Met de cliëntwizard kunnen medewerkers eenvoudig nieuwe cliënten aanmaken in Ons Administratie en de bijbehorende basisgegevens in het systeem invoeren.
Er kunnen situaties voorkomen waarbij een zorgverlener zelf een cliënt moet invoeren of administratie moet vastleggen rondom een cliënt die nieuw wordt opgenomen op een locatie waar de zorgverlener voor werkt, bijvoorbeeld omdat er sprake is van een opname in het weekend of in de avonduren. Vaak heeft de betrokken zorgmedewerker dan niet het recht om nieuwe cliënten aan te maken. Of de medewerker beschikt wel over de juiste rechten, maar ervaart het als te complex en ingewikkeld om de benodigde administratie, die op verschillende plekken in het systeem ingevuld moet worden, snel in het systeem te kunnen vastleggen.
In deze situaties kan de cliëntwizard ingezet worden. Via de wizard kan een cliënt met enkele eenvoudige stappen in zorg genomen worden, waarbij de meest noodzakelijke gegevens van de cliënt vastgelegd worden en de zorgverlening gelijk opgestart kan worden. Minder noodzakelijke gegevens van de cliënt kunnen dan later alsnog via de normale invoervelden toegevoegd worden, bijvoorbeeld door de centrale cliëntadministratie op de eerstvolgende kantoordag.
Benodigde autorisaties
Taak: Applicatiebeheer
Taak: Cliëntbeheer (of Cliënt in zorg nemen via wizard)
Configuratie
De cliëntwizard staat niet standaard aan. Activeer de wizard onder .
De wizard kan bij Algemeen in- of uitgeschakeld worden. Op het moment dat de wizard ingeschakeld staat, kunnen medewerkers die beschikken over het hiervoor bedoelde recht, de wizard gebruiken.
Onder 'Notities' kan optioneel een instructie ingevuld worden voor de zorgmedewerkers die met de wizard gaan werken. Deze instructie is te zien in de cliëntwizard zelf, op het moment dat de zorgmedewerker bij de stap Vrije notitieveld komt.
De optie 'Signaleringen' betreft de mogelijkheid om een extra signalering op het dashboard te activeren, waarin cliënten die via de wizard in zorg genomen zijn, terug te vinden zijn. De signalering is bedoeld om de cliëntadministratie te attenderen op cliënten die via de wizard in zorg gekomen zijn en waarvan de administratieve gegevens mogelijk nog verder gecompleteerd moeten worden, omdat de wizard alleen de meest belangrijke gegevens vastlegt. Deze signalering is alleen te zien en af te handelen voor medewerkers die beschikken over het hiervoor bedoelde recht.
De wizard gebruiken
De wizard is toegankelijk via de knop .
De wizard bestaat uit vijf onderdelen, die stap voor stap gevolgd moeten worden. Afhankelijk van of er een nieuwe cliënt wordt ingevoerd, een uit-zorg cliënt opnieuw wordt ingevoerd of een bestaande cliënt op een nieuwe locatie wordt ingevoerd, vertoont de wizard ander gedrag.
Basisgegevens
Geef bij 'Basisgegevens' het BSN van de cliënt in. Aanvullende cliëntgegevens kunnen worden opgehaald via SBV-Z. De wizard geeft vervolgens aan:
Of het een nieuwe of bestaande cliënt betreft.
In het geval van een bestaande cliënt, welke zorgstatus de cliënt momenteel heeft en welke status de cliënt zal krijgen via de wizard.
De belangrijkste persoonlijke gegevens van de cliënt die ingevoerd zullen gaan worden.
Begindatum
Geef bij 'Begindatum' de datum aan waarop de cliënt in zorg treedt (zie ook: Zorgopnamegegevens van cliënten toegelicht.) Indien het een nieuwe cliënt betreft of een cliënt uit-zorg die opnieuw in zorg treedt zal de ingevoerde datum de nieuwe in-zorg datum worden. Bij cliënten die reeds in-zorg staan heeft de hier ingevoerde datum geen effect. Zij behouden hun oorspronkelijke in-zorgdatum.
