Deze handleiding legt uit hoe je het beste de huidige professionele contacten in Ons® Administratie kan opschonen met het nieuwe Contactbeheerscherm in Ons® Administratie. Deze opschoonactie voer je uit ter voorbereiding op de overstap naar de vernieuwde professionele contacten. Het doel is om een lijst te hebben met relevante en waar mogelijk unieke professionele contactpersonen. Deze contacten worden straks overgenomen naar de nieuwe professionele contacten-pagina. Lees eerst de volledige handleiding door voordat je start met het opschonen.
Vernieuwde professionele contacten-pagina
We ontwikkelen de nieuwe professionele contacten-pagina om het invoeren en bijhouden van contactinformatie eenvoudiger te maken. Nu gebeurt dit handmatig, wat tijdrovend is en kan leiden tot dubbelingen en verouderde gegevens. Tijdens de voorbereiding op de overgang naar de nieuwe professionele contacten-pagina zullen er door jullie organisatie keuzes gemaakt moeten worden. Denk daarbij aan of een bepaald contacttype moet worden behouden. Om die keuzes goed te kunnen maken, is het van belang om eerst meer te weten over toekomstige functionaliteiten bij professionele contacten. Meer daarover lees je hieronder.
Koppelen met het AGB-code register
Contacten met een AGB-code worden met het AGB-register van Vektis gesynchroniseerd. Zo kan je bij het toevoegen van een nieuw professioneel contact zoeken in onze database van contacten en haal je direct relevante gegevens van dat contact op. De informatie uit het AGB-register van Vektis is daarbij het uitgangspunt, maar je kunt deze nog handmatig aanvullen.
Inzicht in contactrelaties
Een nieuwe functionaliteit is dat je straks de relaties van een contact kunt inzien. Zo kun je bijvoorbeeld eenvoudig zien bij welke vestigingen een zorgverlener werkzaam is, zowel bij het beheren van de contacten als bij het inzien van cliëntinformatie.
Vestigingselectie bij cliënten
Wanneer een zorgverlener bij meerdere vestigingen werkzaam is, kun je bij het koppelen aan een cliënt de relevante vestiging voor die specifieke cliënt vastleggen.
Inzicht in geldigheid en historie van contacten
Zowel bij de cliëntenkoppeling als bij de professionele contacten zelf komt er een geldigheidsinstelling, waarmee de historie inzichtelijk is. Hiermee kun je bijvoorbeeld vastleggen wanneer iemand met pensioen gaat of van functie verandert.
Contacten zonder AGB-code
Ook blijven we contacten zonder AGB-code ondersteunen. Deze blijven in handmatig beheer van je organisatie. Ook hier voegen we nieuwe functionaliteiten toe, in lijn met contacten met een AGB-code.
Disclaimer
Het opschonen van professionele contacten, en elke actie die daarbij komt kijken, blijft je eigen verantwoordelijkheid. We geven tips en tricks op basis van de kennis die wij hebben. We kunnen niet garanderen dat elk handvat daadwerkelijk het meest passend is voor jullie als zorgorganisatie. Twijfel je ergens over, probeer het dan eerst op een testomgeving en/of overleg met je business partner.
Waarom opschonen?
Je kunt het Contactbeheerscherm gebruiken om je contactenlijst op te schonen en om contacten te markeren ter voorbereiding op de migratie. Het opschonen van je contactenlijst heeft zowel voordelen voor je dagelijkse werkzaamheden als voor de voorbereiding op de migratie naar de nieuwe schermen. Het is van belang dat er geen verouderde, incorrecte, of dubbele contacten in de lijst met professionele contacten staan, ook voor verderop in werkprocessen. Door contacten te markeren voor migratie geef je aan dat dit contact t.z.t. kan worden overgenomen door de nieuwe professionele contacten-pagina, inclusief relevante gegevens en cliëntkoppelingen. Je kunt daarmee een contact markeren voor migratie, zonder dat je het contact meteen migreert.
Waarom worden contacten niet automatisch gemarkeerd voor migratie?
