In deze handleiding vind je een overzicht van alle medewerkerraporten die binnen Ons® Administratie beschikbaar zijn. Per rapport wordt kort toegelicht waarvoor het rapport gebruikt kan worden. Daarnaast wordt, waar nodig, extra uitleg gegeven over specifieke kolommen of gegevens in het rapport. Algemene en veelgebruikte kolommen, zoals cliëntnummer, medewerkernummer en andere standaardgegevens, worden niet afzonderlijk toegelicht, omdat deze als bekend worden verondersteld.
Voordat je een rapport uitvoert, kun je vaak aanvullende instellingen opgeven, zoals het toepassen van filters, het kiezen van een team of het selecteren van een periode. Omdat veel van deze instellingen bij meerdere rapporten terugkomen, worden deze niet per rapport afzonderlijk toegelicht.
Let op
Je moet beschikken over de juiste taak (autorisatie) om een rapport te kunnen draaien binnen de Ons® Suite. Alleen wanneer deze taak aan jou is toegekend via Ons® Autorisatie, is het betreffende rapport zichtbaar en beschikbaar om uit te voeren. Ontbreekt een rapport in jouw overzicht, dan kan dit verschillende oorzaken hebben. Het is mogelijk dat de benodigde taak nog niet aan je account is toegekend of dat het rapport nog niet is ingeschakeld via Overige instellingen > Rapportage-instellingen.
Voor sommige rapporten zijn daarnaast aanvullende autorisaties nodig om de gegevens in het rapport te mogen bekijken. Denk bijvoorbeeld aan de taak Basisgegevens [van een medewerker] inzien. Heb je deze autorisatie niet, dan kan het rapport geen of slechts gedeeltelijke informatie tonen.
Verloningsrapportage
Met het rapport Verloningsrapportage kun je achterhalen hoe de totale werktijd van de medewerker tot stand is gekomen met behulp van een filter waar alle gebruikte uursoorten instaan. Ook tonen we het aantal werkdagen, de ORT en eventuele andere toeslagen van bijzondere uursoorten. Zie Verloningsrapport maken voor meer informatie.
Werkstaten per team afdrukken
Via het rapport Werkstaten per team afdrukken krijg je een weergave van de gewerkte tijd per team over de geselecteerde periode met alle zorgregels per dag inclusief begin- en eindtijd en de opgetelde totalen aan het eind van de geselecteerde periode. Dit is een pdf-bestand, geschikt om te printen.
Alle weekkaarten van team afdrukken
Dit rapport draai je over een specifieke week waarover je de weekkaart wilt afdrukken. Je krijgt hier bijna dezelfde weergave als de weekkaart in Ons® Administratie. Je ziet de dagen bovenaan staan en het aantal gewerkte uren per dag, ook zie je weekkaartuursoorten als deze zijn ingericht via het weekkaartprofiel van de medewerker. In dit overzicht worden de gewerkte uren onderaan de week afgezet tegen de contracturen van de medewerker zodat je kan zien of de medewerker voldoende uren heeft gemaakt.
Saldirapport per medewerker
Het rapport Saldirapport per medewerker bevat informatie over het verlof- en compensatiesaldi van de medewerker. Het rapport geeft hiermee snel inzicht in de verschillende saldi per medewerker, op elke gewenste peildatum. Dit rapport neemt alleen gefiatteerde zorgregels mee. Een peildatum in de toekomst houdt dus geen rekening met toekomstige verlofregels, omdat deze nog niet gefiatteerd zijn. Zie Saldirapport uitdraaien voor meer informatie.
Brieven en etiketten voor medewerkers
Via deze functie kunnen documenten en etiketten worden aangemaakt vanuit de context van een medewerker. De werkwijze voor het aanmaken van documenten en etiketten is gelijk aan die van cliënten. Zie Documenten en etiketten aanmaken voor meer informatie over het gebruik van deze functionaliteit.
Wanneer een document of etiket via de medewerkerscontext wordt aangemaakt, worden automatisch de tags gevuld die betrekking hebben op medewerkergegevens. Deze zogenoemde medewerkertags kunnen worden gebruikt om informatie van de betreffende medewerker op te nemen in het document of etiket.
