In Ons worden cliënten aan locaties en (eventueel) aan kamers gekoppeld. In dit artikel leggen wij uit welke functionaliteit hier van afhankelijk is.
Locatiekoppeling
Een cliënt wordt aan een locatie gekoppeld. In Ons worden cliënten aan locaties en (eventueel) aan kamers gekoppeld. Veel functionaliteit is afhankelijk van deze locatiekoppeling. Afhankelijk van de locatiesoort kan de cliënt aan een of meerdere locaties zijn gekoppeld.
Locatiesoorten
Hoofdlocatie
De hoofdlocatie wordt gebruikt voor de bepaling van de locaties met betrekking tot declaraties en kostenplaatsen. Hierdoor kan een cliënt ook maar aan één hoofdlocatie gekoppeld zijn.
Een cliënt kan naast een hoofdlocatiekoppeling ook een koppeling met een algemene locatie hebben.
- Een hoofdlocatie kan niet van het type kamer zijn.
- Voordat gebruik gemaakt kan worden van hoofdlocaties, kan het nodig zijn dat een hoofdlocatiemigratie uitgevoerd moet worden. Dit is nodig als cliënten aan locaties zijn gekoppeld, maar nog niet aan hoofdlocaties. Zie ook: De hoofdlocatiemigratie uitvoeren.
Eigenschappen van hoofdlocaties
Rondom hoofdlocaties gelden diverse regels:
Bij een sublocatie moet altijd een hoofdlocatie actief staan vanaf het moment dat de hoofdlocatiefunctionaliteit aanstaat.
Als er geen sublocatie actief staat, mogen er wel gaten tussen de hoofdlocaties zitten.
Overlap in hoofdlocaties is niet toegestaan. Dit betekent dat bij het vervroegen van de ingangsdatum van een hoofdlocatie de eventuele einddatum van de voorgaande hoofdlocatie automatisch aangepast wordt om overlap te voorkomen. Ook is het niet mogelijk om een nieuwe hoofdlocatie aan te maken op een datum waarbij overlap ontstaat.
Bij het invoeren van een nieuwe cliënt die gekoppeld wordt aan een kamer, wordt automatisch de bovenliggende locatie van de kamer tot hoofdlocatie gekozen.
Algemene locatiekoppeling
De algemene locatiekoppelingen zijn de locaties waar de cliënt aan gekoppeld is. Dit kunnen intramurale en extramurale locaties zijn. Wanneer het een intramurale locatie betreft, kan de locatie ook van het type kamer zijn.
De cliënt kan, in tegenstelling tot een hoofdlocatie, aan meerdere algemene locaties tegelijkertijd gekoppeld zijn.
Medicijnlocaties
De medicijnlocaties worden gebruikt voor het voorschrijven van medicatie (Apotheken configureren in Ons Medicatie). De cliënt kan alleen gekoppeld worden aan locaties die als medicijnlocaties zijn ingesteld.
Kamerbeheer
Met kamerberheer is het mogelijk om inzicht te krijgen in de bezetting van kamers binnen de organisatie. Hierdoor kan je een inzicht krijgen in beschikbare en bezette kamers. Dit kan via het dashboard en/of Excel-rapporten.
Alleen locaties die als een intramurale locatie zijn ingesteld, kunnen ingesteld worden als kamer. Zie ook: Locaties configureren
Kamercapaciteit
Als je een kamercapaciteit van 0 ingeeft, betekent dit dat er oneindig veel cliënten op deze kamer kunnen worden geplaatst.
Zowel bij (sub)locaties als kamers is de capaciteit (het aantal personen dat aanwezig kan zijn / bedden) in te geven. Kamers zijn altijd onder (sub)locaties geplaatst. De capaciteit van alle onderliggende kamers van een locatie bij elkaar opgeteld is de capaciteit van deze locatie. Het is dan ook niet nodig om bij de bovenliggende locatie de capaciteit nog in te vullen, omdat deze wordt berekend door de capaciteit van de onderliggende kamers bij elkaar op te tellen.
Voorbeeld 1:
Locatie A heeft een totale capaciteit van 60 plaatsen.
Deze locatie bestaat uit 30 kamers.
Elke kamer heeft een capaciteit van 2 plaatsen.
Dit voorbeeld geeft aan dat de ingegeven capaciteit bij zowel de locatie als bij de kamers kloppen. Bij locatie A hoeft de capaciteit niet ingevuld te worden, alleen op kamerniveau wordt de capaciteit van 2 ingevoerd.
Voorbeeld 2:
Locatie B heeft een totale capaciteit van 60 plaatsen.
Deze locatie bestaat uit 30 kamers.
Elke kamer heeft een capaciteit van 3 plaatsen.
Dit voorbeeld geeft aan dat de ingegeven capaciteit niet klopt. De locatie heeft namelijk 60 plekken beschikbaar, terwijl het aantal kamers in totaal (30x3) 90 plekken beschikbaar heeft. Hierdoor ontstaat de situatie dat indien elke kamer gevuld is (90 cliënten), de beschikbaarheid (60-90) -30 zal zijn.
Het totaal van de capaciteit van de kamers moet dus overeenkomen met de capaciteit van de bovenliggende locatie. Bij de toekenning van een cliënt aan een kamer, wordt de capaciteit van de kamer gecontroleerd. Bij een toekenning van een cliënt aan een locatie, wordt de capaciteit van de locatie gecontroleerd.
Beschikbaarheid in de toekomst
Bij zowel de weergave als signalering op fouten, worden altijd de gegevens uit de huidige situatie gebruikt.
Voorbeeld:
Vandaag heeft een kamer een capaciteit van 3 plaatsen.
Op deze kamer ligt nu 1 cliënt.
Nu zijn er dus nog 2 plekken beschikbaar.
De capaciteit wordt vanaf volgende week 2 plaatsen.
Dezelfde cliënt blijft op de kamer.
Er worden deze week, voor volgende week 2 extra cliënten toegekend aan de kamer. Hierop ontstaat nu nog geen signalering; op dit moment is de capaciteit namelijk 3 plaatsen.
Autorisatie
Gebruikers kunnen toegang hebben tot bepaalde functionaliteit (rechten/taken) en tot een bepaald bereik. Dit bereik geldt voor medewerkergegevens en cliëntgegevens. Het bereik van de cliëntgegevens wordt bepaald aan de hand van de locatie van de cliënt.
In de autorisatie wordt aangegeven tot welke locaties een medewerker toegang heeft. Op basis daarvan heeft de medewerker alleen toegang tot de cliënten die op dat moment zijn gekoppeld aan die locatie. Het is mogelijk om de periode van toegang tot cliëntgegevens voor of na een locatietoekenning te configureren, zodat de gebruiker ook enkele dagen voor en/of nadat een cliënt is gekoppeld aan een locatie toegang heeft.
Het bereik kan ook bepaald worden aan de hand van een cliënt-medewerkerrelatie.
Het is mogelijk om in geval van nood te escaleren; hierdoor krijgt de gebruiker tijdelijk toegang tot andere cliënten.
Meer hierover wordt uitgelegd in het artikel over onze autorisatie. Toelichting op Ons Autorisatie
Afbakening door selectie
Veel gegevens kunnen uit Ons gehaald worden via onder andere rapporten (Excel), rapportages (overdracht), declaraties, signaleringen, brieven en meer. Om de gegevens af te bakenen is selectie mogelijk op basis van de locatie. Hierdoor worden alleen gegevens van cliënten getoond die gekoppeld zijn aan de geselecteerde locatie(s).