De gevolgen die een automatische migratie met zich mee kan brengen zijn niet acceptabel. Een automatische migratie zal gaan op basis van een AGB-code, eventueel aangevuld met extra velden. Op dit moment zijn er veel contacten met een fictieve AGB-code. Echter kan deze fictieve AGB-code wel bestaan in het AGB-code register in Vektis. Als de professionele contacten automatisch worden overgenomen op basis van een AGB-code zonder dat deze persoon vooraf gecontroleerd is, dan kan dit ernstige gevolgen hebben. Bijvoorbeeld, een foutieve AGB-code kan ertoe leiden dat een ander persoon vanuit Vektis gekoppeld wordt aan jouw cliënten. Op dit moment staan er ook veel contacten dubbel in Ons® Administratie. Het is niet mogelijk om op een juiste manier te bepalen welke gegevens van welk contact behouden moeten blijven. Elke zorgorganisatie heeft unieke behoeften en de migratie naar nieuwe contacten vereist maatwerk. Daarom bieden we oplossingen waarbij je zelf controle blijft houden over jouw contacten.
Wat gebeurt er als je de lijst met professionele contacten níet opschoont?
Het vernieuwde professionele contacten beheer mag je in 2025 verwachten. Professionele contacten die niet gemarkeerd zijn voor automatische migratie zullen uiteindelijk worden gemigreerd als zijnde een contact zonder AGB-code. Op die manier blijft eventuele belangrijke informatie, zoals de gekoppelde cliënten, behouden. Dit betekent echter ook dat het betreffende contact na de migratie geen AGB-code meer heeft in Ons Administratie. Hierdoor kunnen handmatige aanpassingen nodig zijn om de gegevens en cliëntkoppelingen bruikbaar te houden. De exacte invulling hiervan moet nog verder worden uitgewerkt.
Bekijk de instructievideo
Bekijk onze instructievideo waarin we stap voor stap uitleggen hoe jij je zo goed mogelijk kan voorbereiden op de migratie.
Let op: In de instructievideo wordt gesuggereerd dat het al vóór migratie mogelijk is om een einddatum aan een professioneel contact te geven. Dit is pas mogelijk na migratie. In deze instructievideo komt ook de status Geen migratie voorbij. Deze status is vanaf de update van 03-06-2025 hernoemd naar Nog te controleren.
Hoe bereid ik mij goed voor?
We geven je hieronder een aantal tips voor een goede voorbereiding.
Een goede voorbereiding is het halve werk
Zorg ervoor dat je voldoende tijd plant en de juiste mensen betrekt bij het opschonen. Een goed opgeschoonde lijst met professionele contacten is belangrijk voor de hele zorgorganisatie. Hoeveel tijd je nodig hebt, hangt af van het aantal professionele contacten en hoe vervuild de lijst is.
- Minder dan 100 professionele contacten: In dit geval is het meestal genoeg om een paar grote blokken tijd in te plannen om de hele lijst door te nemen.
- Meer dan 100 professionele contacten: In dit geval is het slim om een gestructureerde aanpak te volgen. Plan bijvoorbeeld wekelijks, of om de twee weken, een blok tijd in om de lijst stap voor stap op te schonen.
Betrek de juiste mensen
Het is belangrijk om te weten welke collega’s goed kunnen inschatten welke gegevens juist zijn voor elk professioneel contact. Betrek deze collega’s bij het proces, omdat zij kunnen helpen bij het beoordelen en beheren van de contacten. Zorg er ook voor dat de medewerkers een passend cliëntenbereik hebben op het moment van de pre-migratie. Dit voorkomt dat zij tijdens het migratieproces tegen beperkingen aanlopen en zorgt ervoor dat de migratie soepel verloopt.
Lees dit document goed door
Zorg ervoor dat je de functionaliteiten goed begrijpt. Sommige acties kan je namelijk niet ongedaan maken. Bedenk hoe het Contactbeheerscherm jouw zorgorganisatie het beste kan ondersteunen. Deel dit document ook met de juiste medewerkers en vul het eventueel aan met relevante informatie voor jouw zorgorganisatie.
Aan de slag
Benodigde autorisatie:
Om de 'Contactbeheer'-pagina te kunnen benaderen is het recht 'Professionele contacten beheren' nodig
De huidige professionele contacten zijn inzichtelijk bij Contactbeheer en onder te verdelen in verschillende typen. Per type contact bieden we handvaten aan voor de pre-migratie. Zodra alle typen contactpersonen zijn opgeschoond, ben je, voor zover mogelijk, voorbereid op de migratie. Ook heeft elk contact een migratie status, waarmee we de informatie in Ons® Administratie en het AGB-code register van Vektis vergelijken. We lopen deze statussen één voor één langs. Maar voordat we dat doen, geven we eerst nog een toelichting op de filter Categorie.
