In onderstaande tekst gebruiken we de Touchpro als voorbeeld. Hoewel dit apparaat is verouderd, is de verwerking van afwijkende registraties met andere bronnen nog actueel.
Aansluitende registraties - niet gefiatteerd
Voor de medewerker worden handmatig in Ons Administratie zorgregels ingevoerd:
Deze actie was eigenlijk voorbarig, want de registraties waren nog op de Touchpro aanwezig. Na het overzetten van deze registraties is het dagoverzicht als volgt:
In dit geval overlappen per cliënt de beide registraties. Ons Administratie herkent dit en ziet de beide registraties als 1 en past de volgende regels toe:
Mw S. A. H.
Gecorrigeerde begintijd = werkelijke begintijd eerste registratie (in dit geval 8.30 uur).
Gecorrigeerde eindtijd = werkelijke eindtijd tweede registratie (in dit geval 11.51 uur). De volgende registratie bij een andere cliënt begint echter al om 11.30 uur. Daardoor wordt de gecorrigeerde eindtijd ook 11.30 uur.
Totale duur van de zorg is 180 minuten. Beide registraties zijn even lang (180 of 181 minuten), waardoor aan beide regels 50% van de totale duur (90 minuten) wordt toegewezen.
Mw A. G. P.
Gecorrigeerde begintijd = werkelijke begintijd eerste registratie (in dit geval 11.30 uur).
Gecorrigeerde eindtijd = werkelijke eindtijd tweede registratie (in dit geval 13.52 uur), de duur wordt afgerond naar de eerste veelvoud van 5. Het resultaat is 13.55 uur.
Totale duur van de zorg is 145 minuten. Beide registraties zijn even lang (120 of 119 minuten), waardoor aan beide regels 50% van de totale duur (73 of 72 minuten) wordt toegewezen.
De feitelijke registratie was 120 minuten. Doordat de begin- en eindtijden van beide registraties nogal afwijken, wordt de zorg in dit geval met 25 minuten verlengd. De cliënt krijgt onterecht een hogere rekening en de medewerker krijgt onterecht meer werktijd uitbetaald.
Aansluitende registraties - deels gefiatteerd
Wordt de Touchpro uitgelezen als de handmatig ingevoerde registraties al zijn gefiatteerd, dan is de situatie nog anders, want eenmaal gefiatteerde regels worden niet zonder meer aangepast.
De hierboven beschreven berekening wordt weliswaar precies zo uitgevoerd, maar alleen de niet-gefiatteerde registraties worden aangepast. Dit betekent het volgende:
Mw S. A. H.
De eerder gefiatteerde registratie van 180 minuten blijft ongecorrigeerd.
De nieuwe registratie wordt aangepast (181 minuten wordt 90 minuten) en er worden 90 minuten zorg toegevoegd.
De totale duur van 180 minuten wordt dus met 90 minuten verhoogd naar 270 minuten.
Mw A. G. P.
De eerder gefiatteerde registratie van 120 minuten blijft ongecorrigeerd.
De nieuwe registratie wordt aangepast (119 minuten wordt 72 minuten) en er worden 72 minuten zorg toegevoegd.
De totale duur van 120 minuten wordt dus met 47 minuten verhoogd (in het bovenstaande voorbeeld was er al een onterechte verhoging met 25 minuten) naar 192 minuten.
De reële werktijd van deze medewerker is 5 uur. In het laatste geval wordt de gefiatteerde werktijd opgehoogd naar 7 uur en 42 minuten.
Niet aansluitende registraties
In het geval dat de handmatig ingevoerde registraties afwijken van de met de Touchpro geregistreerde regels, wordt het overzicht nog ingewikkelder en de afwijkingen nog groter in het geval dat de handmatige regels al zijn gefiatteerd.
Vergelijk bovenstaande situatie met de situatie als er al wel is gefiatteerd.
In dit geval wordt de geregistreerde werktijd van deze medewerker zelfs 7 uur en 23 minuten in plaats van de werkelijke 4 uur en 43 minuten.
Zorgregels corrigeren
Wij raden aan om eerst te controleren of de TouchPro-telefoon al is uitgelezen, voordat er handmatig registraties worden ingevoerd en er wordt gefiatteerd. De TouchPro kan namelijk registraties in het geheugen hebben, die nog niet naar de server zijn gezonden.
Zijn deze registraties al aanwezig in de applicatie? Dan kun je de zorgregels corrigeren. Hierbij is het aantal minuten dat onder Duur wordt getoond een goede indicatie voor de juiste begin- en tijdtijden. In het algemeen kun je van het volgende uitgaan:
Niet-gefiatteerde regels: registraties die met de TouchPro zijn gemaakt, zijn over het algemeen de juiste. Het ligt dan voor de hand om zo nodig de handmatig ingevoerde regels weer te verwijderen.
Regels zijn (deels) gefiatteerd: de handmatig ingevoerde regels zijn als eerste gefiatteerd en hebben waarschijnlijk de juiste duur. De later ingelezen regels zijn door de extra berekeningen verkeerd aangepast en kunnen in dit geval beter worden verwijderd.
Als je een registratie weghaalt, wordt de voorgaande registratie NIET aangepast (ten behoeve van afronden). Wil je dat wel realiseren? Activeer de registratie dan opnieuw en sla deze opnieuw op. Dit geldt voor zowel gefiatteerde als niet-gefiatteerde registraties.
