GRZ DBC-trajecten bij de cliënt beheren in Ons Administratie

Ga bij de cliënt naar Zorgtrajecten > DBC-traject. Een overzicht van de open DBC-trajecten van de cliënt zijn zichtbaar.

• Als op dit moment wel een DBC-traject actief is, bestaat de mogelijkheid om het traject te wijzigen.

• Als op dit moment geen DBC-traject actief is, bestaat de mogelijkheid om een nieuw traject toe te voegen.

Een DBC traject bestaat uit een algemeen gedeelte (DBC-zorgtraject) en een specifieker gedeelte (DBC-subtraject).

DBC-zorgtrajectgegevens

• Startdatum: de datum van opname en daarmee het begin van het nieuwe DBC-zorgtraject. Deze datum wordt automatisch gevuld met de huidige dag.

• Einddatum: de einddatum van het zorgtraject wordt automatisch ingevuld op 360 dagen na de startdatum. Het enige wat Ons® doet, is het zetten van de einddatum op 360 dagen na de begindatum. Verder worden hoofdtrajecten niet automatisch afgesloten omdat die 1) nergens naartoe gestuurd worden en 2) gebruikt worden om te bepalen of er een aanvullend traject gestart moet worden of een nieuw initieel traject. Het blijft daarom een vrij te vullen en te bewerken veld.

• Verwijzend zorgtrajectnummer: het verwijzend zorgtrajectnummer is afkomstig van bijvoorbeeld het ziekenhuis die de cliënt heeft doorgestuurd naar de zorginstelling. Het advies is dit nummer altijd te vullen indien bekend.

• Naam ziekenhuis: hier vul je (indien van toepassing) de naam in van het ziekenhuis waar de cliënt vandaan komt. Er kan gezocht worden naar alle in de applicatie bekende externe zorgleveranciers. Op basis daarvan wordt automatisch de bijbehorende AGB-code gevuld. Het is mogelijk om de AGB-code te vullen indien de externe zorgleverancier nog niet in het systeem aanwezig is. De code zelfverwijzer is bepalend voor het al dan niet vullen van dit veld (zie hieronder).

• Naam specialist: hier vul je (indien van toepassing) de naam in van de specialist van het ziekenhuis, waar de cliënt eerder onder behandeling was. Er kan gezocht worden naar alle in de applicatie bekende externe zorgleveranciers. Op basis daarvan wordt automatisch de bijbehorende AGB-code gevuld. Het is mogelijk om de AGB-code te vullen indien de externe zorgleverancier nog niet in het systeem aanwezig is. De code zelfverwijzer is bepalend voor het al dan niet vullen van dit veld (zie hieronder).

• Verwijzend specialisme: deze code geeft het verwijzend specialisme aan waardoor de cliënt vanuit het ziekenhuis is verwezen voor een revalidatietraject. De code zelfverwijzer is bepalend voor het al dan niet vullen van dit veld (zie hieronder).

• Code (zelf)verwijzer: in dit veld kunnen vier verschillende code zelfverwijzers worden gekozen. Afhankelijk van de gekozen optie zullen de velden AGB-code ziekenhuis, AGB-code specialist en/of verwijzend specialisme wel of niet gevuld moeten worden. In de tabel hieronder wordt weergegeven bij welke code zelfverwijzer welke velden gevuld dienen te worden.

DBC-subtrajectgegevens

• Trajecttype: hier wordt weergegeven of het een initieel of aanvullend traject betreft. Een aanvullend traject is een opvolgend subtraject onder hetzelfde zorgtraject.

• AGB-Code: hier kan ingevoerd worden op welke AGB-code de declaraties van het subtraject plaatsvinden. Standaard wordt de AGB-code gebruikt die voor de Grouper is ingericht.

  Voordat deze optie beschikbaar is, dient dit eerst ingeschakeld te worden. Zie ook DBC functionaliteit configureren.

• Startdatum subtraject: dit veld wordt automatisch gevuld en heeft dezelfde datum als de startdatum van het nieuwe DBC-traject (zie hierboven). Controleer deze datum indien het een aanvullend traject is.

• Verpleegdagen vastleggen: wanneer deze optie aan staat, dan worden er automatisch verpleegdagen vastgelegd tussen de startdatum van het subtraject en de einde-opnamedatum. Bij initiële trajecten is deze optie niet uit te schakelen. Bij aanvullende trajecten staat deze optie standaard aan, maar kan uitgeschakeld worden. Over het algemeen hoeft deze optie alleen uitgeschakeld te worden als er sprake is van een aanvullend traject met uitsluitend ambulante zorg.

• Vervoer: vink dit aan als er sprake is van vervoer bij dagbehandeling.

• Zorgvraag: de eigen omschrijving met welk doel een cliënt in zorg komt.

• Diagnose: geef de juiste diagnosecode in. Het invullen van de diagnosecode is noodzakelijk om te kunnen aanleveren via de ZH308.

• Verwacht DBC-product: in dit veld kun je zelf aangeven welk DBC-product je verwacht bij de betreffende cliënt. Deze verwachting is niet nodig voor de aanlevering, maar dient ter monitoring. Het geeft in een later stadium weer hoe je staat ten opzichte van wat je in het begin had verwacht. Het verwacht product wordt weergegeven in de DBC-productiemonitor in het veld 'verwacht product'.

