Deze handleiding helpt je om bestaande professionele contacten in Ons® Administratie op te schonen met het nieuwe Contactbeheerscherm. Dit is een noodzakelijke stap ter voorbereiding op de migratie naar de vernieuwde professionele contacten. Het doel is om op 1 oktober 2025 een lijst te hebben met relevante en, waar mogelijk, unieke professionele contactpersonen. Lees eerst de volledige handleiding voordat je start met het opschonen.
Lees de informatie volledig door voordat je begint
Het opschonen van professionele contacten, en elke actie die daarbij komt kijken, blijft je eigen verantwoordelijkheid. We geven tips en tricks op basis van de kennis die wij hebben. We kunnen niet garanderen dat elk handvat daadwerkelijk het meest passend is voor jullie als zorgorganisatie. Twijfel je ergens over, probeer het dan eerst op een testomgeving en/of overleg met je business partner.
De deadline voor het opschonen is 1 oktober 2025. Zorg dat je je contacten hebt opgeschoond om latere (onnodige) herstelacties te voorkomen.
Wat kun je straks met professionele contacten?
De nieuwe professionele contacten-pagina maakt het eenvoudiger om contactinformatie in te voeren en bij te houden. Voor een soepele overgang helpt het om inzicht te krijgen in de toekomstige functionaliteiten.
Contacten met AGB-code
Contacten met AGB-code worden dagelijks bijgewerkt met informatie uit het AGB-register van Vektis*. Het blijft mogelijk om contactgegevens en notities handmatig aan te vullen. Deze gegevens worden nooit overgeschreven vanuit Vektis.
*Tijdens de migratie wordt aan de hand van de geldige AGB-code informatie uit het AGB-register opgehaald. Een deel van de bestaande informatie (zoals het adres en de categorie) wordt dan overschreven. In het contactbeheer zal de originele informatie terug te vinden zijn. Indien een contact al contactgegevens of een notitie had vóór de migratie, worden deze onder ‘handmatig aangevulde contactgegevens’ geplaatst. Deze blijven in eigen beheer.
Contacten zonder AGB-code
Het blijft mogelijk om contacten zonder AGB-code te gebruiken. Alle informatie van het contact wordt handmatig ingevuld en beheerd. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen zorgverleners en vestigingen*.
*Tijdens migratie wordt dit type eenmalig automatisch bepaald op basis van geslacht en voorletters. Zijn deze ingevuld? Dan wordt het contact een zorgverlener. Adresinformatie wordt hierbij verplaatst naar het notitieveld. Na migratie kun je het type zorgpartij van contacten zonder AGB-code alsnog aanpassen.
Zorgpartijtypes (zorgverleners, vestiging, onderming)
Zowel een zorgverlener als een vestiging - met of zonder AGB-code - kan gekoppeld worden aan de cliënt.
- Bij contacten met AGB-code bepaalt het AGB-register het type automatisch.
- Bij contacten zonder AGB-code kies je dit handmatig.
Het zorgpartijtype bepaalt welke gegevens je kunt vastleggen bij dat contact: een vestiging heeft bijvoorbeeld een adresveld; een zorgverlener niet.
Als een vestiging geen eigen AGB-code heeft, wordt automatisch de AGB-code van de bovenliggende onderneming gebruikt. Een cliënt koppel je altijd via een vestiging - nooit rechtstreeks aan een onderneming.
Vestiging kiezen bij cliëntkoppeling
Straks is er inzicht in de contactrelaties tussen de zorgpartijtypes. Wanneer een zorgverlener bij meerdere vestigingen werkzaam is, kun je bij het koppelen aan een cliënt de relevante vestiging voor die specifieke cliënt kiezen.
Geldigheid en historie van contacten
Contacten krijgen een begin- en einddatum om historie inzichtelijk te houden.
Wanneer kunnen we deze functionaliteit verwachten?
- Opschonen van professionele contacten (nu)
- Technische migratie (1 oktober 2025)
- Introductie nieuwe beheerschermen (eind 2025)
- Introductie nieuwe cliëntgerelateerde schermen (2026)
- Overgang naar volledige nieuwe situatie
- Afronding
Waarom opschonen?
