Het is nu mogelijk om zorgtechnologie niet alleen te registreren, maar ook direct te bestellen via Ons®. Dit is het eerste deel van het roadmap-project Ons® Hulpmiddelen – Aanvragen.
Wat betekent dit voor het werkproces?
Dankzij deze nieuwe mogelijkheid hoeven gebruikers bestellingen niet meer handmatig via externe formulieren te doen. Bestellingen worden rechtstreeks in Ons® geplaatst en automatisch opgehaald door leveranciers. Dit bespaart tijd en voorkomt dubbele administratie.
Welke hulpmiddelen kan ik via Ons bestellen?
Niet alle hulpmiddelen zijn direct te bestellen via Ons®. Hiervoor is een koppeling met de leverancier nodig. Op dit moment ontwikkelen en testen we samen met leveranciers van een aantal hulpmiddelen die nu al te registreren zijn in Ons®. Van Dosell en Nedap Luna hebben we in ieder geval groen licht gekregen; zij zijn bezig om de koppeling aan hun kant gereed te maken. Zorgorganisaties en leveranciers die dit willen gebruiken, kunnen een ticket bij ons indienen (via de optie Certificaten voor API-koppelingen & OnsDB) om het certificaat voor het gebruik van de API-koppeling aan te vragen. Met andere leveranciers zijn we in gesprek om de bestel-functionaliteit ook voor hun producten beschikbaar te maken.
We staan open voor alle leveranciers die gebruik kunnen maken van het huidige bestelformulier. Leveranciers die extra, hulpmiddel-specifieke vragen nodig hebben, zullen moeten wachten tot we het formulier verder kunnen uitbreiden en aanpassen aan hun wensen.
Een bestelling plaatsen
- Taken voor het bezoeken van deze pagina en het zien van deze Toevoegen- en Bestellen-knop:
- Thuiszorgtechnologie [van een cliënt] inzien
- Thuiszorgtechnologie [van een cliënt] bewerken
- Bestelling van thuiszorgtechnologie [van een cliënt] beheren
Je plaatst een bestelling via de knop Thuiszorgtechnologie. Deze vind je bij het cliëntoverzicht, zowel in Ons® Administratie als in Ons® Dossier. Je kunt hier direct op de +-knop klikken of eerst naar het Thuiszorgtechnologie overzicht gaan en daar op Toevoegen klikken.
Voorheen konden gebruikers alleen apparaten registreren. Nu wordt ook, wanneer dit voor een apparaat is ingeschakeld, de Bestellen-knop weergegeven op deze pagina. Je leest meer over het inschakelen van deze functionaliteit onder het kopje Wat moet je instellen?
Bij het klikken op de knop opent een bestelformulier, dat deels al is ingevuld. Alle velden in het formulier zijn verplicht.
- Cliëntgegevens: deze hoef je alleen te controleren. Indien er gegevens missen of onjuist zijn, dien je deze via de personalia van de cliënt aan te passen. Let op: wij delen alleen de naam van de cliënt met de leverancier. Sommige leveranciers hebben aanvullende informatie (zoals geboortedatum) nodig, welke ze later bij ons zullen halen (via Ons® API). Het is daarom wel van belang om deze gegevens bij de cliënt in te vullen als deze nog niet bekend zijn.
- Bezorginstructies: je kunt hier kiezen voor een van de actieve addressen van de cliënt, óf handmatig een adres opgeven via de optie ‘Alternatief adres’.
- Besteller: dit is de persoon die de bestelling plaatst. Hier vullen we de naam in van de ingelogde gebruiker. Een voorselectie is al gedaan van het team waar deze persoon aan is gekoppeld. Daarnaast wordt er nog gevraagd om een (team) e-mailadres en (team) telefoonnummer op te geven.
Na het plaatsen van een bestelling verschijnt deze automatisch in de bestaande thuiszorgtechnologie overzichten, zowel in Ons® Administratie als in Ons® Dossier bij het cliëntoverzicht. Door op de titel van de card (hier: ‘Dosell’) door te klikken kun je de geplaatste bestelling bekijken.
Taak voor het (in)zien van bestellingen:
- Bestellingen van thuiszorgtechnologie [van een cliënt] inzien
Status van bestellingen
Bestellingen doorlopen verschillende statussen:
- Open – de bestelling is nog niet opgehaald door de leverancier.
- Geweigerd– de bestelling is afgewezen (leveranciers kunnen hierbij een reden noteren). Er moet dan een nieuwe bestelling worden geplaatst. De gebruiker kan ervoor kiezen om de geweigerde bestelling te verwijderen.
- Let op: hiermee wordt de geweigerde bestelling niet verwijderd bij de leverancier.
- Let op: om dit te doen heeft de gebruiker de volgende taak nodig: Bestelling van thuiszorgtechnologie [van een cliënt] verwijderen
- Geaccepteerd– de bestelling is goedgekeurd door de leverancier. Het apparaat wordt geleverd.
- Als er een track & trace link beschikbaar is, is deze te openen door op de link van Bestelling volgen te klikken.
- Daarnaast tonen we ook een bestelnummer en bericht van de leverancier, Als deze beschikbaar zijn.
Zodra het apparaat geleverd is, kan de bestelling worden afgerond door op de knop Gebruik starten te klikken. Dit brengt je naar het registratie scherm. Wanneer de leverancier een serie-/identificatienummer heeft meegestuurd, wordt deze al vooraf ingevuld.
- Let op: deze knop is alleen zichtbaar bij status Geaccepteerd
Je moet de pagina verversen om wijzigingen in de status te zien.
Voorbeeld van de verschillende statussen bij het Thuiszorgtechnologie overzicht van de cliënt:
Voorbeeld van de verschillende statussen na het doorklikken op een bestelling:
Voorbeeld geweigerde bestelling (alleen in deze situatie, en met de juiste rechten, tonen we de verwijderen knop).
Voorbeeld geaccepteerde bestelling. Alleen geaccepteerde bestellingen tonen de Gebruik starten knop.
Zodra de registratie is aangemaakt wordt de bestelling automatisch voltooid. Deze is vervolgens niet meer in het Thuiszorgtechnologie overzicht te zien. Mocht je de oude bestelling toch willen inzien, kan dat via de registratie.
Wat moet je instellen?
Benodigde taken voor het beheerscherm:
- Thuiszorgtechnologie inzien
- Thuiszorgtechnologie bewerken
De bestel-functionaliteit is beschikbaar voor iedereen. Wel is het nodig om het volgende in te richten:
- Voor zorgorganisaties: via het beheerscherm kan worden aangegeven voor welke apparaten (bijv. Nedap Luna, Dosell, etc.) de bestel-functionaliteit aan wordt gezet. Zo wordt voorkomen dat apparaten besteld worden waarvoor nog geen contract met of afspraken zijn met de leverancier.
- Ga hiervoor naar Instellingen > Overige instellingen > Thuiszorgtechnologie beheren
- Voeg een hulpmiddel toe (+-knop)
- Zet de toggle ‘Bestelfunctionaliteit’ op ‘aan’.
- Let op: dit is alleen mogelijk voor hulpmiddelen waarvan wij weten wie de levanciers is. Wij valideren namelijk of de koppelpartner (via Ons API) overeen komt met de hulpmiddelen waarvan zij bestellingen proberen op te halen.
Voor leveranciers: leveranciers hebben per organisatie toegang nodig tot de zogenaamde Order’-API’s, via Ons API. Bekijk hiervoor deze handleiding.
