Cliëntrapporten in Ons® Administratie

Met het BZ/A/6-rapport genereer je een vast opgemaakt PDF-formulier per cliënt, voor een periode van 4 weken. Het rapport toont per cliënt de persoonsgegevens, de betreffende periode en een gedetailleerde tijdregistratie: voor elke week in die periode zie je per dag hoeveel uren en minuten er per product zijn geleverd, inclusief een weektotaal en een totaal over de gehele 4-weekse periode. De producten die worden getoond in het rapport worden bepaald door het gebruikte filter om het rapport te genereren. Dit rapport is geschikt om per cliënt een gestructureerd overzicht te krijgen van de geleverde zorg. 

Het rapport Overzicht per cliënt genereert een gedetailleerd productieoverzicht op cliëntniveau: het rapport toont per cliënt hoeveel er in de geselecteerde periode per product is geleverd, uitgedrukt in de eenheid die bij dat product hoort (zoals uren, minuten, dagdelen of stuks). Welke producten als kolom verschijnen, hangt af van het gekozen filter: alleen producten die daarin zijn opgenomen én waarvoor daadwerkelijk productie is geregistreerd, worden getoond. Het rapport kan worden gegenereerd voor één specifieke cliënt, voor alle cliënten binnen een locatie, of voor alle cliënten, en sluit daarmee naadloos aan op situaties waarin je wilt zien hoe de productie over individuele cliënten is verdeeld.

Met het Productieoverzicht per instelling-rapport krijg je in één oogopslag een totaaloverzicht van alle productie die jouw instelling in een gekozen periode heeft gerealiseerd. Het rapport toont per product hoeveel er geproduceerd is, uitgedrukt in de eenheid die bij dat product hoort (zoals uren, dagdelen, stuks of kilometers). Welke producten zichtbaar zijn, hangt af van het gekozen filter: alleen producten die in dat filter zijn opgenomen én waarvoor in de geselecteerde periode productie is geregistreerd, verschijnen als kolom in het rapport. Daarmee is het rapport bij uitstek geschikt om snel inzicht te krijgen in de totale productieomvang van de instelling als geheel, zonder uitsplitsing naar individuele cliënten of locaties.

Met het Overzicht per locatie-rapport krijg je een Excel-bestand met één sheet waarin per locatie de geleverde productie per product staat, uitgedrukt in de bijbehorende eenheid (zoals uren, minuten, dagdelen of stuks). Het rapport toont altijd alle locaties van de organisatie waarvoor in de geselecteerde periode productie is geregistreerd. Het is niet mogelijk te filteren op één specifieke locatie of cliënt. Welke producten in het rapport worden opgenomen hangt af van het gekozen filter: alleen producten die daarin zijn opgenomen én waarvoor daadwerkelijk productie is geregistreerd in de periode, worden getoond. Het rapport is daarmee de tegenhanger van het Overzicht per cliënt-rapport.

Toelichting op kolommen

• Id: in deze kolom staat de Identificatie uit het locatiegram van de bijbehorende locatie uit kolom name. 
• Location: deze kolom heeft betrekking op de bovenliggende locatie(s) van de locatie uit de kolom name.

Het rapport WMO-aanlevering per cliënt genereert een Excel-bestand met per cliënt een combinatie van persoonsgegevens, legitimatiegegevens en gerealiseerde productie. Welke producten worden meegenomen en welke cliënten verschijnen, wordt bepaald door het gekozen filter, waarbij alleen cliënten met productie voor de producten in dat filter worden opgenomen. De optie Zorglegitimatietype bepaalt welke financieringsstroom wordt meegenomen in de legitimatiekolommen. Doordat beide parameters vrij instelbaar zijn, is het rapport in de praktijk bruikbaar voor elke financieringsstroom, zoals iWmo, iJw, iWlz of ZPM. De naam WMO-aanlevering is historisch bepaald, maar het rapport is feitelijk een generiek productie- en legitimatieoverzicht per cliënt.

Het rapport WMO-aanlevering per cliënt per dag is gelijk aan WMO-aanlevering per cliënt, met één verschil: in plaats van één totaalrij per cliënt krijgt elke leveringsdag een eigen rij. Daarvoor bevat het rapport één extra kolom, namelijk Datum geleverde zorg. Dit maakt het rapport geschikt voor situaties waarbij niet alleen de totale productie relevant is, maar ook op welke specifieke dagen er geleverd is.

