Verwijderde dagen en regels: als je de hele dag verwijdert, resulteert dit in een ;J regel. Als je alleen een gedeelte van de dag verwijdert, dan wordt die dag opnieuw geëxporteerd zonder de verwijderde regels. Beaufort concludeert hier vervolgens zelf uit dat er regels ontbreken en verwerkt die wijziging.
De Beaufort-export levert verschillende gegevens aan:
Gefiatteerde uren
De export neemt alleen gefiatteerde werkuren mee. Hiervoor wordt het bestand 'urenBeaufort' gegenereerd:
Vakantie/ en Compensatiesaldo uitbetalingen
(Optioneel) Alle klaarstaande uitbetalingen worden eenmalig geëxporteerd. Mutaties binnen dit onderdeel worden niet ondersteund. In dat geval wordt een nieuwe (positieve of negatieve) uitbetaling klaargezet voor de medewerker. Deze informatie wordt via het bestand 'DPIA100' gegenereerd:
Kilometers en/of kilometer-uitbetalingen
Het bestand maakt een splitsing in in kilometers onder de 10 kilometer per dag en kilometers boven de 10 kilometers per dag. Mutaties voor dit onderdeel worden wel ondersteund: bevat de eerste export een uitbetaling voor 10 kilometer? En bevat een latere export over dezelfde periode een mutatie, omdat de medewerker geen 10, maar 15 kilometer uitbetaald krijgt? Dan staat er 5 kilometers in de Excel-sheet. Deze uitbetalingen worden via een Excel-bestand gegenereerd:
De gegenereerde exportbestanden zijn in te lezen in het roosterpakket van Beaufort. Daarbij wordt ervan uitgegaan dat het roosterpakket de verloningsberekeningen uitvoert. Het is mogelijk om mutatie-exports uit te voeren: dit betekent dat dezelfde periode op een later moment nogmaals geëxporteerd wordt. De eventuele veranderingen binnen die periode worden dan meegenomen. Het exportprofiel biedt verschillende mogelijkheden om deze mutaties wel of niet mee te laten komen.
Te nemen stappen
Volg voor een juiste export de onderstaande inrichtingsadviezen en -stappen:
Juiste inrichting filter
Kies voor een uursoortgebaseerd filter. Zorg ervoor dat het filter de juiste geactiveerde uursoorten bevat met bovendien de juiste codes. Om de export goed te laten werken, is het belangrijk dat er geen uursoorten van verschillende types dezelfde exportcode krijgen. Meer informatie in Uursoortgebaseerd filter aanmaken en bewerken.
Onderdelen exportprofiel
Zorg ervoor dat de onderdelen uit het exportprofiel goed ingesteld staan. Doorgaans wordt dit eenmalig ingesteld, waarna het profiel de basis vormt voor elke roosterexport die met behulp van het profiel gedraaid wordt.
Aanpassingen in het exportprofiel kunnen leiden tot mutaties indien er op een later moment opnieuw een export gedraaid wordt over een eerder uitgedraaide periode, met gebruik van hetzelfde exportprofiel.
Het type is automatisch ingegeven op grond van het exporttype dat geselecteerd wordt.
Geef het filter een herkenbare en logische naam.
Selecteer het uursoortgebaseerde filter dat bij het exportprofiel gebruikt moet worden. Dit bepaalt welke uursoorten meegenomen worden in de export. Werktijd wordt niet gefilterd en komt altijd mee.
De begindatum geeft aan vanaf wanneer gegevens volgens dit exportprofiel geëxporteerd moeten worden.
Zorgregels die een middernachtsovergang bevatten, kunnen via deze optie opgesplitst worden in twee regels.
Geef hier aan of ook arrangementsregels 'Op afspraak' meegenomen moeten worden. Omdat bij deze uursoorten geen medewerkerregistratie plaatsvindt, wordt hier het virtuele medewerkernummer meegenomen dat bij de inrichting van de uursoort terug te vinden is.
Selecteer hier of de overlap van weekkaarturen met gewone uren voorkomen moet worden. Staat dit vinkje uit? Dan worden weekkaarturen standaard geëxporteerd beginnend om 8:00 uur. Staat het vinkje aan? Dan worden eerst alle directe tijdsregistraties verzameld. Vervolgens worden de weekkaartregistraties in de tussenliggende, nog niet gevulde tijd gepast. Als er plek is, beginnen ze om 8:00 uur. Is er overlap? Dan wordt vanaf 0:00 gekeken of er plek is. Dit resulteert dan in regels die geëxporteerd worden met een begintijd van 0:00 uur.
Door deze optie te activeren in een nieuw exportprofiel worden minuten met overlap op zo'n manier verplaatst dat deze op dezelfde dag aansluiten op bestaande minuten: Eerst worden gebruikte minuten later in de tijd ingevuld in beschikbare minuten. Zodra het einde van de dag bereikt is, worden de overgebleven minuten terug in de tijd ingevuld in beschikbare minuten.
Geef hier de bestandsnaam op voor het exportbestand met directe uren. Het teken %timestamp% geeft aan dat op die plek de tijd wordt getoond. Laat dit eindigen op .txt.
Geef hier de bestandsnaam op voor de indirecte uren. Het teken %timestamp% geeft aan dat op die plek de tijd wordt getoond. Laat dit eindigen op .txt.