Toelichting op filter Categorie
In dit filter worden alle categorieën weergegeven waarin professionele contacten gekoppeld zijn aan cliënten. Dit filter kan ook categorieën omvatten die in de instellingen van de externe zorgleverancier als 'inactief' zijn geconfigureerd.
Wanneer een categorie als inactief wordt ingesteld, kunnen er geen professionele contacten uit deze categorie aan cliënten worden gekoppeld. Echter, als er al eerder cliëntkoppelingen binnen deze categorie zijn vastgelegd, is de categorie zichtbaar op de pagina Contactbeheer
Het uitgangspunt is dat een contact altijd gekoppeld is aan een categorie. Mocht je onverhoopt contacten hebben zonder categorie, dan kun je die achterhalen via het filter Geen categorie. Alleen contacten gekoppeld aan een categorie kunnen uiteindelijk gemigreerd worden. We raden aan om contacten zonder categorie daarom los te koppelen en/of te verwijderen als het contact niet (meer) relevant is. Of om het contact samen te voegen met een contact mét een categorie, zodat het hoofdcontact dan wel een categorie heeft.
Sneller contactenlijsten opschonen:
Maak gebruik van de filters om de contactenlijst per type op te schonen.
Professionele contacten die al correct in Ons® Administratie stonden, of die na een bepaalde actie zijn gecorrigeerd, kun je markeren voor migratie. Ze krijgen dan de status Automatische migratie. Met het filter Status Nog te controleren zie je snel welke contacten in aanmerking komen voor de status automatische migratie. Wanneer je een contact de status Automatische migratie hebt gegeven en je wilt de automatische migratie ongedaan maken, dan kun je het contact selecteren en klikken op migratie annuleren. Een contact markeren voor migratie is altijd een handmatige actie, zodat de keuze om een contact straks te migreren altijd in de hand ligt van de zorgorganisatie. Professionele contacten worden dus nooit automatisch gemarkeerd voor migratie.
Let op: Contacten met de status automatische migratie worden niet meer gecontroleerd aan de hand van de gegevens in het AGB-code register. We raden aan om bij contacten met de status automatische migratie niet meer de naam of de AGB-code aan te passen.
Filter op de status Ongeldige naam-AGB-code combinatie om alle professionele contacten met deze waarschuwing in één overzicht te zien. Het is nodig om deze waarschuwing op te lossen voordat je deze contacten kunt markeren voor migratie.
Controleer per contact waarom de combinatie van de Naam en AGB-code niet overeenkomt met de gegevens zoals deze zijn vastgelegd in het AGB-code register van Vektis. Corrigeer de naam en/of AGB-code van het contact om de waarschuwing op te lossen. Je kunt hiervoor Vektis raadplegen. Controleer direct of de overige gegevens ook kloppen. Wanneer een contact correct is aangepast, zal de status Ongeldige naam-AGB-code combinatie veranderen in Nog te controleren. Je kunt deze daarna zelf markeren voor migratie.
Toelichting op statusbepaling bij vestigingen
Sommige vestigingen met de status ‘Ongeldige naam/AGB-code’ hebben in het AGB-register een streepje (-) in plaats van een AGB-code. Gebruik in dat geval de AGB-code van de bovenliggende onderneming. We hebben recent ondernemingen uit het AGB-register opgenomen in Ons® Administratie. Hierdoor worden ondernemings-AGB-codes bij vestigingen correct herkend en wordt de statusbepaling betrouwbaarder.
Na het invullen van de AGB-code van de bovenliggende onderneming, wordt de bijbehorende vestiging op het scherm getoond. Deze zie je ook terug op het cliëntkoppelingen-scherm. Na de migratie zullen de cliënten aan deze vestiging gekoppeld worden.
Hoort de onderneming bij meerdere vestigingen? Dan kies je voor elke cliënt de juiste vestiging. Dit doe je in het cliëntkoppelingen-scherm. Selecteer een cliënt, klik op de knop 'Vestiging kiezen' en kies de juiste vestiging. Dit kan je voor meerdere of alle cliënten tegelijk doen. Pas als alle cliënten aan een vestiging zijn gekoppeld, kun je het contact markeren voor automatische migratie. Voeg je later een cliënt toe aan dit contact? Dan moet je ook voor die cliënt een vestiging kiezen. Tot die keuze is gemaakt, vervalt de status ‘automatische migratie’.