Het rapport Overzicht traject voortgang wmo/jw is een Excel-rapport dat per cliënt en per toewijzing de budgetvoortgang inzichtelijk maakt op een gekozen peildatum (het moment waarop de stand wordt opgemaakt). Door de streefwaarde en het werkelijke verbruik naast elkaar te zetten, is in één oogopslag zichtbaar of een cliënt voor of achter loopt op het toegewezen budget.

Toelichting op kolommen

• Totaal in toewijzinsperiode: het totale budget dat voor de gehele toewijzingsperiode is toegekend.
• Streefwaarde op peildatum: hoeveel van het budget op de peildatum verbruikt zou moeten zijn, op basis van een lineaire verdeling over de looptijd
• wat er daadwerkelijk verbruikt is tot en met de peildatum.

Het rapport Declaratieregel vs toewijzing per cliënt is wel specifiek voor de iWmo- en iJw-financieringsstromen. Het toont per cliënt welke declaratieregels er zijn aangemaakt en welk toegewezen product daarbij hoort. Dit rapport is te gebruiken om te controleren of declaratieregels correct aansluiten op de bijbehorende toewijzing. Controles op het product, de omvang en datums te kunnen worden verricht op basis van dit rapport. Het rapport is daarmee een handig controlemiddel om declaratiefouten vroegtijdig te signaleren.

Met dit rapport worden de aanwezige cliëntprofielen bekeken en gecontroleerd welke zorglegitimaties er op dat moment zijn. In het rapport zelf zie je voor welke cliënten er een profiel is ingericht en hoeveel uren er bij de cliënt per product en deskundigheid zijn geschreven. Zie Zvw-cliëntprofielen vastleggen in Ons Klinimetrie voor meer informatie.

De Productiemonitor werkt op basis van financiële boekingen die in Ons® Administratie staan. Financiële boekingen staan pas in Ons® Administratie als er voorbewerkt is. Dit cliëntrapport maakt inzichtelijk welke zorg- en declaratieregels geleid hebben tot financiële boekingen. Het rapport bestaat uit twee tabbladen, namelijk Zorgregels en Declaratieregels. Beide tabbladen tonen per cliënt informatie over de registratie, de financiële boeking en factuurinformatie. Het verschil tussen de tabbladen zit dus in de bron: het tabblad Zorgregels toont informatie vanuit de geregistreerde zorgregels, terwijl het tabblad Declaratieregels informatie toont vanuit de declaratieregels. De productiemonitor is van toepassing op alle financieringsstromen, zoals iWmo, iJw, iWlz, ZVW en handmatige financieringsstromen. Voor eerstelijns- en DBC-financiering zijn losse rapporten beschikbaar. De productiemonitor geeft een volledig beeld van de geleverde zorg en de financiële verwerking daarvan. Zo kun je snel controleren of alle geleverde zorg ook daadwerkelijk financieel is verwerkt en gedeclareerd. De periode in het rapport kan maximaal 3 maanden bevatten vanwege de hoeveelheid data die er kan worden gegenereerd. Het rapport is daarom met name bedoeld voor kleinere organisaties die veel verschillende exports draaien en waarvoor OnsDB geen geschikte oplossing is. Grotere organisaties (met veel zorgregels) kunnen de informatie beter via OnsDB genereren. Zie Financiële exports en facturen voorbewerken voor meer informatie.

Het rapport Wachtlijst per locatie geeft inzicht in cliënten die zijn gekoppeld aan de opgegeven locatie en op dat moment op de wachtlijst staan. Het rapport toont cliënten met een actieve zorglegitimatie die nog niet in zorg zijn, omdat zij geen actieve zorgopname hebben. De cliënt is op dat moment dus niet in zorg. 

Toelichting op kolommen

• Op wachtlijst sinds: deze kolom toont de datum waarop de cliënt is aangemaakt in het systeem. Deze datum wordt gebruikt om aan te geven sinds wanneer de cliënt op de wachtlijst staat. Eventuele toekomstige zorgopnames hebben geen invloed op deze datum.

Met het rapport Actuele leveringsstatus en classificatie per cliënt krijg je inzicht in de meest actuele indicatie of iWlz-toewijzing van een cliënt. Per cliënt worden onder andere het indicatiebesluitnummer, het bijbehorende product en de actuele leveringsstatus van de toewijzing weergegeven. Indien voor de cliënt een classificatie is vastgelegd, wordt deze eveneens getoond. Dit rapport kan worden gebruikt om snel inzicht te krijgen in de actuele zorgtoewijzing van cliënten en de bijbehorende leveringsstatus. Zie Mutatieberichten (MUT) versturen voor een Wlz-toewijzing in Ons® Administratie  voor meer informatie.

