvoegen zo snel als mogelijk uit te voeren nadat is geconstateerd dat er dubbele cliënten in het systeem staan. De signalering 'Dubbele burgerservicenummers' op het Dashboard is hiervoor een goed middel.
Als het niet mogelijk is om cliënten samen te voegen, dan is het zaak om een van beide cliënten uit zorg te zetten en het BSN te verwijderen. Hierdoor is duidelijk bij welke cliënt de nieuwe gegevens en registraties horen en daardoor geen problemen ontstaan.
Na het samenvoegen wordt in Ons Planning de onjuiste cliënt niet automatisch verwijderd. Hierdoor kan de verkeerde cliënt ingepland blijven. Zie ook: Omgaan met dubbele cliënten in Ons Planning.
Signaleringen die bij de cliënt optreden worden niet overgenomen van de tweede geselecteerde cliënt. Workaround: door het opnieuw inlezen van het legitimatiebericht worden alle signaleringen weer getriggerd.
Als je bij het samenvoegen van cliënten ervoor kiest de zorgplannen over te nemen, worden, ongeacht of er zorgplannen aanwezig zijn, ook de profielvragenlijsten en documenten overgenomen.
De cliënt die je samenvoegt met de andere cliënt (dus het dossier dat uiteindelijk verdwijnt), mag geen paskoppeling meer hebben.
Navigeren
Ga naar de cliënt en klik op Algemeen > Personalia > Cliënt acties > Samenvoegen.
Kies bij deze stap voor de cliënt waarvan eventuele notities, dossier, profiel, aanvullende diensten en documenten bewaard moeten blijven, omdat deze anders verwijderd zullen worden.
Tweede cliënt selecteren
Zoek vervolgens de cliënt op waarmee de zojuist geselecteerde cliënt samengevoegd moet worden en selecteer deze cliënt.
Gegevens kiezen en cliënten samenvoegen
Er zijn nu twee kolommen zichtbaar: de cliënt die als eerste geselecteerd was staat links, de tweede cliënt staat rechts.
Hierop wordt een uitzondering gemaakt als er bij één van beide cliënten zorgregels zijn aangemaakt. Cliënten met zorgregels komen standaard links te staan, ongeacht of zij als eerste of tweede geselecteerd zijn.
Per gegeven moet een keuze gemaakt worden. Door de bullet aan te vinken wordt ervoor gekozen de betreffende gegevens te bewaren. Maak per onderwerp de keuze en klik vervolgens op . Hierna zijn de gegevens samengevoegd. De cliënt staat nu nog maar één keer in het systeem.
