Het berichtenverkeer volgens de landelijk vastgestelde informatiestandaarden iStandaarden kenmerkt zich door een uitwisseling van berichten en retourberichten daarop. Deze handleiding beschrijft de mogelijkheden om retourberichten in Ons te verwerken.
Er zijn soms verschillen bij het inlezen van retourberichten in het kader van de regie bij de zorg van de cliënt (MAZ, MUT, start, stop) en retourberichten die betrekking hebben op een factuur of een declaratie. Waar dit verschil speelt, wordt het aangegeven.
Benodigde autorisaties
Je hebt de onderstaande taken nodig om berichten handmatig in te lezen:
Taak: AWBZ-indicatie [van een cliënt] beheren
Taak: Cliëntbeheer
Retourberichten via de Berichtenbox verwerken in Ons
Bekijk De Berichtenbox gebruiken voor een uitleg over de werking van de Berichtenbox.
Retourberichten handmatig in Ons verwerken
Ga naar .
Klik op Bestand kiezen en selecteer het in te lezen retourbericht op je apparaat.
Klik vervolgens op Inlezen.
De pagina toont een overzicht van alle ingelezen berichten. Onderaan de pagina is een filteroptie beschikbaar om de weergave in te stellen op een specifiek type bericht.
Status van ingelezen berichten
Zodra een bericht is ingelezen, toont een icoon de status van het ingelezen bericht.
Rode waarschuwing: het bericht is niet ingelezen. Er zit een belangrijke fout in die niet genegeerd mag worden.
Gele waarschuwing: het bericht is gedeeltelijk goed verwerkt, maar er gelden specifieke waarschuwingen.
Grijs vinkje: het bericht is volledig ingelezen.
Lees het bijgeleverde rapport om specifieke details en foutredenen in te zien en zo nodig oplossingsacties in gang te kunnen zetten.
Afkeurredenen regieberichten
Als (een onderdeel van) het regiebericht wordt afgekeurd, verschijnt naast de gekleurde status op het overzicht meer informatie.
Bijvoorbeeld: retourcode1: 9042 (Bericht voldoet niet aan technische regel 42).
Wat de technische regel inhoudelijk betekent, is te vinden op de website van iStandaarden.
Afkeur van een bericht heeft invloed op de status van de toewijzing, die negatief effect kan hebben op de desbetreffende declaratie. Het is daarom belangrijk dat dit zo snel mogelijk wordt onderzocht en gecorrigeerd.
Afkeurredenen facturatie/declaratie
Aanleveringen kunnen op het overzichtsscherm Factuur drie verschillende inhoudelijke statussen krijgen:
Afgekeurd (rood): het gehele bericht is door Vecozo afgekeurd om technische redenen.
Gedeeltelijk goedgekeurd (oranje): één of meer factuurregels zijn inhoudelijk afgekeurd (dit kunnen ook alle regels zijn).
Goedgekeurd (groen): het gehele bericht is goedgekeurd, dus zowel technisch als inhoudelijk.
Als je de afkeurreden wilt onderzoeken, kun je zowel declaratiebestanden (die gegenereerd zijn in Ons) als retourbestanden binnen Ons inlezen met de optie Toon de inhoud van het bericht en verwerk de inhoud nog niet. Op deze manier worden zowel de declaratiebestanden als retourberichten leesbaarder weergegeven (geldt voor .asc-bestanden). Je activeert deze optie via .
Afgekeurd
Bij de status Afgekeurd is de gehele declaratie technisch afgekeurd door Vecozo. De individuele factuurregels zijn hierdoor niet beoordeeld door de ontvangende partij (zorgkantoor, zorgverzekeraar of gemeente). De reden voor de technische afkeur kan achter de Status of in de individuele factuurregels onder Melding worden weergegeven.
Een veelvoorkomende reden voor technische afkeur is: Declaratie is reeds eerder ingediend. Dit houdt in dat de betreffende declaratie in het verleden al is ingediend bij Vecozo. Vecozo houdt bij welk chronologisch factuurnummer wordt meegegeven in declaratiebestanden. Deze factuurnummers moeten opvolgend zijn. Controleer of de declaratie inderdaad dubbel is aangeleverd en welk retourbericht ingelezen moet worden. Retourberichten voor technische afkeur worden direct door Vecozo klaargezet (deze genereert Vecozo immers zelf) terwijl retourberichten die in behandeling worden genomen door de ontvangende partij (zorgkantoor, zorgverzekeraar of gemeente), langer op zich laten wachten totdat Vecozo deze retour heeft ontvangen en daadwerkelijk heeft klaargezet.
Als een verkeerd retourbericht is ingelezen, dan is hierna te lezen hoe dit ongedaan kan worden gemaakt. Omdat in zo'n retourbericht alleen een header voorkomt met de retourcode 0001 en geen clientrecords zijn opgenomen, krijgen de onderliggende regels onterecht de status Goedgekeurd. In de verdere verwerking van deze gegevens worden deze echter correct als afgekeurd behandeld. Op basis van de aangegeven reden voor technische afkeur, kan (intern) de juiste actie(s) uitgezet worden.
Om informatie te verkrijgen wat de achterliggende reden is dat de declaratie technisch is afgekeurd, kan contact worden opgenomen met Vecozo.
Gedeeltelijk goedgekeurd
In een technisch goedgekeurd bericht kunnen wel afgekeurde detailregels voorkomen.
Als er één of meerdere declaratieregels zijn afgekeurd, is dit per regel terug te zien.
Als er sprake is van een groot aantal regels, kan op Toon alleen afgekeurd geklikt worden om enkel de afgekeurde regels weer te geven.
Onder het kopje Melding is de afkeurreden aangegeven. In de meeste gevallen is de afkeurreden duidelijk. Hieronder behandelen we de meest voorkomende afkeurredenen en de oplossingsrichting:
Er is geen machtiging afgegeven: dit houdt in dat er geen legitimatie is voor (een gedeelte van) de gedeclareerde zorg. Controleer of de cliënt in de gedeclareerde periode een geldige zorglegitimatie heeft voor de gedeclareerde prestatie.
Gedeclareerde prestatie valt buiten de gemachtigde periode of gedeclareerde zorgperiode valt buiten de zorgleveringsperiode op basis van MAZ en MEZ: dit houdt in dat er geen legitimatie is voor (een gedeelte van) de gedeclareerde zorg. Controleer of de cliënt in de gedeclareerde periode een geldige zorglegitimatie heeft voor de gedeclareerde prestatie.
Tarief prestatie ontbreekt of is niet in overeenstemming met landelijke of contractafspraken: het tarief wat wordt gedeclareerd, is niet in overeenstemming met het afgesproken tarief. Controleer je tarieven op de hier beschreven wijze. Neem bij twijfel contact op met het zorgkantoor.
Record is niet beoordeeld (wegens afkeuring boven-of ondergeschikte records): deze melding houdt in dat er een probleem is met de basisgegevens van de cliënt, zoals BSN of NAW-gegevens. Door met de muis op de melding te gaan staan, is de exacte reden te zien.
Als er een code getoond wordt, dan kan deze worden opgezocht via de Vektis retourcodezoeker.
Informatie over ingelezen retourberichten op andere plekken in Ons
Informatie over de status van ingelezen retourberichten is ook op andere plekken in Ons beschikbaar:
Op het Dashboard. Uitleg over het Dashboard is te vinden in Toelichting op het Dashboard.
Bij de legitimatiegegevens van de cliënt. Uitleg hierover is te vinden in Overzicht van het indicatiebesluit of de toewijzing inzien.