Het contactbeheerscherm helpt je om verouderde, foutieve of dubbele contacten te verwijderen of te corrigeren. Dit voorkomt problemen tijdens én na de migratie. Door contacten handmatig te markeren voor migratie geef je aan dat ze mogen worden overgenomen naar de nieuwe schermen, inclusief cliëntkoppelingen — zonder dat de migratie al direct plaatsvindt.
Waarom worden contacten niet automatisch gemarkeerd voor migratie?
De gevolgen die een automatische migratie met zich mee kan brengen zijn niet acceptabel. De automatische migratie werkt op basis van een AGB-code. Veel contacten bevatten fictieve of onjuiste AGB-codes die ook in het AGB-register kunnen bestaan. Hierdoor zou het kunnen voorkomen dat de onjuiste persoon aan de cliënten wordt gekoppeld. Ook bij dubbele contacten is het niet duidelijk welke gegevens leidend zijn. Daarom bieden we oplossingen waarbij je zelf controle blijft houden over jouw contacten.
Wat gebeurt er als je de lijst met professionele contacten níet opschoont?
Contacten die niet zijn gemarkeerd voor migratie, worden automatisch overgezet als contacten zonder AGB-code*. Hierdoor blijven cliëntkoppelingen behouden, maar moet je mogelijk handmatig gegevens herstellen — bijvoorbeeld het opnieuw toevoegen van AGB-codes of het aanpassen van contactinformatie.
*Enkel contacten met de status Nog te controleren worden op het moment van de migratie als AGB-contact gemigreerd als blijkt de naam en AGB-code correct overeenkomen met een contact uit het AGB-register. Hier lees je later meer over.
Bekijk de instructievideo
Bekijk onze instructievideo waarin we stap voor stap uitleggen hoe jij je zo goed mogelijk kan voorbereiden op de migratie.
Let op: In de instructievideo wordt gesuggereerd dat het al vóór migratie mogelijk is om een einddatum aan een professioneel contact te geven. Dit is pas mogelijk na migratie. In deze instructievideo komt ook de status Geen migratie voorbij. Deze status is vanaf de update van 03-06-2025 hernoemd naar Nog te controleren.
Hoe bereid ik mij goed voor?
Zorg ervoor dat je voldoende tijd plant en de juiste mensen betrekt bij het opschonen. Een goed opgeschoonde lijst met professionele contacten is belangrijk voor de hele zorgorganisatie.
Neem de tijd
Hoeveel tijd je nodig hebt, hangt af van het aantal professionele contacten en hoe vervuild de lijst is.
- Minder dan 100 contacten: Plan een paar blokken tijd in.
- Meer dan 100 contacten: Kies voor een gestructureerde aanpak, bijvoorbeeld wekelijks opschonen in delen.
Betrek de juiste mensen
Het is belangrijk om te weten welke collega’s goed kunnen inschatten welke gegevens juist zijn voor elk professioneel contact. Betrek deze collega’s bij het proces, omdat zij kunnen helpen bij het beoordelen en beheren van de contacten. Zorg er ook voor dat de medewerkers een passend cliëntenbereik hebben op het moment van de pre-migratie. Dit voorkomt dat zij tijdens het migratieproces tegen beperkingen aanlopen en zorgt ervoor dat de migratie soepel verloopt.
Lees dit document goed door
Begrijp goed wat het contactbeheerscherm kan, en welke acties je niet ongedaan kunt maken. Deel dit document ook met de juiste medewerkers en vul het eventueel aan met relevante informatie voor jouw zorgorganisatie.
Aan de slag
Om de 'Contactbeheer'-pagina te kunnen benaderen is het recht 'Professionele contacten beheren' nodig.
In Contactbeheer zie je alle huidige professionele contacten, onderverdeeld in verschillende typen. Per type kun je opschonen en contacten voorbereiden op migratie. Elk contact krijgt een migratiestatus op basis van een vergelijking tussen de gegevens in Ons® Administratie en het AGB-register.
