Onder rapporten verstaan we in Ons de zogenaamde Excelrapporten, bedoeld om gegevens over allerlei onderwerpen uit te draaien ten behoeve van bijvoorbeeld onderzoeks-, analyse- of verzameldoeleinden. Het gaat om de rapporten die te vinden zijn onder het tabblad 'Rapporten' in Ons. Dit begrip moet dus niet verward worden met het begrip 'Rapportages', waarmee we de zogenaamde cliëntrapportages bedoelen die als zorginhoudelijke vastlegging gebruikt worden in het cliëntdossier. Uitleg daarover is te vinden in Toelichting op cliëntrapportages in Ons.
Benodigde autorisaties
De benodigde autorisaties voor het maken van rapporten op de pagina's onder het tabblad Rapporten verschillen per specifiek rapport. Bij elk rapport is in Ons Autorisatie een specifieke autorisatietaak beschikbaar, die dezelfde naam heeft als het rapport waarvoor de taak autoriseert. Deze taken in Ons Autorisatie te vinden door in het tabblad Taken en rechten de naam van het rapport in te geven of zoek via het woord Genereren. De taken rondom het mogen uitdraaien (genereren) van specifieke rapporten worden dan allemaal getoond.
De autorisatie is alleen van toepassing op het wel of niet kunnen genereren van het rapport. Hierbij wordt niet gekeken of de medewerker die het rapport maakt geautoriseerd is op basis van de inhoud. Iemand met de taak 'Cliëntrapporten genereren' heeft bijvoorbeeld ook toegang tot de vragenlijstrapportage, of zorgplan-print, terwijl de gebruiker niet voor de dossierinformatie geautoriseerd hoeft te zijn. Voor het genereren van rapporten in Ons Administratie bestaan momenteel ook nog overkoepelende taken. Deze worden binnenkort uitgefaseerd. Wij raden dan ook aan om bij het autoriseren gebruik te maken van de specifieke autorisatietaken om voor elk rapport afzonderlijk te autoriseren.
Soort rapport
Om een rapport te maken ga je naar het tabblad Rapporten. Er verschijnt nu een scherm met 4 keuzemogelijkheden:
Overzicht rapporten: Geeft een overzicht weer van gemaakte rapporten die zijn opgeslagen.
Cliënten: Geeft rapporten over cliëntgerelateerde zaken weer.
Medewerker: Geeft rapporten over medewerkergerelateerde zaken weer.
Overige rapporten: Geeft rapporten weer die niet onder de eerder genoemde opties vallen.
Gegevens invoeren
Afhankelijk van de keuze van het rapport verschijnen er een aantal invoervelden. Hiermee maak je de keuze van wat je uiteindelijk in je rapport wil zien. Selecteer de gegevens waarop het rapport van toepassing is en klik op Maak rapport.
De optie alle cliënten wordt alleen getoond als in de autorisatie van de medewerker is ingesteld dat de medewerker dit ook mag doen. Daarvoor moet de optie Beperk de locatie-inzage naar het standaard bereik uitgeschakeld zijn. Zie ook: Inlogaccount aanmaken en aanpassen voor een gebruiker.
Opslaan en inzien
Het rapport wordt nu gegenereerd. Afhankelijk van de omvang kan dit enkele minuten duren. Er verschijnt een link Bekijk rapportage in beeld. Hiermee kan het rapport geopend en ingezien worden. Tevens is het mogelijk om te klikken op Laat deze rapportage permanent staan. Dit heeft tot gevolg dat het rapport zichtbaar blijft in het systeem en niet opnieuw gegenereerd hoeft te worden. Wanneer nieuwe gegevens gewenst zijn, is het maken van een nieuw rapport wel noodzakelijk.
