Uitleg over de benodigde stappen om iWlz-vervoersprestaties op de juiste manier te kunnen registreren en declareren.
Voor de standaard iWlz-vervoersuursoorten (Vervoer dagbesteding WLZ) hoeft geen financiële koppeling te worden vastgelegd. De juiste prestatiecode wordt automatisch bij de cliënt vastgelegd.
Let op: Dit geldt niet voor het declareren van Vervoer VV C2 t/m C6. Het advies geldt hiervoor om zelf uursoorten in te richten en deze te koppelen aan de bijbehorende productcodes. Zie Uursoorten configureren voor meer informatie over het inrichten van uursoorten.
Benodigde autorisaties
De stappen in deze handleiding moeten zowel in Ons Administratie als in Ons Groepszorg genomen worden.
Voor de handeling in Ons Administratie is de onderstaande taak benodigd:
Taak: Cliëntbeheer
Voor de handelingen in Ons Groepszorg zijn diverse Ons Groepszorg-autorisatietaken benodigd. Meer informatie over deze autorisaties is te vinden in Autorisaties voor Groepszorg instellen.
Algemene toelichting
Voor het vervoer rondom dagbesteding voor cliënten met een iWlz-indicatie vanuit de GHZ zijn er vanaf 2019 nieuwe vervoerscategorieën vastgesteld door de NZA, die onder aparte vervoersprestaties gedeclareerd moeten worden. Diverse cliëntspecifieke kenmerken (kind/volwassen, wel/niet rolstoel afhankelijk, wel/niet groepsvervoer) en een locatiespecifiek kenmerk (de afstand van het vervoer) bepalen onder welke vervoerscategorie er gedeclareerd mag worden.
Voor de GHZ zijn er zeven categorieën gedefinieerd. Voor de iWlz-VV en de iWlz-GGZ bestond er per sector al 1 vervoersprestatie. Deze prestatie blijft hetzelfde. Om een uniforme werkwijze te kunnen bieden, kan het onderstaande stappenpad ook gevolgd worden in het geval van een VV- of GGZ-vervoersindicatie.
De onderstaande werkwijze geldt alleen in die gevallen dat er sprake is van een ZZP toewijzing. Wanneer er een toewijzing is op basis van een functiecode (subsidieregeling!), geldt dit niet. Hiervoor dient de eerdere werkwijze (aparte uursoort met gekoppelde financiering) te worden gehandhaafd.
Vastlegging via gegevens in Ons Administratie en Ons Groepszorg
Voor het registreren van deze vervoerscategorieën geldt dat er zowel in Ons Groepszorg als in Ons Administratie gegevens ingevoerd moeten worden. Met deze gezamenlijke gegevens is via een handige invoerhulp in Ons Groepszorg de juiste vervoersuursoort te herleiden en daaruit vervolgens de te declareren prestatie.
Vervoersuursoorten
Deze vervoersuursoorten zijn als vaste, niet aan te passen uursoorten terug te vinden in Ons Administratie in het uursoort beheerscherm, onder het kopje 'Vervoer dagbesteding WLZ'.
Vervoer registreren en declareren
Ons Administratie: Controleer aanwezigheid iWlz-toewijzing in Ons
De vervoersprestaties zijn alleen relevant als er sprake is van een iWlz-toewijzing. Controleer daarom of de cliënt over een iWlz-toewijzing beschikt. Uitleg over toewijzingen is te vinden in Overzicht van het indicatiebesluit of de toewijzing inzien.
Ons Administratie: Vul cliëntspecifieke vervoersinstellingen in
Geef bij de cliënt via het tabblad Algemeen -> Vervoersinstellingen de relevante vervoersgegevens aan:
of de cliënt in aanmerking komt voor individueel vervoer.
of en welke rolstoeltoekenningen de cliënt heeft.
Na deze stap is de benodigde voorbereiding binnen Ons Administratie gereed. De daadwerkelijke registratie dient vastgelegd te worden in Ons Groepszorg (zie stap 3).