Ook kan je filteren op categorie. Het kan voorkomen dat je categorieën ziet die op inactief zijn gezet. Als er al eerder cliëntkoppelingen binnen deze categorie zijn vastgelegd, is de categorie zichtbaar op de pagina Contactbeheer.
Voor de migratie moet een contact altijd gekoppeld zijn aan een categorie. Gebruik het filter ‘Geen categorie’ om deze contacten los te koppelen, te verwijderen, of samen te voegen met een contact mét een categorie.
Sneller contactenlijsten opschonen:
Maak gebruik van de filters om de contactenlijst per type op te schonen.
Professionele contacten met een correcte naam en AGB-code hebben de status Nog te controleren. Het is mogelijk om deze te markeren voor Automatische migratie. Tijdens de migratie worden alle contacten met de status Automatische migratie gemigreerd naar een contact met AGB-code met de gegevens uit het AGB-register.
Wanneer je een contact de status Automatische migratie hebt gegeven en je wilt de automatische migratie ongedaan maken, dan kun je het contact selecteren en klikken op migratie annuleren. We raden aan om bij contacten met de status automatische migratie niet meer de naam of de AGB-code aan te passen.
Controleer per contact waarom de naam en AGB-code niet overeenkomen met de gegevens in het AGB-register. Pas de naam en/of AGB-code aan om dit contact te corrigeren. Zodra het contact klopt, verandert de status automatisch naar Nog te controleren. Je kunt het daarna markeren voor migratie.
Tijdens de migratie worden alle contacten die nog de status Ongeldige AGB/naam combinatie hebben gemigreerd naar een zorgverlener of vestiging zonder AGB-code.
Uitzonderingen voor vestigingen
Sommige vestigingen met de status ‘Ongeldige naam/AGB-code’ hebben in het AGB-register een streepje (-) in plaats van een AGB-code. Gebruik in dat geval de AGB-code van de bovenliggende onderneming.
Na het invullen van de AGB-code van de bovenliggende onderneming, wordt de bijbehorende vestiging op het scherm getoond. Deze zie je ook terug op het cliëntkoppelingen-scherm. Na de migratie zullen de cliënten aan deze vestiging gekoppeld worden.
Hoort de onderneming bij meerdere vestigingen? Dan kies je voor elke cliënt de juiste vestiging. Dit doe je in het cliëntkoppelingen-scherm. Selecteer een cliënt, klik op de knop 'Vestiging kiezen' en kies de juiste vestiging. Dit kan je voor meerdere of alle cliënten tegelijk doen. Pas als alle cliënten aan een vestiging zijn gekoppeld, kun je het contact markeren voor automatische migratie. Voeg je later een cliënt toe aan dit contact? Dan moet je ook voor die cliënt een vestiging kiezen. Tot die keuze is gemaakt, vervalt de status Automatische migratie.
Tip: In het AGB-code register van Vektis staan alleen contacten met een AGB-code. Daarom kun je deze niet expliciet markeren voor migratie - ze worden allemaal automatisch gemigreerd naar een zorgverlener of vestiging* zonder AGB-code.
*Tijdens migratie wordt dit type eenmalig automatisch bepaald op basis van geslacht en voorletters. Zijn deze ingevuld? Dan wordt het contact een zorgverlener. Adresinformatie wordt hierbij verplaatst naar het notitieveld. Na migratie kun je het type zorgpartij van contacten zonder AGB-code alsnog aanpassen.
We onderscheiden twee varianten:
- Contacten waarbij bewust geen AGB-code is gevuld
Deze worden gemigreerd als contact zonder AGB-code en blijven in eigen beheer. - Contacten waarbij onbewust geen AGB-code is gevuld
Controleer of het contact al bestaat mét AGB-code. Zo ja, voeg deze dan samen of verwijder de dubbele variant. Zo niet, zoek de juiste code op in Vektis en vul deze alsnog aan.
Professionele contacten met een AGB-code die ongelijk is aan 8 karakters krijgen de status 'Ongeldig formaat AGB-code'. Los dit op door de correcte AGB-code in te vullen of de AGB-code te verwijderen. Tijdens de migratie worden deze als contact zonder AGB-code gemigreerd.
