Als een factuur is gejournaliseerd, is deze functionaliteit niet meer beschikbaar en kunnen de handelingen niet meer ongedaan gemaakt worden
Benodigde autorisaties
Taak: Financieel Dashboard - Facturen en declaraties handmatig verwerken
Voorwaarden
Het handmatig goed- of afkeuren van een factuur kan alleen indien de factuur aan de volgende eisen voldoet:
De factuur is voor een debiteur waarbij is ingesteld dat daarvoor facturen handmatig mogen worden verwerkt.
De factuur staat nog op de status 'Geen retourbericht ingelezen'.
Er is nog geen journaliseringsexport uitgevoerd.
Instellen van debiteur
De functionaliteit is per debiteur in te schakelen, met uitzondering van debiteuren met het type cliënt.
Dit doe je via .
Onderin het scherm is de optie Handmatig facturen goed of afkeuren in te schakelen.
Keuren van facturen
Ga naar . Het volgende overzicht wordt zichtbaar. De volgende opties worden hieronder toegelicht:
Volledig goed- of afkeuren
Gedeeltelijk goed- of afkeuren
Goedkeur of afkeur ongedaan maken
Gehele factuur goedkeuren of afkeuren
Door te klikken op Goedkeuren of Afkeuren, wordt de factuur, na bevestiging, volledig goedgekeurd dan wel afgekeurd.
Zowel de status als de melding bij de individuele regels worden aangepast. De status bevat, naast de informatie of deze handmatig is goedgekeurd, ook de gebruikersnaam van de gebruiker door wie en de datum en tijd waarop dit is gedaan. De factuurregels worden voorzien van een gepaste melding en het toegekende en berekende bedrag worden gelijk getrokken met het totaalbedrag.
Gedeeltelijk goedkeuren of afkeuren
Je kunt het bestand gedeeltelijk goedkeuren, door eerst de gehele factuur goed- of af te keuren. Vervolgens krijgen de factuurregels een checkbox, waardoor je individuele regels kunt aanvinken. Stel het grootste deel is goedgekeurd, dan kun je in dit geval het beste eerst de gehele factuur goedkeuren. Vervolgens hoef je maar een paar individuele factuurregels te selecteren, en kun je die vervolgens afwijzen.
Door de bovenste checkbox aan te vinken, worden de vinkjes bij alle regels aan, dan wel uit gezet. Vervolgens is individueel per regel een keuze te maken.
Alle regels die zijn aangevinkt, worden goedgekeurd wanneer je in eerste instantie de gehele factuur hebt afgekeurd.
Alle regels die zijn aangevinkt, worden afgekeurd wanneer je in eerste instantie de gehele factuur hebt goedgekeurd.
Goedkeur of afkeur ongedaan maken
Indien een factuur gedeeltelijk of volledig is goedgekeurd of afgekeurd, bestaat de mogelijkheid om dit ongedaan te maken. Door op deze knop te klikken, worden alle regels weer hersteld en is de status hersteld. Er zal te zien zijn dat er geen retourbericht is ingelezen en dat er geen regels zijn goedgekeurd of afgekeurd. Daarna zijn eventueel weer losse regels goed- of af te keuren.
Let op: Dit is enkel mogelijk indien er nog niet gejournaliseerd is.
Retourberichten inlezen
Indien alsnog een retourbericht wordt verzonden door de ketenpartij, dan kan deze alleen ingelezen worden indien de goed- of afkeur van de betreffende factuur ongedaan is gemaakt.