Toelichting op kolommen

1. Leveringsstatus: Hiermee wordt aangegeven wat de status van de geleverde zorg is. De volgende leveringsstatussen kunnen in het rapport voorkomen:
   1. Actief wachtend – De cliënt wacht actief op de start van zorg.
   2. Wacht op voorkeur – De zorgstart wordt uitgesteld vanwege een voorkeur van de cliënt, bijvoorbeeld voor een specifieke locatie of woonvorm.
   3. Wacht uit voorzorg – De cliënt staat uit voorzorg op de wachtlijst, terwijl directe zorgverlening nog niet noodzakelijk is.
   4. In zorg – De cliënt ontvangt op dit moment zorg.
   5. Einde zorgvraag – De zorgvraag van de cliënt is beëindigd.
   6. Urgent plaatsen – De cliënt dient met voorrang geplaatst te worden vanwege een urgente zorgvraag.
   7. Actief plaatsen – De cliënt is actief in bemiddeling voor plaatsing.
2. Classificatie: De classificatie geeft een nadere toelichting op de situatie van de cliënt en biedt extra inzicht in de wachtlijstpositie. De classificatie maakt duidelijk waarom de cliënt de betreffende leveringsstatus heeft. Hoewel er meerdere factoren van invloed kunnen zijn op de situatie van een cliënt, kan per leveringsstatus slechts één classificatie worden vastgelegd. Als deze aanwezig is, zie je die terug in deze kolom. Een classificatie kan worden vastgelegd bij de leveringsstatussen:
   1. Urgent plaatsen
   2. Actief plaatsen
   3. Wacht op voorkeur
   4. Wacht uit voorzorg

Het rapport Overzicht aanvullende diensten toont de aanvullende diensten die bij de cliënt zijn vastgelegd over de opgegeven periode. De laatste kolommen geven ook aan of de aanvullende diensten gedeclareerd zijn en zo ja, in welke factuurnummers dit te vinden is.

Het rapport Overzicht intramurale productie toont de intramurale productie van de cliënten. Hierin wordt de productie bedoeld van cliënten die op intramurale locaties zitten. De prestaties van deze cliënten worden getoond, maar ook hoeveel dagen de cliënt afwezig is geweest. Als er gefactureerd is worden de kolommen Factuurregel en Factuur ook gevuld. 

Het rapport Intramurale product per cliënt (nieuw) geeft een overzicht van de geleverde productie per cliënt in de geselecteerde periode en voor de geselecteerde locatie of cliënt. In dit rapport worden de ZZP-prestaties, mutatiedagen en Eerstelijnsverblijfsprestaties (ZVW) getoond, gesorteerd op cliëntnaam. Per cliënt staan de regels in dezelfde kleur. Op het tabblad Legenda wordt toelichting gegeven op de informatie in de kolommen. Zie Intramurale productierapportages voor meer informatie.

Het rapport Intramurale product per locatie (nieuwe) geeft een overzicht van de geleverde productie per kamer in de geselecteerde periode voor de geselecteerde cliënten. Hierin staat grotendeels dezelfde informatie als in het rapport Intramurale productie per cliënt (nieuw), maar dan gesorteerd op hoofdlocatie en kamer. De kamer-informatie is bovendien alleen in dit rapport beschikbaar. Per kamer worden de regels in dezelfde kleur aangehouden en per variabele die voor de locatie verschilt wordt een aparte regel aangemaakt. Op het tabblad Legenda wordt toelichting gegeven op de informatie in de kolommen. Zie Intramurale productierapportages voor meer informatie.

Het rapport Aanvullende diensten per cliënt geeft een overzicht van de aanvullende diensten per cliënt in de geselecteerde periode voor de geselecteerde locatie inclusief de tarieven en de eenheid hiervoor.

Het rapport Indicatie vs ZZP-declaratie toont bij alle cliënten met een ZZP-legitimatie (Wlz) informatie over de toewijzing, zoals het toewijzingspercentage en de AGB-code van de bijbehorende dossierhouder of coördinator zorg thuis. Ook geeft het rapport weer of er (in het geval van een Verblijfs- of VPT-toewijzing) een bijbehorende ZZP-declaratie is aangemaakt.

 Het rapport vormt een handig hulpmiddel om te achterhalen of alle benodigde ZZP-declaraties aanwezig zijn. Zie Het rapport 'Indicatie vs ZZP-declaratie' gebruiken voor meer informatie. 

