Benodigde autorisatie
Raadpleeg de handleiding: Documenten bij cliënten gebruiken voor meer informatie.
Integratie met Office 365
Het gebuik van Office 365 bij cliëntdocumenten kent diverse voordelen:
Veilig: documenten slingeren niet meer rond op computers of andere devices. Zie ook: Gegevensopslag van documenten op apparaten.
Efficiënt: documenten kunnen ook nog bewerkt worden nadat ze opgeslagen zijn. Documenten hoeven dus niet meer gedownload, aangepast en als nieuw document geüpload te worden, waarna de oude versie ook nog eens verwijderd moet worden. Vier stappen zijn daarmee teruggebracht tot één stap.
Samenwerken aan een document: verschillende gebruikers kunnen tegelijkertijd aanpassingen aanbrengen in een document. Duidelijke Office-meldingen geven aan of er andere gebruikers inzitten en waar wijzigingen aangebracht worden.
Vooralsnog gelden er geen aanvullende kosten aan Nedap voor het gebruik van deze integratie.
Met welke documenten kan via deze integratie gewerkt worden?
De integratie voorziet alleen in het inzien en bewerken van documenten die opgeslagen worden binnen het cliëntdossier, onder het menu-item "Documenten". Daarbij worden bestanden van alle Office programma's ondersteund, zoals Excel, Word, en Powerpoint.
Documenten die vanuit Nedap Ons gegenereerd worden, zoals Excel-rapporten, handmatige facturen, en facturatie- en declaratie-exports, vallen niet onder de integratie. Dit heeft te maken met het feit dat wij deze documenten niet opslaan in de database.
Als de optie gegenereerde brieven automatisch opslaan ingeschakeld is, dan zijn deze brieven na aanmaak wel te bewerken via de integratie met Office 365, omdat ze opgeslagen zijn en benaderd kunnen worden via het tabblad "Documenten" bij het cliëntdossier. Aan een gegenereerde brief wordt altijd het label 'gegenereerde brief' gekoppeld, ook als dit label nog niet is geconfigureerd. De gegenereerde brief is na aanmaak aanklikbaar nadat de webpagina is ververst.
Uitgangspunten bij opslag documenten
De cliëntdocumenten worden niet opgeslagen op servers van Microsoft, maar worden door Nedap op dezelfde manier opgeslagen als wanneer de integratie niet aan zou staan. Dit heeft de volgende voordelen:
Het zorgt ervoor dat de gebruiker ingelogd moet zijn in Ons Administratie om de documenten in te kunnen zien.
Er is geen migratiestap nodig: alle opgeslagen documenten zijn, mits ze een moderne Office-extensie hebben, direct te openen en bewerken in Office 365.
Als het tijdelijk niet mogelijk is om de integratie te gebruiken, dan blijven de documenten gewoon volgens de reguliere documentfunctionaliteit beschikbaar.
Configuratie integratie met Office 365
Ga in Ons Administratie naar en klik onder het kopje Documentbeheer op Instellingen.
Selecteer in het dropdownmenu documentplatform de optie O365.
Selecteer bij mail output format .docx om gegenereerde brieven die onder documenten worden opgeslagen, ook in office 365 bewerkbaar te maken.
Aandachtspunten bij gebruik van de integratie met Office 365
Het opslaan van documenten bij de cliënt werkt hetzelfde als wanneer de integratie uitstaat. Zie Documenten bij cliënten gebruiken voor meer informatie.
Het is bij het opslaan van documenten belangrijk dat de moderne -x extensies gehanteerd worden (bijvoorbeeld docx), omdat gebruikers van Office 365 automatisch gebruik maken van de meest recente Office versies. Bij gebruik van oude extensies bestaat de kans dat het document niet meer geopend en bewerkt kan worden.
Voor Word-documenten kan vastgelegd worden in welk formaat in Ons Administratie gegenereerde documenten opgeslagen moeten worden. Bekijk daarvoor deze handleiding.
Opgeslagen documenten kunnen direct geopend worden door te klikken op het blauwe linkje in de naam van het document, zonder dat deze eerst gedownload hoeven te worden.
Alleen documenten die ondersteund worden binnen Office kunnen op deze manier geopend worden. Deze documenten zijn in Ons te herkennen aan het icoontje van het bijbehorende Office programma.
Het verwijderen en archiveren van documenten bij cliënten werkt hetzelfde als wanneer de integratie uitstaat. Zie Documenten bij cliënten gebruiken voor meer informatie.
De integratie met Office 365 voorziet niet in mogelijkheden rondom versiebeheer. Hiervoor geldt dat binnen de organisatie zelf richtlijnen afgesproken moeten worden in het opslaan en bewerken van documenten.
Een zakelijke Office 365-licentie is benodigd. Een licentie voor thuisgebruik volstaat niet.
Voor meer informatie en tips over het bewerken van en het samenwerken aan een Office documenten, kun je de handleidingen van Office 365 raadplegen.
Hoe houd ik zicht op documentversies bij koppeling document met Office 365?
De koppeling met Office 365 voorziet niet in mogelijkheden rondom versiebeheer. Hiervoor geldt dat binnen de organisatie zelf richtlijnen afgesproken moeten worden in het opslaan en bewerken van documenten. PDF-documenten vallen overigens buiten de bewerkingsopties van Office 365. Eenmaal opgeslagen in Nedap, zijn deze documenten niet meer inhoudelijk aan te passen zonder deze expliciet te downloaden en opnieuw op te slaan.
Melding 'Almost there...' bij openen Office 365-document
Deze melding verschijnt in twee gevallen:
- De gebruiker is nog niet ingelogd in Office 365. De gebruiker kan via de button 'Sign in with a work or school account' inloggen met Office 365-gebruikersgegevens.
- Om gebruik te kunnen maken van de koppeling, is een zakelijk Office 365-abonnement vereist. De melding 'Almost there...' verschijnt ook als Office geen zakelijk Office 365 account vinden bij het account van de gebruiker. In dit geval dient de gebruiker contact op te nemen met de eigen ICT-afdeling.
Office-editor niet kunnen openen bij Office 365
Je wilt een document bewerken via Office 365, maar kunt de Office-editor niet openen. Dit kan meerdere oorzaken hebben:
- Rechten: Controleer of de gebruiker beschikt over het recht Document [van een cliënt] toevoegen. Dit recht is vereist om documenten te mogen bewerken.
- Extensie van het document: Mogelijk is het bestandstype te oud om door Office bewerkt te kunnen worden. Controleer of het document in Nedap Ons opgeslagen is in een -x extensie.
Voor gegenereerde brieven kun je de extensie aanpassen in de Documentbeheer-instellingen. Ga hiervoor naar Beheer > Instellingen > Overige instellingen en klik op Instellingen onder Documentbeheer. Wijzig bij Mail output formaat de extensie van het document naar bijvoorbeeld .docx.