Dubbele contacten samenvoegen
Met de komst van de vernieuwde professionele contacten is het de bedoeling dat elk contact slechts één keer voorkomt in Ons Administratie. Dubbele contacten worden onderverdeeld in twee soorten:
- Bewust dubbel aangemaakte contacten: Deze zijn ontstaan omdat het eerder niet mogelijk was om de relatie tussen een contact en een vestiging (bijvoorbeeld "deze cliënt hoort bij Huisarts praktijk X") vast te leggen. Daarom worden tijdens de migratie dubbele zorgverleners met AGB-code elk gemigreerd als een apart contact zonder AGB-code. De huidige adresgegevens van deze zorgverleners worden aan het notitieveld toegevoegd. Na de migratie komen er nieuwe functionaliteiten waarmee de relatie tussen een zorgverlener en vestiging op cliëntniveau vast te leggen is. Je kan dan het contact weer omzetten naar een zorgverlener met AGB-code en de juiste vestiging per cliënt selecteren. Dubbele vestigingen met AGB-code worden samengevoegd tot 1 vestiging.
- Onbewust dubbel aangemaakte contacten: Deze ontstaan omdat Ons Administratie niet valideert op duplicaten met dezelfde gegevens. Je kan twee of drie contacten samenvoegen door ze te selecteren en op Samenvoegen te klikken. Je kan dan stapsgewijs conflicten oplossen, waarna je de gegevens ook nog handmatig kan wijzigen. Alle cliëntkoppelingen gaan mee naar het nieuwe hoofdcontact. Daarna kan je het nieuwe hoofdcontact markeren voor migratie.
Tijdens de migratie worden dubbele contacten zonder AGB-code niet samengevoegd. Het is raadzaam om dit vóór de migratie handmatig samen te voegen.
Gekoppelde uit-zorg cliënten (bulkactie)
Met de optie Bulkactie → Alle cliënten uit zorg loskoppelen worden alle professionele contacten van cliënten uit-zorg losgekoppeld. Dit betekent dat deze professionele contacten niet langer zichtbaar zijn in het cliëntnetwerk van deze cliënten.
Sommige organisaties hechten waarde aan deze informatie. In dat geval is het beter om deze actie niet in bulk uit te voeren, maar in plaats daarvan cliënten die uit-zorg zijn handmatig los te koppelen
Belangrijke aandachtspunten:
- Het is technisch niet mogelijk om een compleet overzicht te krijgen van alle gekoppelde uit-zorg cliënten. De gekoppelde cliënten en hun zorgstatus zijn alleen per professioneel contact zichtbaar.
- Bij gekoppelde professionele contacten waarvan de AGB-code in Vektis is verlopen, zal die einddatum automatisch worden overgenomen in Ons Administratie. De cliëntkoppelingen met dit contact zullen per die einddatum op inactief gezet worden. Dit contact is daarna inzichtelijk bij de historie van de cliënt.
Let op!
Alle koppelingen met cliënten uit-zorg worden losgekoppeld, onafhankelijk van de filters die op dat moment actief zijn. Je kan deze actie niet ongedaan maken.
Als het loskoppelen van cliënten een tijdje gaat duren, dan verschijnt er een melding in beeld dat het loskoppelen nog bezig is. Je kunt geen andere bulkactie starten zolang het loskoppelen van cliënten nog bezig is. Een voorbeeld van deze melding zie je hieronder.
Contacten zonder actieve cliëntkoppelingen (bulkactie)
Professionele contacten zonder cliëntkoppelingen kun je in een keer verwijderen door gebruik te maken van Verwijderen → Alle ongekoppelde contacten verwijderen. Wanneer je hierop klikt komt er eerst nog een bevestiging in beeld.
Let op!
Alle ongekoppelde contacten in de organisatie worden verwijderd, onafhankelijk van de filters die op dat moment actief zijn. Als je alle contacten wilt inzien waarop dit effect heeft, dan kan je de filteren op status 'Geen actieve cliëntkoppelingen' gebruiken. Je kan deze actie niet ongedaan maken. Je kunt wel het professioneel contact weer opnieuw toevoegen.