Een overzicht van de beschikbare tags en medewerkertags is te vinden in Gebruik van tags en sjablonen.
Detailgegevens per medewerker
Met het rapport Detailgegevens per medewerker krijg je inzicht in de detailgegevens van medewerkers. Afhankelijk van de ingevulde gegevens in de omgeving bevat het rapport onder andere personalia, contractgegevens, cao-gerelateerde informatie, normdagen en deskundigheden. Het rapport kan worden gebruikt om medewerkersgegevens te controleren of te analyseren.
Daarnaast is de volgende aanvullende optie beschikbaar:
- Rapporteer ook uurloon: wanneer je beschikt over de juiste autorisatie om uurlooninformatie van medewerkers in te zien, wordt deze optie getoond. Als je deze optie selecteert, wordt het uurloon van de medewerkers opgenomen in het rapport.
Overzicht gemaakte kilometers
Met het rapport Overzicht gemaakte kilometers krijg je inzicht in de declaraties die medewerkers binnen een opgegeven periode hebben geregistreerd. Het rapport toont alle geschreven declaratiesoorten, zoals kilometerdeclaraties en dagdeclaraties (bijvoorbeeld een fietsdag of thuiswerkdag).
Per declaratie worden onder andere de volgende gegevens weergegeven:
- Declaratienaam: de naam van het declaratiesoort.
- Declaratiedatum: de datum waarop de declaratie is geregistreerd.
- Declaratiehoeveelheid: het aantal gedeclareerde kilometers of dagen.
- Declaratie-eenheid: de eenheid waarin de declaratie is vastgelegd, zoals kilometers of dagen.
Bij het genereren van het rapport kun je een periode selecteren en aangeven voor welke medewerkers het rapport moet worden opgesteld. Daarnaast kun je kiezen of alle zorgregels moeten worden meegenomen of uitsluitend de gefiatteerde zorgregels.
Dit rapport kan worden gebruikt om geregistreerde declaraties te controleren of te analyseren.
Let op
Hoewel dit rapport in de rapportlijst de naam Overzicht gemaakte kilometers heeft, wordt het gegenereerde rapport weergegeven als Overzicht declaraties van medewerkers.
Werkgebonden personenmobiliteit
Met het rapport Werkgebonden personenmobiliteit krijg je inzicht in de gegevens die binnen Ons® Administratie worden vastgelegd voor de rapportageverplichting Werkgebonden Personenmobiliteit (WPM). Het rapport kan worden gebruikt als basis voor het aanleveren van deze gegevens. Optioneel kun je de instelling Gebruik 1 juli 2024 als startdatum voor het eerst ingevoerde voertuig dat na deze datum is toegewezen inschakele.
De gegevens in het rapport worden op basis van de geregistreerde mobiliteitsgegevens ingedeeld in twee hoofdstukken (zie toelichting op kolommen voor meer informatie). Zie Rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (wpm) voor meer informatie.
Toelichting op kolommen
- Hoofdstuk 3: Zakelijk - lease en/of eigen wagenpark: Kilometers die zijn geregistreerd met een leaseauto worden opgenomen onder hoofdstuk 3 (lease en/of eigen wagenpark).
- Hoofdstuk 5: Zakelijk – declaraties: Wanneer geen leaseauto is geregistreerd en de medewerker gebruikmaakt van een eigen auto, worden de kilometers opgenomen onder hoofdstuk 5 (declaraties).
- Tabblad Uitval: Wanneer kilometers zijn geregistreerd op een standaard declaratiesoort, maar voor diezelfde dag geen vervoermiddel-brandstofcombinatie is vastgelegd bij de medewerker, wordt de medewerker opgenomen op de uitvallijst van het rapport. Deze lijst helpt bij het identificeren van ontbrekende gegevens die nodig zijn voor een correcte WPM-rapportage.
Gekoppelde toestellen
Het rapport Gekoppelde toestellen geeft je een overzicht van de met Ons® gekoppelde mobiele toestellen binnen de organisatie. Zie Rapporten mobiele apps voor meer informatie.
Apps in gebruik in de organisatie
Het rapport Apps in gebruik in de organisatie Een overzicht van alle (versies van de) Ons® apps die binnen de organisaties worden gebruikt. Zie Rapporten mobiele apps voor meer informatie.
