Het aanmeld- en plaatsingsproces van de Forensische Zorg tussen plaatsers en zorgaanbieders wordt gedigitaliseerd door DJI. Dit gebeurt met een soortgelijke systematiek als bij de iWlz-, iJw- en iWmo-berichten. Dit betekent dat je vanaf 01-01-2024 verplicht bent om van dit gestructureerde berichtenverkeer gebruik te maken. De berichten worden ondersteund in Ons®. Zie Digitalisering Plaatsing | Forensische zorg voor meer informatie over de berichtenstandaard.
Tijdens de webcast van Nedap en op samenwerken.nedap heb je kunnen lezen dat wij bezig zijn geweest om dit proces te borgen in Ons Administratie.
We ondersteunen nu een jaar aanmeld- en plaatsingsberichten FZ via de Berichtenbox. Vanaf 11-10-2023 komt versie 2.0 live. In deze versie wordt bij de aanmelding en plaatsingsberichten ook brieven (als bijlage) meegestuurd. Ook is het vanaf deze versie mogelijk om op basis van plaatsingen start- en mutatieberichten te versturen. Per 1-1-2024 zijn deze aanvullende berichten vanuit DJI verplicht. Hebben jullie naar aanleiding van dit nieuwe proces nog vragen, dan verzoeken wij om deze te stellen op samenwerken.nedap.
Inrichting VECOZO en Ons
Volg onderstaande stappen om het berichtenverkeer in te schakelen:
Meld je aan bij VECOZO voor de dienst Plaatsing en Uitvoering Forensische Zorg. Uit ervaring weten we dat de doorlooptijd bij VECOZO een aantal werkdagen kan bedragen voordat het systeem klaar is voor afhandeling van berichten.
Zet de autorisatie op het systeemcertificaat aan, zodat FZ-berichten via het systeemcertificaat kunnen worden verwerkt
Zet in Ons Berichtenbox FZ821 t/m FZ826 aan als de certificaten zijn geactiveerd ().
Berichten en proces
Hieronder zie je de flow als je het berichtenverkeer hebt geactiveerd. De standaard kent een aantal berichten met bijbehorende retourberichten.
FZ821 - Aanmeldbericht
FZ821 - Plaatsingsbericht
FZ822 - Retourinformatie aanmelding en plaatsing forensische zorg
FZ823 - Start bericht aanmaken/versturen
FZ824 - Retourinformatie start
FZ FZ825 - Mutatiebericht
FZ FZ826 - Retourinformatiemutatiebericht FZ
De berichten lopen via de Berichtenbox.
FZ821 - Aanmeldbericht/aanmeldproces
Als een bericht binnenkomt en je klikt op Inlezen, dan wordt een scherm met informatie over de cliënt weergegeven. De cliënt komt binnen op basis van strafrechtketennummer (SKN). De cliënt wordt gematcht op een cliënt in Ons. Als dit niet automatisch door het systeem gebeurt, dan kan je ook handmatig zoeken op geboortedatum, naam, enz.
Als het een nieuwe cliënt is, dan wordt een nieuwe cliënt in Ons aangemaakt. Bij aanmeldingen (en plaatsingen) kunnen ook bijlages (.pdf) worden meegestuurd. Voor deze documenten is het mogelijk deze direct in het dossier van de cliënt op te nemen. Vink hiervoor aan dat bijlages moeten worden geüpload. Ook kan je hiervoor de juiste labels en deskundigheden kiezen. Als je op Importeren klikt, ga je terug naar de Berichtenbox.
Je krijgt dan op het Dashboard een signalering dat er een aanmeldbericht is zonder retourbericht. Dit is een nieuw kopje met aanmeldingen op het dashboard.
Als je hierop klikt, kom je in het scherm waar je een retourbericht op het aanmeldbericht kan versturen. Je kan het bericht klaarzetten en deze wordt dan zichtbaar in de Berichtenbox om te versturen.
Let op: je hebt de taak FZ-berichten aanmaken nodig om de signalering te mogen inzien.
FZ822 - Plaatsingsbericht/Plaatsingsproces
Er komt nu een plaatsingsbericht binnen. Als je hierop klikt, kom je weer in het scherm waar je een cliënt kan zoeken. Ook vind je hier het bijbehorende aanmeldbericht. Je ziet nu ook de informatie van de financiering. Kies hier welke legitimatie je wilt laten aanmaken. Ook hier heb je de optie om bijlagen (.pdf), met eventuele deskundigheden en labels, naar het dossier van de cliënt te uploaden. Een plaatsingsbericht kan ook ingelezen worden zonder dat er eerst een aanmeldbericht is binnengekomen.
Als het bericht is geïmporteerd, is het aanmeldbericht niet meer zichtbaar op het Dashboard. De FZ-legitimaties stonden eerst onder zorgtrajecten, maar zijn nu verplaatst naar zorglegitimaties.
FZ823 - Startbericht aanmaken/versturen
Vanuit de cliënt kan je een nieuw FZ-bericht maken en een Melding start zorg sturen met de juiste datum. De juiste informatie gaat dan mee naar DJI. Je krijgt eerst het voorbeeldbericht te zien dat je gaat versturen.
Het bericht staat klaar op het dashboard onder het kopje Startbericht aanmaken (FZ), daar kan je hem klaarzetten in de Berichtenbox om uiteindelijk te versturen.
FZ824 en FZ826 - Inlezen retourbericht op startbericht/mutatiebericht
Als er een retourbericht op een start- of mutatiebericht is gekomen, verandert de status van Wacht op retour naar Goedgekeurd in de Berichtenbox. Bij de legitimatie is de status van het start- of mutatiebericht ook zichtbaar.
Let op: indien je een startbericht verstuurt op een plaatsingsbesluit dat nog volgens de oude methode is ingelezen (handmatig), kun je het startbericht handmatig goedkeuren (zodat deze niet op een retourbericht van Justitie hoeft te wachten).
FZ825 - Mutatiebericht sturen
Nadat je een startbericht hebt verstuurd, heb je de mogelijkheid om mutatieberichten te versturen. De flow is hierin gelijk aan het versturen bij startberichten, maar je moet wel een extra mutatiereden selecteren. Dit bericht komt op het dashboard te staan, waar je het kan klaarzetten in de berichtenbox.
