Om hoofdlocaties te activeren in de applicatie, moet de hoofdlocatiemigratie doorlopen worden. Via dit stappenplan wordt de hoofdlocatiefunctionaliteit ingeschakeld en wordt bij cliënten op grond van de locatietoewijzingen, de juiste hoofdlocatie aangemaakt. Als er op grond van de bestaande locaties geen juiste hoofdlocatie bepaald kan worden, geeft de laatste stap in de hoofdlocatiemigratie de mogelijkheid om bij deze cliënten handmatig een hoofdlocatie te selecteren. Lees voor meer informatie Toelichting op locatiebeheer en kamerbeheer in Ons.
Als het stappenplan eenmaal opgestart wordt na het ingeven van de ingangsdatum, wordt de functionaliteit 'hoofdlocatie' aangemaakt en kan dit niet meer uitgezet worden.
Benodigde autorisatie
Taak: Applicatiebeheer
Wanneer moet de hoofdlocatiemigratie worden uitgevoerd?
Er zijn twee redenen wanneer hoofdlocaties noodzakelijk zijn en waarbij dus de migratie uitgevoerd dient te worden:
Als er declaratie-exports meegenomen worden in de journalisering. Als hierbij geen hoofdlocaties actief staan, verschijnt de volgende melding bij het tabblad Waarschuwingen: De factuurregel is correct aangemaakt, maar er is geen locatie gekoppeld aan deze cliënt. Koppel een locatie aan de cliënt om deze factuur te kunnen journaliseren.
Als de hoofdlocatiefunctionaliteit aanstaat, maar er zijn cliënten waarbij er geen hoofdlocatie geselecteerd is.
Effecten van de hoofdlocatiemigratie op de locatietoekenningen bij de cliënt
De hoofdlocatiemigratie kan zo vaak uitgevoerd worden als nodig is en zorgt ervoor dat bij cliënten hoofdlocaties aangemaakt worden. Daarbij gelden de volgende regels, waar de werking van de migratie op gebaseerd zal zijn:
Bij een sublocatie wordt altijd een hoofdlocatie aangemaakt vanaf het moment dat de hoofdlocatiefunctionaliteit aanstaat.
Bij een kamertoekenning bij een cliënt, wordt automatisch de bovenliggende locatie van de kamer tot hoofdlocatie gekozen.
Bij een cliënt waar maar 1 overige locatie ingegeven staat (van het type locatie), zal de hoofdlocatiemigratie deze locatie tot hoofdlocatie maken. De locatie wordt bij de cliënt dan niet meer weergegeven bij sublocaties, alleen nog bij de hoofdlocaties.
In de onderstaande gevallen kan de hoofdlocatie niet automatisch aangemaakt worden. Deze gevallen zullen handmatig aangepast moeten worden in de laatste stap van de hoofdlocatiemigratie (validatie):
Wanneer een cliënt bij meerdere locaties staat ingedeeld, kan de applicatie niet kiezen wat de juiste hoofdlocatie is.
Overlap in hoofdlocaties is niet toegestaan. Cliënten waar (vanuit in het verleden ingegeven locaties) overlap in hoofdlocaties aanwezig is, zullen handmatig aangepast moeten worden in de laatste stap van de hoofdlocatiemigratie.
Uitvoeren van de hoofdlocatiemigratie
Wanneer deze migratie tussentijds onderbroken wordt zal dit problemen opleveren. Zorg er daarom voor dat de migratie bijvoorbeeld niet gestart wordt op dinsdagavond wanneer er updates plaatsvinden.
Ga naar Beheer > Instellingen > Overige instellingen > Hoofdlocatiemigratie.
De wizard van de hooflocatiemigratie wordt gestart:
Geef in het datumveld aan wat de ingangsdatum voor het gebruik van hoofdlocaties is. Vanaf deze datum zal de hoofdlocatiefunctionaliteit aanstaan en wordt de hoofdlocatie die bij vanaf deze datum aanstaat, als kostenplaats gebruikt.
Hierbij geldt dat de hoofdlocatiewerking ingaat op alle locaties waarvan de einddatum op of na deze datum ligt
Voorbeeld: Ingangsdatum gebruik hoofdlocaties: hier word 1-1-2016 ingegeven De locatie die tot hoofdlocatie gemaakt wordt, heeft echter een ingangsdatum van 1-1-2006 en heeft geen einddatum. Deze locatie zal vanaf 1-1-2006 als hoofdlocatie weergegeven worden.
Klik op Opslaan en migreren.
De applicatie gaat vervolgens per client één of meerdere hoofdlocaties bepalen met als peildatum de datum die bij de vorige stap is ingesteld. Dit gebeurt alleen bij cliënten waar de locatie-instellingen het mogelijk maken om de hoofdlocatie automatisch te bepalen. Dit zijn cliënten waar geen overlap in locaties is. Er zal een teller verschijnen die de voortgang van de eerste stap laat zien:
Vanaf het moment dat er op Opslaan en migreren gedrukt wordt, zijn de eerste stappen in de hoofdlocatiefunctionaliteit gezet en kan deze functionaliteit niet meer uitgezet worden.
De laatste stap is het valideren van van de cliënten waarbij overlap in de toewijzingen zit. Klik op Valideren.
Na de validatie kan er een lijst met cliëntgegevens verschijnen. In deze lijst verschijnen de cliënten waarbij er geen hoofdlocatie door de applicatie ingesteld worden worden. Bij deze cliënten moet dit handmatig ingesteld worden.
De groene balk in het overzicht geeft aan welke locatie als hoofdlocatie gemarkeerd is. Door op een grijze balk te klikken wordt die locatie als hoofdlocatie gemarkeerd. De balk zal in dat geval ook groen kleuren. Door op een groene balk te klikken geef je aan dat die locatie geen hoofdlocatie is. In dat geval kleurt de balk grijs.
Door te klikken op de naam van de cliënt, word het overzicht in een nieuw tabblad geopend. Hierdoor kunnen wijzigingen in de locatie(s) van de cliënt direct worden uitgevoerd. De wijzigingen zijn pas zichtbaar in het migratieoverzicht nadat er opnieuw een validatie is uitgevoerd.
Onder de cliëntnaam wordt een melding getoond waarom niet automatisch een hoofdlocatie gekozen kon worden. In het voorbeeld komt het door overlap in de twee locaties. De datums die hierbij vermeld staan, zijn de tot-en-met datums.
Onder de melding staat het locatie-overzicht van de cliënt. Per locatie wordt de begin- en einddatum getoond. Dit wordt ook met een balk weergegeven zodat gemakkelijk te zien is of er overlap tussen locaties is.
Klik onderaan het overzicht op de knop Opslaan en valideren:
Als er nog nieuwe validatieproblemen zijn, worden die opnieuw getoond. Dit proces gaat door tot alle validaties zijn afgerond.
Als er geen cliënten meer zijn waarbij geen hoofdlocatie bepaald kan worden, moet de hoofdlocatiemigratie afgerond worden door op de knop Activeren te klikken. Deze laatste stap is noodzakelijk om de functionaliteit goed af te ronden. Als de migratiestappen tussentijds afgesloten worden, wordt de functionaliteit niet volledig correct geactiveerd, waardoor problemen rondom hoofdlocatietoekenningen kunnen optreden.
Klik op de knop Activeren om de hoofdlocatiemigratie af te ronden.