De elementen in het exportbestand worden van elkaar gescheiden met een scheidingsteken. Geef hier aan met welk scheidingsteken de elementen in het Beaufort-format gescheiden moeten worden.
De dagdeelindicatie moet standaard op 3 staan.
Om de omvang van het bestand overzichtelijk te houden, is het raadzaam om regels in het bestand te comprimeren. Het activeren van dit vinkje zorgt ervoor dat regels die dezelfde medewerker, dezelfde uursoort en dezelfde kostenplaats hebben - en die direct op elkaar aansluiten - samengevoegd worden tot een totaalregel.
Staat het vinkje bij 'Comprimeer bestand' aan? Selecteer hier dan of registraties van dezelfde kostenplaats en het zelfde uursoorttype per medewerker ook samengevoegd moeten worden als deze niet aansluitend zijn. Daarbij wordt niet meer naar de daadwerkelijke begin-/eindtijd per registratie gekeken. De totale tijd komt wel overeen.
Kies de manier hoe de export bij het maken van een mutatie-export om moet gaan met gemuteerde gegevens. De keuze bestaat uit:
Alleen nieuwe regels
Alleen de mutaties (nieuwe regels) worden geëxporteerd. Verwijderde regels worden bij deze keuze niet meegenomen in de export en worden dus niet als mutaties doorgevoerd.
Herrekening per dienstverband
Bij deze instelling wordt de volledige periode aan zorgregels opnieuw aangeleverd. Zowel reeds geëxporteerde gegevens als nieuwe gegevens van medewerkers worden opnieuw geëxporteerd.
Deze export moet in twee stappen worden uitgevoerd. Voer eerst een export van de oude periodes uit en exporteer daarna de nieuwe periode. Voer je dit niet in twee stappen uit, dan levert de export alles aan. 'Iedere' medewerker heeft immers nieuwe regels in de laatste periode (dus mutaties).Alle gegevens over exportperiode
Alle gegevens in Beaufort worden overschreven.
Geef hier aan of er maandelijks of per periode geëxporteerd moet worden.
Geef hier aan of gedeclareerde kilometers en/of reisdagen geëxporteerd moeten worden. Meer informatie over het inrichten van kilometer- en reisdagendeclaraties is te vinden in Handmatige kilometerdeclaratie configureren.
Geef hier aan of de financiële vergoeding voor gedeclareerde kilometers moet worden geëxporteerd. Meer informatie over het inrichten van vergoedingen bij kilometer- en reisdagendeclaraties is te vinden in Handmatige kilometerdeclaratie configureren.
Geef hier aan of gewerkte uren geëxporteerd moeten worden.
Geef hier aan of compensatie- en vakantiesaldi geëxporteerd moeten worden.
Geef hier eventuele contracttypes aan die niet meegenomen moeten worden met exports via dit exportprofiel. Meer informatie over contractypes is te vinden in Contracten beheren in Ons.
Geef hier eventuele organisatie-eenheden aan die niet meegenomen moeten worden met exports via dit exportprofiel.
Geef hier aan onder welke code het uit te betalen compensatiesaldo van de medewerker geëxporteerd moet worden.
Onder de hier ingegeven code worden alle uit te betalen vakantiesaldi (over alle vakantiepotjes heen) geëxporteerd. Staat hier geen code vermeld? Dan worden alleen vakantiesaldi geëxporteerd uit vakantiepotjes die een specifieke code hebben meegekregen (zie hieronder bij 24).
Dit vinkje zorgt ervoor dat het exportbestand per uursoort in het filter controleert of de uursoort geëxporteerd moet worden. De code uit het filter wordt in dat geval overgenomen. Staat het vinkje uit? Dan worden alle directe uren die in het filter staan en een code bevatten, onder de code van "Cliëntentijd" uit het filter geëxporteerd.
Staat dit vinkje aan en bevat het filter geen exportcode voor een bepaalde uursoort? Dan wordt deze uursoort niet geëxporteerd.Onder de codes 24 t/m (in dit geval) 29 zijn alle specifiek in de aplicatie aangemaakte vakantiepotjes te vinden. Voer per potje een specifieke code in om de betalingen per potje te exporteren. Voer hier dezelfde code in om alle betalingen uit verschillende potjes onder een generieke code te exporteren.
Draai een testexport
Draai eerst een testexport en controleer of de gegenereerde bestanden goed aangemaakt zijn en de gewenste output bevatten. Uitleg hierover en over het oplossen van mogelijke fouten in het export-resultaat is te vinden in Het draaien van een test- of productie-export
Draai een productie-export
Zijn de gegevens uit de gegenereerde test-exportbestanden in orde? Draai dan vervolgens de productie-export. Uitleg hierover en over het oplossen van mogelijke fouten in het export-resultaat is te vinden in Het draaien van een test- of productie-export.
Het exportprofiel houdt een historie bij van eerder uitgedraaide gegevens. Als een productie-export wordt gestart, wordt deze export vastgelegd. Bij een volgende export over dezelfde periode worden dan alleen nog indien dit ingesteld staat, mutaties aangeleverd. Bij een testexport wordt niets vastgelegd. Testexports kunnen dan ook zonder problemen vaker uitgedraaid worden, zonder dat dit gevolgen heeft.
Verwerk de gegenereerde bestanden in Beaufort
De gegenereerde bestanden zijn te downloaden en in te lezen en te verwerken in het eigen Beaufort-pakket.