• Product OHW-grouper: dit veld wordt automatisch gevuld op het moment dat er een OHW-Grouper-retourbericht is ingelezen, waarin er voor de OHW een vastgesteld product is.

• Voorlopige ontslagdatum: in dit veld kun je zelf de voorlopige ontslagdatum van de desbetreffende client invullen.

• Product DBC-Grouper: dit veld wordt automatisch gevuld met het vastgestelde product, na een productie-export naar de grouper.

• Heeft privacyverklaring: vanaf 1 april 2015 kunnen cliënten met de zorgverzekeraar afspreken dat bepaalde privacygevoelige gegevens niet meer in de factuur meekomen. Cliënt en zorginstelling stemmen dit met de zorgverzekeraar af door middel van een privacyverklaring. Alleen voor nieuwe subtrajecten die ingaan vanaf 1 april 2015 kunnen deze gegevens afgeschermd worden. Als deze privacyverklaring er is, dan kan het vinkje 'heeft privacyverklaring' in de zorglegitimatie worden geactiveerd. Als het vinkje geactiveerd is, worden zorgactiviteiten als niet declarabel teruggegeven door de grouper, waardoor deze zorgactiviteiten niet meer mee gaan in de ZH308. Voor de betreffende cliënt zitten er dan geen type 16-records (zorgactiviteitenrecords) in de aanlevering.

Verwacht DBC-product

Je kunt naar eigen wens de volgorde van DBC-producten aanpassen voor het dropdownmenu voor verwachte DBC-producten. Oude producten kunnen zo bijvoorbeeld onder aan de lijst worden geplaatst worden om de lijst overzichtelijker te maken. Ga hiervoor naar BeheerInstellingenFinancieringsstromenDBC en klik op het potloodje. De volgorde van de producten staat met een nummer aangegeven in de kolom. Bewerk een product om het veld Volgorde te kunnen aanpassen.

Door het DBC-traject op te zoeken en te bewerken, is met de knop DBC sluiten het traject te beëindigen. De volgende velden moeten ingevuld worden:

• Einde opname: de datum waarop iemand met ontslag gaat. Tevens wordt deze datum gebruikt voor het vastleggen van verpleegdagen. Bij de telling van verpleegdagen tellen begin- en einde opnamedatum mee.

• Ontslagbestemming: kies de reden van het ontslag.

• Einddatum: de datum waarop het DBC traject definitief wordt afgesloten.

  • DBC-subtrajecten mogen 120 dagen duren. Het verschil tussen de begindatum en de einddatum van het traject moet 120 dagen zijn, inclusief de begin- en einddatum van het traject.

  • Als de cliënt binnen 42 dagen voor dezelfde zorgvraag terugkomt, wordt er verder geregistreerd op het nog openstaande subtraject. Als dat niet zo is, wordt het subtraject afgesloten. Bij overlijden kan het traject wel direct afgesloten worden.

  • De regel is dat een traject afgesloten mag worden 42 dagen na de laatste DBC-activiteit, tenzij het traject eerder de 120-dagen grens raakt. De 120-dagen-trajectduur-regel heeft dus voorrang op de 42-dagen-regel. In de DBC-productiemonitor (excelrapport) is te zien hoeveel dagen er verstreken zijn sinds de laatste registratie.

    Het is in de praktijk mogelijk dat het DBC-traject nog niet is afgerond, terwijl de 120-dagengrens is gepasseerd. In dat geval sluit je het initiële subtraject en maak je, onder het bestaande zorgtraject, een nieuw aanvullend subtraject aan.

• Afsluitreden: kies de reden waarom het DBC-traject afgesloten wordt.

• Controleer traject voor aanlevering aan de grouper: bij het aanvinken van deze optie zal het traject door de applicatie gecontroleerd worden op de technische regels, alvorens het traject naar de Grouper wordt gestuurd. Met deze controle is vooraf bekend welke trajecten niet voldoen aan de regels.

Een afgesloten DBC-traject is niet meer direct zichtbaar in het overzicht van de cliënt. Je kunt de informatie opvragen via het overzicht van de DBC-trajecten.
Om een DBC-traject aan te kunnen leveren bij de grouper en vervolgens te declareren, is het noodzakelijk het DBC-traject af te sluiten op bovenstaande manier. Sluit je een traject niet volledig af, dan is het alleen mogelijk een aanlevering te doen als OHW.
Het is niet mogelijk een eenmaal opgeslagen DBC-traject te verwijderen. Als het per abuis is ingevoerd, kan je als begin- en einddatums een datum vóór de begindatum van de DBC-exportprofielen invoeren, zodat de onjuiste DBC-trajecten niet in exports terecht zullen komen.

Als het traject is gesloten, wordt dit in het overzicht van de DBC-trajecten van de cliënt onder het kopje Gesloten getoond.

Tijdregistratie in Ons Dossier bij nieuwe rapportages standaard verborgen

Als het veld Einddatum is gevuld, wordt de optie voor het tijd schrijven in een nieuwe rapportage standaard verborgen. Hierdoor hoeven dossiergebruikers de knop Verwijder tijdsregistratie niet meer aan te klikken om de rapportage op te kunnen slaan.