Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (wpm)

Navigeer in de hubbalk naar Mijn instellingen, via het medewerkermenu rechtsbovenin. Klik in het linkermenu op Vervoerinstellingen, en stel de juiste gegevens in:

1. Standaard vervoermiddel: Selecteer via de dropdown het standaard vervoermiddel inclusief de brandstof die door de medewerker wordt gebruikt. Er zijn een aantal standaard combinaties beschikbaar.
2. Lease/Bedrijfsvoertuig: Geef via het selectievakje aan of het om een lease of bedrijfsvoertuig gaat.
3. Startpunt van mijn route: Selecteer via de dropdown wat het standaard startpunt van de route is: kantoor of thuis, zodat de kilometers berekend kunnen worden.
4. Startdatum: Vul de startdatum in van het vervoermiddel.

Let op: Het is mogelijk om deze optie bij medewerkers uit te schakelen. Dit kan via het weekkaartprofiel, navigeer naar Beheer > Instellingen > Weekkaarten. Zet het schuifje bij Toestaan van aanpassen van vervoerinstellingenop Ja of Nee. Deze instelling geldt alleen voor de widget in Ons® Medewerkerportaal. 

Navigeer in Ons® Administratie naar de medewerker bij wie je de vervoerinstelling wil vastleggen. Zorg dat je in het tabje Algemeen zit en ga naar de tegel vervoerinstellingen. Klik op Vervoerinstellingen, zodat je op de overzichtspagina terecht komt. In dit scherm kun je via de knop Toevoegen rechts bovenin een nieuw vervoermiddel toevoegen. Stel vervolgens de juiste gegevens in:

1. Standaard vervoermiddel: Selecteer via de dropdown het standaard vervoermiddel inclusief de brandstof die door de medewerker wordt gebruikt. Er zijn een aantal standaard combinaties beschikbaar.
2. Lease/Bedrijfsvoertuig: Geef via het selectievakje aan of het om een lease of bedrijfsvoertuig gaat.
3. Startpunt van mijn route: Selecteer via de dropdown wat het standaard startpunt van de route is: kantoor of thuis, zodat de kilometers berekend kunnen worden.
4. Startdatum: Vul de startdatum in van het vervoermiddel.

Als je een nieuw vervoermiddel toevoegt, wordt het eerdere geregistreerde vervoermiddel van de medewerker automatisch een dag eerder afgesloten. Op de overzichtspagina krijgt dit vervoermiddel een einddatum. Zo kunnen medewerkers met terugwerkende kracht hun gebruikte voertuigen aanpassen. Wanneer de vervoerinstelling wordt gewijzigd, wordt dit in het rapport bijgewerkt, aangebrachte wijzigingen worden dus meegenomen. 

Voor het vastleggen van vervoerinstellingen via Ons® Administratie heb je onderstaande autorisaties nodig:

• Basisgegevens [van een medewerker] inzien
• Medewerkers beheren

Het gebruik van de functionaliteit Automatische kilometerregistratie is niet noodzakelijk voor de rapportageverplichting wpm. Voor de wpm worden de kilometers namelijk meegenomen die zijn vastgelegd via de declaratiesoorten, ongeacht of ze handmatig of automatisch vastgelegd zijn. De Automatische kilometerregistratie kan het registreren voor de wpm eventueel wel makkelijker maken.

De Automatische kilometerregistratie rekent altijd van en naar het huisadres van de medewerker. Maar dit is niet altijd het startpunt van de route van de medewerker. Daarom is het mogelijk om de standplaats van de medewerker vast te leggen, zodat aan de hand daarvan een nauwkeurige automatische kilometerregistratie kan worden gemaakt.

Als je als standaard Kantoor instelt, maar er is bij je team geen adres ingevoerd, dan zoekt Ons® Administratie naar het adres bij een bovenliggend team. Dit gaat zo door totdat er een adres gevonden is. Als er geen bovenliggende teams meer zijn en er geen adres gevonden wordt, dan wordt het thuisadres van de medewerker gebruikt als standaard. Deze teamadressen zijn in te vullen via het organigram in Ons® Administratie, bekijk hiervoor de handleiding Organigram (Teams) inrichten in Ons Administratie.

