Handmatig berichten inlezen en retourberichten aanmaken in Ons

Het is belangrijk dat de AGB-code waarvoor het bericht is bestemd, herkend wordt door de applicatie als eigen AGB-code. Het bericht wordt alleen voor deze AGB code ingelezen. Als er onderliggende zorgtoewijzingen zijn voor andere - ook eigen AGB-codes, dient er voor elke AGB een apart bericht te worden ingelezen. Is het bericht gericht aan een eigen AGB-code maar wordt deze niet vermeld in het scherm, dan kan deze worden toegevoegd door bovenin het scherm te klikken op Wijzig de AGB-codes. Is het bericht bestemd voor een AGB-code die niet in de lijst voorkomt, dan verschijnt bij inlezen een foutmelding.

1. Zorg ervoor dat het in te lezen bericht opgehaald is bij Vecozo en beschikbaar is om up te loaden.

2. Ga naar Beheer > Berichten inlezen.

3. Upload het bericht in het veld onder Zorgtoewijzing of retourberichten inlezen.

4. Klik op de knop Inlezen om een voorvertoning van het bericht in te lezen.

   

5. Meldingen

   Bij het inlezen kunnen relevante meldingen verschijnen, bijvoorbeeld de melding dat het bericht al eens ingelezen is.

    

   Voorvertoon-overzicht

   • In het voorvertoon-overzicht verschijnen aan de linkerkant de cliënten die in het bestand staan. Rechts staan de gegevens zoals ze in ONS Administratie staan. Als de cliënt niet in Ons Administratie kan worden gevonden, dan is die kant leeg. Via een speciale instelling kan ingegeven worden hoe Ons Administratie met het inlezen van cliëntgegevens moet omgaan. Neem hierbij de onderstaande opmerkingen in acht.

     Opmerkingen:

     • De verschillen worden aangegeven door middel van bolletjes. Afhankelijk van de standaard instellingen bij de Langdurige zorg-voorkeuren worden gegevens uit het AW33-bericht overgenomen of zijn de gegevens uit ONS leidend. Als bij de instellingen Keuze is geselecteerd, kan er worden gekozen welke gegevens uit het AW3-bericht worden vastgelegd.

     • De verwoordingen van de burgerlijke staat is overgenomen vanuit de codelijst, die door de NZA wordt beheerd.

     • De getoonde code huisarts is de AGB code zonder voorloopnul, deze wordt bij de verwerking wel meegenomen en bestaat uit 8 cijfers. Er wordt gecontroleerd of dit dezelfde code is als bij de client is ingevoerd. Is er geen huisarts bekend, dan wordt de code in de lijst van externe zorgverleners met bijbehorende gegevens opgezocht en bij de client toegevoegd.

     • Als een cliënt uit de lijst wordt uitgevinkt, zal deze niet worden geïmporteerd. Om deze later alsnog te importeren wordt deze cliënt in een nieuw AW33-bericht gezet. (Dit is een situatie die niet wordt aanbevolen om te gebruiken.) Het oorspronkelijke bericht kan ook opnieuw worden ingelezen, dit wordt door de applicatie herkent (zie hierboven).

     • De selectie of een cliënt voorkomt in ONS Administratie is in eerste instantie op het BSN. Als het BSN in het bericht leeg is, wordt er gekeken naar het zogenaamde CIZ-nummer. Als dit overeenkomt, zal de cliënt daaraan worden gekoppeld. De controle dat dit correct geschiedt, hoort bij het inlezen te gebeuren om gecompliceerde problemen bij het verkeerd koppelen van cliënt en legitimatie te voorkomen.

6. Wanneer de gegevens kloppen, is het bestand daadwerkelijk in te lezen door op Import te klikken. Vervolgens verschijnt een melding dat het bericht is verwerkt.

7. Klik op de 'Terug' knop om in het overzicht onder 'Ingelezen berichten een rapport te vinden over het ingelezen bericht en eventuele foutmeldingen op te sporen: bij een geel uitroepteken is het bericht wel verwerkt, bij een stopbord in principe niet.

8. Wanneer het gaat om het type AW33, dan is een retourbericht (AW34) te downloaden. Klik hiervoor op het download-icoon. Vervolgens verschijnt een venster in uw browser om het bericht op uw computer op te slaan. Sla het bericht op en verstuur dit retourbericht naar het zorgkantoor. Aan het vinkje in de kolom Status is te zien of het bericht is gedownload.

Het bericht is bestemd voor een AGB-code die niet in het locatiegram voorkomt

Oplossing: controleer de AGB-code en indien deze wel van de eigen organisatie is, voeg de AGB-code dan toe conform de richtlijnen bij het kopje 'Benodigde inrichting: AGB-codes' hierboven.

Indeling / XML-definitie

Er kan een foutmelding verschijnen indien het bericht niet volgens de XML-Schema Definitie (XSD) van iStandaarden is opgesteld.

Oplossing: ga met de melding naar de afzender van het bericht. De afzender zal het bericht moeten aanpassen zodat het volgens het juiste technische formaat opnieuw aangeleverd wordt.

Onvolledige inrichting

Het kan voorkomen dat in een bericht toewijzingen staan met een product/gemeente of combinatie waarvan deze nog niet in de applicatie is geconfigureerd.

Oplossing: Voltooi de inrichting voordat het bericht verder verwerkt kan worden.

Eerdere toewijzing

Als er een eerdere toewijzing bij de client aanwezig is, kan het zijn dat het nieuwe bericht niet wordt ingelezen. Dit kan verschillende oorzaken hebben:

• Eerdere toewijzing is later afgegeven dan de nieuwe toewijzing

  Melding in de rapportage luidt: "overgeslagen toegewezen product:". De combinatie Toewijzingsdatum/-tijd bepalen de geldigheid van de toewijzing.

  Dat betekent dat altijd de laatst afgegeven volgens de gegevens in het bericht de geldige is. Dit geldt voor alle financieringsstromen, waarbij legitimaties worden ingelezen.

• Eerdere toewijzing heeft een eerdere ingangsdatum

  Getoonde foutmelding: "de in te lezen WMO301 kan niet verwerkt worden vanwege het volgende: de toewijzing met nummer voor client met bsn .. bevat niet alle producten uit een eerder ingelezen toewijzing".

  In een toewijzing dienen alle toewijzingen te zijn opgenomen, die geldig zijn op moment van afgifte van de Wmo301 voor dezelfde aanbieder/AGB code. Officieel dient de geldigheid van alle afgegeven toewijzingen binnen de geldigheid (begin- en einddatum) van de toewijzing te vallen, maar sinds de begindatum van de toewijzing niet meer tot de sleutelvelden behoort, wordt hiermee bij de afgifte door de gemeenten weinig rekening gehouden. Dat kan later tot afkeur (declaraties) leiden.

Uitleg over het verwijderen van handmatig ingelezen berichten is te vinden in Geïmporteerde of via 'Beheer' ingelezen indicatiebesluiten of toewijzingen verwijderen.