Gebruik van tags en sjablonen

Factuursjablonen

• Voorbeeld factuursjabloon

• Voorbeeld factuursjabloon met producttotalen

• Voorbeeld factuursjabloon ZPM

• Voorbeeld restitutienota PEZ 

• Voorbeeld creditnota PEZ 

Brieven en etiketten

• Voorbeeld template brief

• Voorbeeld template etiket

• Voorbeeld zorgplan brief

• Voorbeeldsjabloon met medische cliëntinformatie

• Voorbeeldsjabloon Eerdere Behandelingen

Word-versie en bestandsextensie

De bestandsindeling van de geüploadde templates dient te geschieden in een van de volgende formaten:

• Bij gebruik van Word 2011 of ouder: opslaan als .docx, of als .doc formaat met de indeling "Microsoft Word 97 - 2003 Document".

• Bij gebruik van Word 2012 of nieuwer: opslaan als .doc formaat met de indeling "Microsoft Word 97 - 2003 Document".

Indien het bestand niet op de juiste wijze wordt opgeslagen, verschijnt bij het uploaden van het document een foutmelding.

Prioritering van adressen

Bij gebruik van adrestags wordt een bepaalde volgorde aangehouden. Dit geeft antwoord op de vraag welk adres wordt gekozen op het moment dat er meerdere adressen bekend zijn bij de cliënt. Hierbij valt te denken aan verblijfadres, woonadres en correspondentieadres. De volgorde zoals deze gehanteerd wordt, staat beschreven in de taglijst bij het kopje van cliëntadressen.

De volgorde zoals deze gebruikt wordt bij de print van bijvoorbeeld zorgplannen is anders. Lees hier meer over in het artikel Toelichting op adressen in Ons.

Tabellen en tekstvakken

Wanneer tabellen of tekstvakken gebruikt worden in een sjabloon, dan geldt: gebruik of een tekstvak, of een tabel. Plaats geen tabel in een tekstvak, geen tekstvak in een tabel, enzovoort. De werking kan in dergelijke gevallen niet worden gegarandeerd.

Bij Word-versies die ouder zijn dan Word 2016, dienen tabellen te worden toegevoegd middels 'Invoegen > Tabel > Tabel tekenen'. Indien er kolommen van een bestaande tabel gewijzigd of toegevoegd worden, resulteert dit namelijk in een corrupt bestand.

Besturingselementen

Besturingselementen zoals bijvoorbeeld macro's, ActiveX en selectievakjes (checkboxes) worden niet ondersteund. Indien deze aanwezig zijn in de template dan zullen deze worden gedeactiveerd.

Cliëntinformatie in factuursjablonen

Cliënttags moeten in een factuursjabloon altijd in een 'eigen' tabel opgenomen worden. Zie ook 'voorbeeld factuursjabloon' bovenaan deze pagina.

Koptekst en voettekst

Tags kunnen alleen gebruikt worden in de hoofdtekst van het document. Het is niet mogelijk om tags aan te roepen in de koptekst en voettekst.

Vanaf versie 2024.9.0 kunnen Tags gebruikt worden in zowel de hoofdtekst als in de kop- en voettekst van het document. Het is echter niet mogelijk om iteratietags toe te voegen in de kop- en voettekst. Dat mag alleen in de hoofdtekst. 

Voor de restitutienota en creditnota PEZ gelden een aantal aandachtspunten als je het sjabloon aanpast. De inhoud van de documenten wordt vanuit zorgverzekeraars namelijk zeer strikt gevalideerd. Pas daarom in de sjablonen alleen de hier aangegeven eigenschappen aan. De layout moet verder exact gelijk blijven.

• Op pagina 1 van beide sjablonen moeten in de koptekst het logo, de naam, het adres, de postcode en plaats, het telefoonnummer, de AGB-code, het KvK-nummer en de website worden aangepast.
  • Het logo mag niet overlappen met andere tekst.
  • Bij de postcode moeten de cijfers en letters aan elkaar staan.
  • De plaatsnaam moet volledig in hoofdletters.
  • Het KvK-nummer en de website mogen ook worden weggelaten.
• Op pagina 1 van de restitutienota moet in de voettekst de Ten name van, en de IBAN worden aangepast.
• Op pagina 2 van beide sjablonen moet in de koptekst het logo en de AGB-code worden aangepast.

Zorg dat bij het aanmaken van het factuurprofiel voor deze nota’s het vinkje Factuur per zorgtraject aan staat. Deze komt tevoorschijn zodra voor Te exporteren registraties de eerstelijnszorg is geselecteerd.

Verwijder lege pagina

Zodra je een factuur genereert met deze sjablonen zullen de individuele nota's een lege laatste pagina bevatten. Deze moet er handmatig uitgehaald worden. Vooralsnog is deze nodig bij het genereren om te zorgen dat een eventuele tweede pagina een andere opmaak krijgt dan de eerste. Het overzichtsdocument kan gebruikt worden voor het eenvoudig controleren van data. Echter, het totaal aantal pagina’s is niet kloppend te maken in dit document. Gebruik deze daarom niet om daadwerkelijk facturen te printen/versturen.

Ik krijg de melding dat een bggz- of sggz-tag niet meer bestaat. Klopt dat?

Dat klopt, bggz en sggz worden niet langer ondersteund als tags vanaf 2024.9.0. Deze financieringsstromen zijn per 31-12-2021 komen te vervallen. 

Ik wil een bestaand sjabloon gebruiken dat voor het laatst vòòr 1 januari 2023 is gebruikt. Kan dat?

Ja, dat kan. Wel kan het zijn dat je dan bij het genereren van de brief of factuur alsnog een foutmelding krijgt, bijvoorbeeld dat een tag niet meer bestaat. In dat geval zul je alsnog een nieuwe versie van het sjabloon moeten uploaden. 

Moet ik al onze sjablonen controleren?

Nee, op dit moment hoeft dat niet. We hebben alle sjablonen die sinds 1 januari 2023 zijn gebruikt gecontroleerd, en deze zijn in orde. Het kan zijn bij oudere sjablonen dat je wel een foutmelding krijgt, maar we raden aan daar naar te kijken zodra het nodig is. Immers, het sjabloon is vast niet voor niets niet meer gebruikt sinds 1 januari 2023. 

Als jullie nog overweg kunnen met de bestaande sjablonen, waarom is de validatie dan alsnog strikter gemaakt?

Dit is gedaan om ervoor te zorgen dat de functionaliteit onderhoudbaar en uitbreidbaar blijft. Als we minder strikt zijn, dan is de kans groter dat er gebruik wordt gemaakt van onbedoelde functionaliteit. Dat maakt het onoverzichtelijk voor ons om te bepalen welke aanpassingen wel en niet gaan leiden tot problemen. Let op: de striktere validatie geldt alleen voor sjablonen die vanaf versie 2024.9.0 van Ons® Administratie zijn geüpload.