Voor de rapportageverplichting wpm wordt er voor de Automatische kilometerregistratie nu ook rekening gehouden met poolteams. Dus als een poolmedewerker voor een ander team gewerkt heeft, wordt het adres van dat team gebruikt als startpunt. 

Ons® berekent alleen zakelijke routes die door extramurale medewerkers afgelegd worden. Dit was ook al zo, voordat de wpm in werking ging. Er wordt dus nog steeds geen woon-werkverkeer vastgelegd in Ons®. Onder woon-werkverkeer verstaan wij alle bewegingen tussen een thuisadres en een vast kantooradres.

• Starten medewerkers hun route vanuit kantoor, dan moeten jullie het woon-werkverkeer uit andere bronnen halen. Bijvoorbeeld vanuit het verloningspakket, aangezien dat vaak gebruikt wordt voor kilometervergoedingen.
• Starten medewerkers hun route vanuit huis, dan ziet Ons® dat als zakelijk verkeer en wordt het dus vastgelegd en berekend.

De declaratiesoort is leidend en het standaard vervoermiddel is secondair.

• Als de kilometers worden geboekt op declaratiesoort fiets, dan wordt dit altijd bij fiets opgeteld, ongeacht het al dan niet gekozen de standaard vervoermiddel-brandstofcombinatie. We hebben het veld Vervoermiddel nu beschikbaar gemaakt onder Declaratiesoorten, ongeacht of jullie organisatie gebruikmaakt van Automatische kilometerregistratie is of niet. Je kan daar via een dropdown kiezen uit Fiets of Auto. Alle kilometers die op de declaratiesoort Fiets worden geboekt, worden onder Fiets van hoofdstuk 5 in het rapport Werkgebonden personenmobiliteit geteld. Bekijk Declaratiesoorten configurerenvoor meer informatie.
• Als de kilometers worden geboekt op een andere declaratiesoort dan Fiets, dan kijken we naar de gekozen standaard vervoermiddel-brandstofcombinatie. Als er in dit scenario geen standaard vervoermiddel-brandstofcombinatie is gekozen, dan komt de medewerker op een extra tabblad in het rapport onder Uitval. 

 Deze instelling was eerst alleen beschikbaar voor organisaties die gebruikmaken van Automatische kilometerregistratie. Dat is nu niet meer het geval.

Ons® gaat voor de rapportageverplichting wpm geen nieuwe of extra kilometers berekenen. Het enige wat we doen, is de kilometers die via declaratiesoorten ingediend worden voorzien van het juiste label, zodat ze in het juiste potje voor de wpm belanden. Als jullie een declaratiesoort speciaal inrichten voor de wpm, dan kan hiervoor ook zo ingesteld worden dat deze meekomt in de export. Bij de inrichting van nieuwe declaratiesoorten verandert er verder niets.

Om duidelijker onderscheid te kunnen maken tussen Geen vervoermiddel (waarmee de medewerker op de uitvallijst van het rapport komt) en Openbaar vervoer, willen we de vervoerinstellingen uitbreiden met de optie Openbaar vervoer zoals gedefinieerd in de wpm-wetgeving. Op dit moment is deze functionaliteit nog niet beschikbaar in Ons®, houd Ons® Aankondigingen in de gaten om te zien wanneer dit beschikbaar komt.

We gaan in principe geen bedragen ondersteunen in declaratiesoorten, dus eventuele waarden in het rapport kunnen nietszeggend zijn. Wees hier voorzichtig mee!

Het is mogelijk om de volgende gegevens te importen via Ons® Import:

• Teamadressen
• Vervoermiddel-brandstofcombinatie
• Vertreklocatie

Daarnaast is het al mogelijk om de volgende gegevens te importeren via Io Import:

• Teamadressen
• Vervoermiddel-brandstofcombinatie
• Vertreklocatie

Zie hiervoor de geüpdatete XSD en XML interfacebeschrijvingen via de handleiding Gegevens importeren via XML-bestanden.