Poolteamfunctionaliteit inschakelen
De functionaliteit Poolteam is standaard ingeschakeld bij nieuwe(re) klanten. Als je niet zeker weet of de functionaliteit in jullie omgeving is ingeschakeld, controleer je dat via . Klik op het plusje achter een organisatorische eenheid om een nieuwe eenheid toe te voegen. Als de optie Poolteam beschikbaar is in de dropdown 'Kostenplaats', staat de functionaliteit ingeschakeld. Is die functionaliteit niet beschikbaar, dan kun je dit laten inschakelen via een ticket bij Support.
Als de functionaliteit is ingeschakeld, kun je bij de teaminstellingen in Ons Administratie aangeven dat het een poolteam betreft. Uitleg hierover is te vinden in Ons Administratie: organigram (teams) inrichten
Belangrijke aandachtspunten
Export van teams bij gebruik poolteams
Een aantal exports, zoals de export naar Caress en DBS, sturen voor elke geexporteerde regel het team mee. Als poolfunctionaliteit wordt aangezet voor een team, wordt niet langer het team van de medewerker, maar het pool-team meegestuurd.
Hoofdlocatiebepaling bij gebruik poolteams
De poolteam-functionaliteit houdt rekening met hoofdlocaties. Ook wanneer hoofdlocaties niet aan staan, wordt bij meerdere locaties alsnog de hoofdlocatie van de cliënt bepaald. De tijd wordt dus alleen aan het team (OE) van de medewerker gekoppeld, wanneer er geen team bestaat met hetzelfde identificatienummer als de locatie van de cliënt.
Fiatteren
Een poolteam heeft, net als een normaal team, een manager met de rol 'fiatteren' en de verantwoordelijkheid voor het betreffende team. Deze fiatteert al zijn medewerkers, ongeacht waar ze gewerkt hebben. Deze manager ziet wel bij elke zorgregel voor welk team er gewerkt is, met een overzichtelijke kleurcodering.
De zorgregels worden door de manager van het poolteam gefiatteerd. De managers van de normale teams waarvoor de werkzaamheden zijn uitgevoerd krijgt de registraties wel te zien, maar kan deze niet fiatteren.
Registratie van zorgregels
Directe uren
Bij een medewerker in een 'normaal' team, worden de directe uren gekoppeld aan het Team van de medewerker.
Bij een poolteam worden de directe uren van een medewerker gekoppeld aan de locatie van de cliënt waarvoor de zorg is geleverd. Als een cliënt meerdere locaties toegewezen heeft, wordt de hoofdlocatie van de cliënt gekozen.
Indirecte uren
Indirecte uren voorafgaand aan een cliëntbezoek worden gekoppeld aan het opvolgende cliëntbezoek.
Indirecte tijd aan het einde van de dag wordt gekoppeld aan het laatste cliëntbezoek van die dag.
De berekening van indirecte uren gebeurt over de periode van één dag (alle regels van 00:00 tot 24:00 uur). Als binnen die periode wel indirecte tijd, maar geen cliëntbezoek geregistreerd is, wordt alle indirecte tijd op het team van de medewerker geboekt.
Per uursoort is aan te geven of geregistreerde tijd direct op het team van de medewerker moet worden geboekt.