Tip: In het AGB-code register van Vektis staan alleen contacten met een AGB-code. Het is dus niet mogelijk om een contact zonder AGB-code te markeren voor een migratie. Contacten zonder AGB-code worden ook in de nieuwe schermen ondersteund.
Je ziet alle professionele contacten zonder AGB-code door te filteren op contacten met status Geen AGB-code. We onderscheiden twee varianten:
- Contacten waarbij bewust geen AGB-code is gevuld
- Contacten waarbij onbewust geen AGB-code is gevuld
Contacten waarbij bewust geen AGB-code is ingevuld
De vernieuwde Professionele Contacten ondersteunen ook contacten zonder AGB-code. Deze contacten blijven volledig in het beheer van jouw zorgorganisatie. Wel komen er nieuwe functionaliteiten, waarmee je onder andere ook de relaties tussen contacten zonder AGB-code kunt vastleggen. Denk aan een activiteitenbegeleider werkzaam bij een dagbestedingscentrum.
Contacten waarbij onbewust geen AGB-code is gevuld
Dit kan gebeuren als de medewerker bij het aanmaken van het contact de AGB-code niet wist. Controleer eerst of het contact misschien al bestaat met een AGB-code. Als dat zo is, kun je de contacten samenvoegen of het contact zonder AGB-code verwijderen (lees meer over het samenvoegen). Als het contact nog niet met een AGB-code is aangemaakt, zoek dan in het AGB-register naar de juiste code en voeg deze toe. Controleer direct of de overige gegevens ook kloppen en markeer, indien gewenst, dit contact voor migratie.
Professionele contacten met een AGB-code die ongelijk is aan 8 karakters krijgen de status 'Ongeldig formaat AGB-code'. Vul bij deze professionele contacten de juiste AGB-code in of haal de AGB-code weg.
Gekoppelde uit-zorg cliënten (bulkactie)
Met de optie Bulkactie → Alle cliënten uit zorg loskoppelen worden alle professionele contacten van cliënten uit-zorg losgekoppeld. Dit betekent dat deze professionele contacten niet langer zichtbaar zijn in het cliëntnetwerk van deze cliënten.
Sommige organisaties hechten waarde aan deze informatie. In dat geval is het beter om deze actie niet in bulk uit te voeren, maar in plaats daarvan cliënten die uit-zorg zijn handmatig los te koppelen
Belangrijke aandachtspunten:
- Het is technisch niet mogelijk om een compleet overzicht te krijgen van alle gekoppelde uit-zorg cliënten. De gekoppelde cliënten en hun zorgstatus zijn alleen per professioneel contact zichtbaar.
- Bij gekoppelde professionele contacten waarvan de AGB-code in Vektis is verlopen, zal die einddatum automatisch worden overgenomen in Ons Administratie. De cliëntkoppelingen met dit contact zullen per die einddatum op inactief gezet worden. Dit contact is daarna inzichtelijk bij de historie van de cliënt. Het is dan wel van belang dat deze contacten gemarkeerd zijn voor automatische migratie.
Let op!
Alle koppelingen met cliënten uit-zorg worden losgekoppeld, onafhankelijk van de filters die op dat moment actief zijn. Je kan deze actie niet ongedaan maken.
Als het loskoppelen van cliënten een tijdje gaat duren, dan verschijnt er een melding in beeld dat het loskoppelen nog bezig is. Je kunt geen andere bulkactie starten zolang het loskoppelen van cliënten nog bezig is. Een voorbeeld van deze melding zie je hieronder.
Contacten zonder actieve cliëntkoppelingen (bulkactie)
Professionele contacten zonder cliëntkoppelingen kun je in een keer verwijderen door gebruik te maken van Verwijderen → Alle ongekoppelde contacten verwijderen. Wanneer je hierop klikt komt er eerst nog een bevestiging in beeld.
Let op!
Alle ongekoppelde contacten in de organisatie worden verwijderd, onafhankelijk van de filters die op dat moment actief zijn. Als je alle contacten wilt inzien waarop dit effect heeft, dan kan je de filteren op status 'Geen active cliëntkoppelingen' gebruiken. Je kan deze actie niet ongedaan maken. Je kunt wel het professioneel contact weer opnieuw toevoegen.