Het rapport Facturatie alle cliënten toont alle gefactureerde zorgregels per cliënt over de opgegeven periode. Het rapport bevat onder andere informatie over het product, het tarief, de hoeveelheid en de eenheid van de geleverde zorg. Gefactureerde declaratieregels komen niet mee in dit rapport.

Het rapport VECOZO COV-controle cliënten wordt gebruikt om een bulk-COV controle voor meerdere cliënten tegelijk uit te voeren. Bij het uitdraaien van dit rapport wordt voor betreffende cliënten dus direct een COV-controle uitgevoerd. Op deze manier is het niet nodig om voor elke individuele cliënt op de knop 'COV controle' te drukken. 

 De gegevens uit het rapport zijn derhalve afkomstig van VeCoZo en komen niet uit Ons® Administratie. Zie Verzekeringsgegevens en COV-controle invoeren in Ons Administratie voor meer informatie. 

Het rapport Declaratiecontrole maakt een vergelijking tussen de geleverde zorg en de toegewezen zorg binnen de zorglegitimatie. De vergelijking wordt dus gemaakt op basis van de zorg die is toegewezen in de zorglegitimatie en de zorg die daadwerkelijk geschreven wordt als zorgregel.

Het rapport Ons® Medicatiecontrole overzicht kan een overzicht gemaakt worden van alle Ons® Medicatiecontrole verzoeken. Hierin wordt onder andere weergegeven welke medewerker het verzoek heeft aangemaakt, door wie het verzoek gecontroleerd is en wat de afhandeltijd van het verzoek is. Zie Rapporten exporteren voor Ons Medicatie en Ons Medicatiecontrole voor meer informatie.

Het rapport Niet-toegediende medicatie kan een overzicht gemaakt worden van geplande momenten waarop toediening niet gelukt is, of waarop niet afgetekend is. Zie Rapporten exporteren voor Ons Medicatie en Ons Medicatiecontrole voor meer informatie.

Het rapport Aangepaste toedienhoeveelheid bevat informatie over de geplande momenten waarop handmatig een toegediende hoeveelheid is toegevoegd of aangepast. Zie Rapport Niet-toegediende medicatie en Aangepaste hoeveelheid voor meer informatie .

Het rapport Productie vs afspraak per cliënt vergelijkt de geleverde zorg met de zorglegitimatie en het zorgarrangement van de cliënt. Dit is een aanvulling op de stuurinformatie die te zien is in de Cockpit. Met de bandbreedte kan aangegeven worden welke afwijking in uren gesignaleerd moet worden. De kolommen kleuren rood als er teveel zorg geleverd of ingepland is in het zorgarrangement.

Het rapport Productie vs afspraak per cliënt gedetailleerd vergelijkt de geleverde zorg met de zorglegitimatie en het zorgarrangement van de cliënt. Dit rapport is uitgebreider en gedetailleerder dan het rapport Productie vs afspraak per cliënt: er wordt per uursoort getoond hoeveel zorg er geleverd is en gearrangeerd is ten opzichte van de zorglegitimatie van de cliënt. De kolommen kleuren rood als er teveel zorg geleverd is of ingepland is in het zorgarrangement.

Via de overdrachtsagenda is het mogelijk om een overzicht te genereren van alle cliëntafspraken en -taken per locatie. Zie Gebruik van de overdrachtsagenda op het dashboard in Ons® Dossier en Ons® Administratie voor meer informatie. 

Het rapport Detailgegevens per cliënt geeft je inzicht in de detailgegevens per cliënt. Afhankelijk van de ingevulde gegevens in de omgeving bevat het rapport onder andere identificatienummer, personalia, partnergegevens, adresgegevens, telefoonnummers, in zorg datum, verzekerraar en hoofdlocatie. Het rapport kan worden gebruikt om cliëntgegevens te controleren.

Het rapport Nieuwe cliënten geeft je inzicht in welke nieuwe cliënten in zorg zijn gekomen of die aangemaakt of ingevoerd zijn. Voordat je het rapport draait, kun je hier een keuze in maken. 

Het rapport Cliënten uit zorg geeft je inzicht in welke cliënten uit zorg zijn. Daarnaast kan je de optie Rapporteer ook cliënten met een opvolgende zorgopname inschakelen, voordat je het rapport gaat draaien.

Het rapport Zorgarrangementen afdrukken geeft je inzicht in de ingevulde zorgarrangementen per cliënt. Dit rapport opent in een pdf-bestand.

Het rapport Zorgplannen afdrukken geeft je inzicht in de ingevulde zorgplannen per cliënt. Dit rapport opent in een pdf-bestand.