Ook wordt deze datum gebruikt als begindatum voor het BRP-adres. Hierdoor wordt uitval tijdens de declaratie voorkomen.
Het kan zijn dat er feitelijk een ander BRP-adres op het moment van de ingevulde begindatum gold. Via de SBV-Z service (waar de gegevens vandaan komen), is helaas niet na te gaan wat het adres op een specifieke datum was. Dit zal dus altijd handmatig gecontroleerd moeten worden.
Locatiekoppeling
Selecteer de locatie waar de cliënt op geplaatst moet worden. De wizard hanteert hier het volgende gedrag rondom de aanmaak van bijbehorende hoofdlocaties:
Kamertoekenningen
Kamertoekenning aan een nieuwe cliënt of aan een cliënt uit-zorg: de bovenliggende locatie wordt als bijbehorende hoofdlocatie aangemaakt.
Kamertoekenning aan een bestaande cliënt in-zorg: er wordt geen nieuwe hoofdlocatie voor deze cliënt aangemaakt. De reeds bestaande hoofdlocatie bij deze cliënt wordt behouden.
Locatietoekenningen
Bij een locatietoekenning aan een nieuwe cliënt of een een cliënt uit-zorg die opnieuw in-zorg komt: de toegekende locatie wordt eveneens toegekend als hoofdlocatie.
Bij een locatietoekenning aan een cliënt in-zorg: er wordt geen nieuwe hoofdlocatie voor deze cliënt aangemaakt. De reeds bestaande hoofdlocatie bij deze cliënt wordt behouden.
Notities
Onder 'Notities' kan een vrije notitie aangemaakt worden. Dit onderdeel is als enige optioneel. De instructie onder 'Notities' is afkomstig uit de configuratie van de wizard. Deze notitie zal in Ons Administratie terugkomen bij de cliëntgegevens onder 'Overzicht', 'Notities'.
Bevestigen
Het onderdeel 'Bevestigen' bevat een overzicht te zien van alle ingevulde gegevens. Indien er iets niet klopt, is dat hier te zien en kan dit nog eenvoudig aangepast worden door naar het relevante onderdeel te gaan. Door op te klikken, worden de gegevens van de cliënt in het systeem verwerkt. Hiermee wordt de wizard gesloten en wordt het overzichtscherm van de zojuist ingevoerde cliënt geopend.
Werking locatiegram in cliëntwizard vs cliëntzoekscherm
De werking van het locatiegram in de cliëntwizard wijkt af van de werking van het locatiegram in het cliëntzoekscherm en het locatiegram bij het toevoegen van een locatie bij een cliënt. Als een medewerker géén locaties in het bereik heeft, kan diegene wél zoeken in het gehele locatiegram én bij een cliënt alle locaties toekennen, maar geen locatie koppelen in de cliëntwizard en de cliëntwizard dus niet gebruiken.
Signalering op het dashboard
Op het dashboard is een signalering beschikbaar met daarin de cliënten die via de wizard aangemaakt zijn. Deze signalering kan hier of bij de cliënt zelf, afgehandeld worden. De signalering is alleen zichtbaar als deze ingesteld is onder 'Configuratie' en alleen voor medewerkers die het recht hebben om deze signalering te zien en af te handelen.
Toegang tot nieuwe cliënten voor aanmaker
Bij het aanmaken van een nieuwe cliënt wordt een systeemescalatie aangemaakt die op de achtergrond de aanmaker van een cliënt (de medewerker) standaard 30 minuten toegang tot die cliënt binnen alle Ons-producten geeft. Bekijk Ons Autorisatie: escalaties configureren, gebruiken en inzien voor meer informatie.
Wat als de medewerker onverhoopt geen toegang heeft tot de reeds ingevoerde cliënt?
Als de medewerker een cliënt heeft ingevoerd, maar op basis van het bereik van de autorisatie (locatie) geen toegang heeft tot de cliënt, dan dient een andere collega, een die volgens de autorisatie toegang tot alle cliënten heeft, geraadpleegd worden. Die medewerker kan vervolgens een locatie toewijzen aan de cliënt. Lees hier meer over de toegang tot persoonsgegevens.