Ons Groepszorg: invoerhulp bij het inplannen van vervoer
Deze stap moet genomen worden in Ons Groepszorg. Heeft de cliënt een iWlz-toewijzing? Dan herkent Ons Groepszorg de cliënt bij het inplannen van een Groepszorgafspraak als zijnde een iWlz-cliënt. Op dat moment zal er bij het invullen van de uursoorten bij de afspraak automatisch een invoerhulp geopend worden. Per soort iWlz-toewijzing ziet de invoerhulp er op een bepaalde manier uit:
Invoerhulp bij iWlz-GHZ toewijzing
Bij een iWlz-GHZ toewijzing toont de invoerhulp diverse specifieke cliënteigenschappen zoals de leeftijd, het aantal kilometers, wel/niet rolstoel en wel/niet individueel vervoer. De invoerhulp geeft vervolgens gelegenheid om de reistafstand als aantal kilometers in te vullen. Hieruit volgt een voorstel voor een specifieke vervoersuursoort, die aansluit bij de vervoerscategorie waar de cliënt voor in aanmerking komt. Dit voorstel kan aangepast worden, bijvoorbeeld als er afwijkende afspraken bestaan. Als de uursoort goed bevonden is, kan deze via het plusje ingevoegd worden bij de uursoorten van de groepszorgafspraak.
De invoerhulp rondt kilometers naar beneden af naar het eerste ronde getal. Dit betekent dat een invoer van bijvoorbeeld 9,99 kilometer naar beneden wordt afgerond naar 9 en niet naar 10.
Invoerhulp bij een iWlz-GGZ of iWlz-VV toewijzing
Bij een iWlz-GGZ of -VV toewijzing toont de invoerhulp alleen een voorstel voor een een specifieke vervoersuursoort, die aansluit bij de vervoerscategorie waar de cliënt voor in aanmerking komt. De specifieke cliënteigenschappen zijn bij deze toewijzing niet relevant. Dit voorstel kan aangepast worden, bijvoorbeeld als er afwijkende afspraken bestaan. Als de uursoort goed bevonden is, kan deze via het plusje ingevoegd worden bij de uursoorten van de groepszorgafspraak.
'Gecontracteerd' in de invoerhulp
Het doel van dit vinkje is dat je als gebruiker niet hoeft te onthouden of gecontracteerd vervoer bij VVT onder C0 of C1 valt. Met dit vinkje worden alle uursoorten gefilterd die Ons Groepszorg terugkrijgt vanuit het opvragen van deze WLZ-vervoersuursoorten uit Ons Administratie. Welke uursoort uiteindelijk als optie overblijft wordt (door de gebruiker) bepaald op basis van:
Is de zorg gecontracteerd of niet?
Aantal kilometers
Leeftijd
Rolstoel
Eigen vervoer
Etc.
Wanneer er een eenduidig uursoort op basis van dit filter overblijft, kun je deze toevoegen via de knop + naast de weergegeven uursoort. De transportuursoort wordt dan toegevoegd aan de lijst met uursoorten.
Wanneer is zorg Gecontracteerd?
Voor het vervoer van cliënten in de sector vv wordt aangesloten bij twee prestatiecategorieën uit de tabel in artikel 6, vierde lid, onder h. Er zijn aparte prestatiecodes voor vervoer in de vv. In de vv zijn de categorieën C0 en C1 van toepassing. C0 is voor niet-gecontracteerd vervoer. Hieronder vallen bijvoorbeeld eigen vervoermiddel en openbaar vervoer. C1 is in de vv voor alle gecontracteerd vervoer, zowel voor niet-rolstoelgebonden als rolstoelgebonden cliënten. Zie de website van de Nederlandse Zorgautoriteit voor meer informatie.
Ons Groepszorg: registreren en fiatteren
Zorg ervoor dat de afspraak in Ons Groepszorg geregistreerd en gefiatteerd wordt. Op het moment dat de Groepszorg-afspraak als registratie gefiatteerd wordt, zal de vervoerscategorie wordt dan in Ons Administratie gezet, als geregistreerde uursoort bij de zorgregels van de cliënt.
Ons Administratie: declaratie van juiste vervoersprestatie
De laatste stap houdt in dat het vervoer daadwerkelijk gedeclareerd gaat worden binnen de reguliere iWlz-declaratie. Via de ingevoerde iWlz-toewijzing van de cliënt en de in Ons Groepszorg ingevoerde vervoersuursoort wordt automatisch de juiste productcode bij de vastgelegde vervoerscategorie afgeleid en vastgelegd in de declaratie, op het moment dat er een (test)declaratie-export wordt uitgedraaid. Dit kan problemen geven op moment dat er meer dan een toewijzing is, waarop het vervoer kan worden gedeclareerd. In dat geval toont het toewijzingenscherm per toewijzing een autootje.
Klik bij de toewijzing waar het vervoer op gedeclareerd mag worden, op het autootje. Deze wordt zwart.
Bij de andere toewijzingen blijft het autootje grijs. Het vervoer zal vervolgens op de toewijzing met het zwarte autootje gedeclareerd worden. Deze optie is ook te gebruiken voor de speciale GHZ/VV/GGZ uursoorten waar het niet mogelijk om bepaalde AGB codes te koppelen.
