De Groepsactiviteitenwidget in Ons® Administratie is een configuratiemodule waarmee je vastlegt welke uursoorten automatisch toegepast moeten worden bij groepsafspraken. De widget wordt volledig ingericht in Ons® Administratie, maar de instellingen die je hier maakt, worden straks gebruikt in Ons® Agenda, wanneer behandelaars groepsafspraken registreren.
Veel organisaties werken in Ons® Agenda al met groepsafspraken. Tot nu toe moest bij het registreren van een groepsafspraak één uursoort voor de hele groep gekozen worden, waarna per cliënt correcties nodig waren. Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin cliënt A onder de Jeugdwet valt en cliënt B vanuit de WMO wordt gefinancierd. Dit kost tijd en vergroot de kans op fouten, vooral bij grotere groepen.
In de Groepsactiviteitenwidget kun je uursoortgroepen inrichten, waarbij per financieringsstroom een standaard uursoort wordt gekoppeld. Wanneer een behandelaar straks in Ons® Agenda een groepsafspraak registreert, haalt het systeem automatisch per cliënt de juiste uursoort op, op basis van de geselecteerde uursoortgroep, de ingerichte financieringsstromen en eventuele cliëntspecifieke uitzonderingen. Hierdoor hoeft de behandelaar alleen nog een korte controle uit te voeren, waarna de registratie met één handeling kan worden afgerond.
In deze handleiding leggen we uit hoe je uursoortgroepen configureert in Ons® Administratie, zodat behandelaars ze straks direct kunnen toepassen bij groepsafspraken in Ons® Agenda.
Let op
De selectie van uursoortgroepen in Ons® Agenda is nog in ontwikkeling. De inrichting van uursoortgroepen in Ons® Administratie is de eerste stap, de agendafunctionaliteit volgt later.
Benodigde autorisaties
Je hebt de volgende autorisaties nodig, om de Groepsactiviteitenwidget te kunnen gebruiken.
- Uursoort en toeslag suggesties inzien. Hiermee kun je ingerichte uursoortgroepen inzien.
- Uursoort en toeslag suggesties beheren. Hiermee kun je ingerichte uursoortgroepen inzien, aanmaken, wijzigen en/of verwijderen.
Uursoortgroep aanmaken
Een uursoortgroep is een verzameling van financieringsstromen en de bijbehorende standaard uursoorten. Volg onderstaande stappen om een nieuwe uursoortgroep aan te maken in de Groepsactiviteitenwidget.
- Open de Groepsactiviteitenwidget. Navigeer in Ons® Administratie naar:
Beheer → Instellingen → Overige instellingen → Uursoortgroepen
Je komt nu in het overzicht met alle reeds aangemaakte uursoortgroepen (als er al groepen aanwezig zijn). - Klik rechts bovenin op + Uursoortgroep
- Vul de naam van de uursoortgroep in. Geef de uursoortgroep een duidelijke en herkenbare naam, zodat behandelaars straks eenvoudig de juiste groep kunnen selecteren.
- Voeg een financieringsstroom toe. Klik op + Financieringsstroom om de eerste financieringsstroom toe te voegen.
- Selecteer een financieringsstroom. Je ziet nu een lijst met alle financieringsstromen die in de applicatie aanwezig zijn. Kies de financieringsstroom die je wilt toevoegen aan de uursoortgroep.
- Stel de standaard uursoort in. Bij Standaard uursoort per financieringsstroom selecteer je de uursoort die automatisch moet worden toegepast wanneer een cliënt deze financieringsstroom heeft.
- (Optioneel) Voeg een uitzondering toe. Wanneer voor één of meerdere specifieke cliënten een afwijkende uursoort geldt, kun je dit direct aangeven.
- Zet hiervoor een vinkje bij Ik wil een uitzondering toevoegen.
- Uitzonderingen worden later verder toegelicht in het hoofdstuk Uitzondering toevoegen.
- Controleer of de gekozen financieringsstroom en uursoort kloppen. Klik vervolgens op Toevoegen om deze financieringsstroom binnen de uursoortgroep vast te leggen. De financieringsstroom is nu toegevoegd aan de uursoortgroep.
Meerdere financieringsstromen toevoegen
Het is mogelijk om meerdere financieringsstromen toe te voegen aan een uursoortgroep.
- Klik opnieuw op + Financieringsstroom.
- Herhaal daarna stap 5 t/m 8 voor iedere extra financieringsstroom.
Zo configureer je alle financieringsstromen die relevant zijn voor deze uursoortgroep.
Uursoortgroep bewerken
Het is ook mogelijk om de standaard uursoort van een financieringsstroom te wijzigen.
- Open de ingerichte financieringsstroom
- Klik rechts boven in op de knop Bewerken
- Pas de standaard uursoort indien gewenst aan
Uitzondering toevoegen
Wanneer je tijdens het toevoegen van een financieringsstroom hebt aangegeven dat je een uitzondering wilt toevoegen, kun je voor specifieke cliënten instellen dat zij afwijken van de standaard uursoort binnen deze financieringsstroom.
Volg hiervoor de onderstaande stappen.
- Start met het toevoegen van een uitzondering. Als je eerder het vinkje Ik wil een uitzondering toevoegen hebt ingeschakeld tijdens het aanmaken van een financieringsstroom, kun je nu uitzonderingen toevoegen.
- Klik op Uitzondering toevoegen
- Selecteer de cliënten voor wie de uitzondering geldt. Je ziet een lijst met alle cliënten die aan de geselecteerde financieringsstroom zijn gekoppeld.
- Vink één of meerdere cliënten aan waarvoor deze afwijkende instelling moet gelden.
- Pas de standaard uursoort aan (indien nodig). Als voor deze cliënten een andere uursoort moet worden toegepast dan de standaard uursoort binnen deze financieringsstroom:
- Kies in het veld Uursoort de afwijkende uursoort.
Deze uursoort wordt dan uitsluitend voor de geselecteerde cliënten toegepast.
- Kies in het veld Uursoort de afwijkende uursoort.
- Voeg eventueel een toeslag toe. Indien er sprake is van een extra toeslag, kun je bij deze uitzondering de toeslag toevoegen.
- Selecteer de gewenste toeslag in het veld Toeslag.
Deze toeslag geldt dan alleen voor de geselecteerde cliënten binnen deze uitzondering.
- Selecteer de gewenste toeslag in het veld Toeslag.
Meerdere uitzonderingen toevoegen
Wanneer er voor andere cliënten binnen dezelfde financieringsstroom nóg een afwijkende situatie geldt:
- Vink de optie Ik wil nog een uitzondering toevoegen aan.
Je kunt dan direct een nieuwe uitzondering configureren.