Dubbele contacten samenvoegen
Met de komst van de vernieuwde professionele contacten is het de bedoeling dat elk contact slechts één keer voorkomt in Ons Administratie. Als je momenteel dubbele contacten hebt, onderscheiden we twee categorieën:
- Bewust dubbel aangemaakte contacten: Deze zijn ontstaan omdat het eerder niet mogelijk was om de relatie tussen een contact en een vestiging (bijvoorbeeld "deze cliënt hoort bij Huisarts praktijk X") vast te leggen.
- Onbewust dubbel aangemaakte contacten: Deze ontstaan omdat Ons Administratie niet valideert op duplicaten met dezelfde gegevens.
Bewust dubbele contacten
Met de vernieuwde professionele contacten kan je de relaties tussen zorgverleners en vestigingen inzien, ook op cliëntniveau. Als je nu nog bewust dubbele contacten hebt om de vestigingsgegevens op cliëntniveau vast te leggen, is het verstandig om deze nog niet samen te voegen. Wacht tot de nieuwe functionaliteiten beschikbaar zijn zodat je per cliënt, bij de koppeling met het professionele contact, de betreffende vestiging kunt vastleggen.
Notities bij een contact
Het komt vaak voor dat informatie over de vestiging van een contact in een notitie bij het contact, of bij de cliënt, wordt opgeslagen. Deze informatie over de betreffende vestiging op cliëntkoppeling niveau is straks zichtbaar in het scherm bij de cliënt. Met de komst van de nieuwe functionaliteiten heb je deze aparte notities dus niet meer nodig. We raden wel aan om tot die tijd deze informatie nog beschikbaar te houden..
Onbewust dubbele contacten
Contacten die onbewust dubbel zijn aangemaakt, wil je samenvoegen tot één contact. Je twee of drie contacten samenvoegen door ze te selecteren en op Samenvoegen te klikken. Je kan dan stapsgewijs conflicten oplossen, waarna je de gegevens ook nog handmatig kan wijzigen. Alle cliëntkoppelingen gaan mee naar het nieuwe hoofdcontact. Daarna kan je het nieuwe hoofdcontact markeren voor migratie.
Twijfelachtige dubbele contactpersonen intact laten
Als je twijfelt of bepaalde vastgelegde informatie op cliëntkoppelingsniveau van belang blijft tot de beschikbaarheid van de vernieuwde professionele contacten, is het verstandig om dit contact voorlopig intact te laten.
Vervolgstappen nadat de professionele contacten zijn opgeschoond
Contactpersonen met een beoogde einddatum mét cliëntkoppelingen
Identificeer professionele contactpersonen die een einddatum zouden moeten hebben, maar die nog actieve cliëntkoppelingen bezitten. Momenteel is het niet mogelijk om een einddatum toe te voegen aan een professioneel contact. Met de introductie van het vernieuwde professionele contacten is dit wel mogelijk. Je kan straks een einddatum instellen voor de koppeling tussen een cliënt en een contact, en een einddatum voor het contact zelf. De einddatum voor het contact zelf kan automatisch worden ingesteld wanneer er vanuit Vektis gesignaleerd wordt dat een AGB-code verloopt.
Contacten met beoogde einddatum markeren
We raden aan om contacten met een beoogde einddatum wel te markeren voor migratie. Na de migratie kan je dan een einddatum invullen voor dit contact, welke automatisch de cliëntkoppelingen zal archiveren. Deze blijven inzichtelijk als geschiedenis.
Introductie van de vernieuwde professionele contacten
Gedurende het komende jaar zullen we de vernieuwde professionele contacten functionaliteiten iopleveren. Ook de migratie zullen we nog verder gaan uitdenken. Op dit moment van voorbereiding zet je dus alleen de status bij het contact, maar wordt het contact zelf nog niet gemigreerd. Wanneer de nieuwe functionaliteiten er zijn, kunnen deze gemarkeerde contacten omgezet worden naar een nieuw professioneel contact met informatie vanuit Vektis.
De contacten zonder AGB-code kan je niet markeren voor een migratie, dit wordt automatisch gedaan. Zorg dat je deze opschoont, zodat bij het overzetten van de contacten zonder AGB-code van de oude naar de nieuwe schermen je een relevante lijst hebt. Alle contacten zonder AGB-code zullen uiteindelijk worden overgezet naar een vernieuwd contact.