Het rapport Kamerbezetting geeft je inzicht in welke kamer in welke periode of op welke datum bezet is, inclusief welke cliënt de kamer bezet houdt. Daarnaast kan de optie Houd rekening met capaciteit worden ingeschakeld. Hierdoor wordt inzichtelijk welke kamers beschikbaar zijn.

In dit afwezigheidsrapport wordt de cliëntafwezigheid uit de clientagenda gehaald. Dit wordt gedaan in een Excel bestand, er wordt een kruisje aangegeven op de dag dat de client niet aanwezig is. Weekenddagen zijn donkerblauw gekleurd. Voordat je het rapport draait, kun je kiezen welke afwezigheidsredenen je mee wilt nemen in het rapport. Zie Afwezigheidsrapportage voor cliëntafwezigheid uit agenda maken in Ons Administratie voor meer informatie . 

In dit rapport wordt via een Excel-bestand een overzicht getoond van alle zorgtechnologieën. Hierbij wordt weergegeven om welke technologie het gaat, inclusief de cliëntgegevens. Zie Rapportage Thuiszorgtechnologie voor meer informatie.

Net als in het cliëntdossier, via de knop Document aanmaken, kan via dit rapport een sjabloon worden uitgedraaid op cliënt- en locatieniveau. Via deze weg kunnen etiketten makkelijker worden uitgedraaid op locatieniveau. Zie Documenten en etiketten aanmaken voor meer informatie over het gebruik van deze functionaliteit.

Dit is een rapport dat de ingevulde vragenlijsten bij cliënten ophaalt. Er kan geselecteerd worden op de datum waarop een vragenlijst voor het laatst aangepast is, op de cliënt waarover de vragenlijst gaat, of op de antwoorden die ingevuld zijn in de lijst. Zie Rapport over vragenlijsten uitdraaien in Ons® Dossier voor meer informatie.

Voor een tekstuele analyse is het rapport Wzd / Wvggz-analyse beschikbaar. Dit rapport toont per categorie het aantal unieke cliënten dat deze vorm van onvrijwillige zorg binnen de geselecteerde periode ontvangen heeft. Deze informatie is bedoeld ter ondersteuning van de tekstuele kwalitatieve analyse. Zie Wzd en Wvggz-analysetool in Ons Dossier voor meer informatie.

Dit rapport exporteert alle gegevens voor een geselecteerd meetinstrument (ook wel archetype genoemd) als een Excel-document. Je moet het archetype, de versie ervan en de periode voor de te exporteren metingen kiezen. Optioneel kun je een locatie kiezen om alleen cliënten van die of onderliggende locaties op te nemen. Alleen cliënten waarvoor je toegang hebt voor dit rapport zijn inbegrepen, en metingen waarvoor je niet de benodigde deskundigheid hebt om ze te bekijken zijn niet inbegrepen. Zie Excel-rapport van meetinstrumenten maken in Ons Klinimetrie voor meer informatie.

De DBC-productiemonitor bevat informatie over trajecten, factuurinformatie en een overzicht van alle registraties die gemaakt zijn binnen een DBC traject. De meeste kolommen in de DBC-productiemonitor corresponderen met de gegevens die zijn ingevoerd bij het aanmaken van de DBC-legitimatie. Een aantal andere kolommen bevat informatie die door de software gegenereerd wordt, op basis van de trajectgegevens of registraties. Zie GRZ DBC-productiemonitor in Ons Administratie voor meer informatie.

Dit rapport maakt een overzicht van alle behandelingen en registraties binnen de eerstelijnszorg. Hierin worden de gekoppelde behandelingen, nog ongekoppelde behandelingen en registraties, de verwijderde behandelingen en de resultaten van de patiëntervaringsenquête getoond. Zie Eerstelijnszorg: toelichting in Ons Administratie voor meer informatie.

Het Wondregierapport bestaat uit een export-Excelbestand met daarin alle afgesloten wondbehandeltrajecten in een periode. Deze informatie kan gebruikt worden voor het maken van de sheets die aangeleverd moeten worden bij zorgverzekeraars. Zie Wondregierapport voor meer informatie.

Het rapport Actieve wondbehandelingen geeft een overzicht van alle actieve wondbehandelingen op de peildatum voor alle cliënten in de geselecteerde locaties. Alle wondbehandelingen waarvan een intake en eventueel vervolgrapportages bestaan, maar geen eindrapportage, komen in de lijst.

Zie Rapport Actieve wondbehandelingen voor meer informatie.