Zorgregels corrigeren (via overzicht medewerker)

Een overzicht van de zorgregels is nu zichtbaar. Hier kan je op verschillende manieren een dag selecteren. Via de pijltjes kan je een bepaalde periode selecteren, links verschijnen de dagen van de week of selecteer via de optie 'kies een dag...' handmatig een dag.

Wijziging aanbrengen

1. Klik op het driehoekje om voor of na de betreffende zorgregel, een nieuwe zorgregel toe te voegen.

2. Klik op de uursoort om deze te wijzigen. Wanneer de algemene term 'cliëntentijd' vermeld staat, betekent dit dat de uren automatisch verdeeld zijn aan de hand van de verdeling in het zorgarrangement.

3. De tijd van de zorgregel is te wijzigen door op de begintijd te klikken.

4. De gehele zorgregel is te verwijderen door op het kruisje te klikken.

Wanneer je de wijzigingen hebt gemaakt, klik dan op terug.

Wijziging van de uursoort

Wanneer er geklikt wordt op de uursoort, verschijnt het onderstaande scherm:

1. De eerste optie bepaalt of de uren automatisch worden verdeeld, of dat deze handmatig worden verdeeld. Het kan voorkomen dat bij het selecteren van de eerste optie een waarschuwing verschijnt dat het arrangement van de cliënt niet overeenkomt met de deskundigheid van de medewerker.

2. Met deze optie kan bepaald worden dat er nog geen uursoorten worden geselecteerd. Dit kan handig zijn als er onduidelijkheid bestaat over het arrangement en de geregistreerde tijd. Het gevolg als er geen uursoort is geselecteerd, is dat in het overzicht een rood vraagtekentje getoond wordt. De aanwezigheid van deze blokkeert ook het fiatteerproces. Er zal dus op een later moment wel een uursoort geselecteerd moeten worden.

3. Aan de bolletjes kan je snel zien of de uursoort aanwezig is in het deskundigheidsprofiel van de medewerker en/of het arrangement van de cliënt. Als dit het geval is worden de bolletjes blauw ingevuld getoond. In dit voorbeeld koen deze niet voor. Dit geeft aan dat de uursoort niet in het arrangement en ook niet in de deskundigheid voorkomt. Je kunt de bolletjes niet selecteren.

4. In de laatste kolom wordt aangegeven hoeveel minuten op de uursoort geregistreerd worden. Wanneer bij (1) is gekozen voor 'Producten zelf kiezen', kan hier de tijd ingevuld worden.

5. Indien de uursoort niet gevuld is in het overzicht, kan deze handmatig toegevoegd worden. Dit geldt ook voor eventuele toeslagen (uursoorten met de eenheid stuks, zoals bijvoorbeeld vervoer of maaltijd).

6. Om reeds gefiatteerde zorgregels te mogen corrigeren heb je het recht 'Corrector' nodig.

De tijden en duur onder de kolom Werkelijkheid zijn de geïnterpreteerde uren door Ons Administratie. Hier zie je dus wat Ons Administratie gebruikt als basis vóór eventuele berekeningen.

Voorbeeld: Stel dat een registratie gecreëerd vanuit Plannen en Roosteren wordt gewijzigd in Ons Vandaag van 6.45 uur - 7.00 uur (oorspronkelijke duur) naar 6.00 uur - 7.00 uur, dan ziet Ons Administratie de tijden van 6.00 uur - 7.00 uur als 'werkelijkheid'. De tijden en duur onder 'Na correctie' zijn de waardes zoals bepaald na een eventuele herberekening door Ons Administratie, door bijvoorbeeld beleidsregels en/of opvolgende zorgregels.

Als je een nieuwe zorgregel wilt toevoegen, klik je op het driehoekje voor of na een bepaalde zorgregel. Zie Zorgregels registreren of toevoegen in Ons Administratie voor meer informatie.

1. Zoek een cliënt voor het toevoegen van een directe zorgregel.

2. Zoek een uursoort voor het toevoegen van een indirecte zorgregel.

3. De getoonde eindtijd is onafgerond.

4. Vul de duur in (+aantal minuten) of vul de eindtijd in (uu:mm of u:m).

5. Vul de reden van de toevoeging in.

Wanneer Ons Agenda gebruikt wordt als bron voor zorgregels, dan dienen eventuele wijzigingen in de zorgregels in Ons Agenda gemaakt te worden. Wanneer een wijziging wordt gedaan middels 'Zorgregels corrigeren' in Ons Administratie of middels de werkstaat in Ons Medewerkerportaal, dan heeft die wijziging geen effect op de registraties in Ons.

Deze melding kan voorkomen wanneer je een zorgregel wil toevoegen via Ons Administratie, bijvoorbeeld via het scherm "zorgregels corrigeren". De melding kan ook voorkomen als je een zorgregel wil aanpassen in het Medewerkerportaal.

De melding ontstaat doordat er een zorgregel aanwezig is die op basis van de werkelijke tijd een overlap heeft met de regel die toegevoegd wordt.

Oplossing

1. Bekijk de registraties van de medewerker voorafgaand aan de regel die toegevoegd moet worden. Dit kan op dezelfde dag zijn, maar ook een of meerdere dagen in het verleden.

2. Zoek naar een registratie waarbij de werkelijke eindtijd voorbij de eindtijd ligt waarop je de nieuwe registratie wil toevoegen.

3. Corrigeer de eindtijd van deze registratie.

4. Nu kan de nieuwe registratie alsnog ingevoerd worden.

In schermen over zorgregels heb je de optie om het periodetype te wijzigen naar Periode of Maand. Standaard staat deze periode ingesteld op Maand. Als je deze standaardwaarde wilt wijzgen, ga je naar Beheer > Instellingen > Overige instellingen > Algemene instellingen. Selecteer bij Voorkeur periode type onder Zorg welke periode je standaard wilt weergeven.

Deze functionaliteit is alleen beschikbaar vanuit de pilot Kostenplaats in Ons Agenda. Je kunt kostenplaatsen aanpassen bij het maken van registraties in Ons Agenda en bij het corrigeren van zorgregels in Ons Administratie. Hieronder lees je per applicatie hoe je dat instelt.

Via de weekkaart kunnen, afhankelijk van de instellingen van de weekkaart, indirecte zorgregels worden ingevoerd. Per uursoort vul je de duur van de activiteit in en de zorgregel start altijd om 8:00u die dag en mag overlappen met andere zorgregels. Deze zorgregels krijgen als bron 'Timesheet'. Pas zodra deze zorgregels zijn geaccordeerd door de medewerker ('Klaar met invullen en verstuur'), kunnen ze worden gefiatteerd door de teammanager en kunnen de zorgregels niet meer worden aangepast.

Zolang de zorgregels nog niet zijn gefiatteerd, kunnen ze altijd nog gewijzigd worden door eerst de verstuurde kaart in te trekken. Via de weekkaart kunnen zorgregels worden gecorrigeerd door op de link van de dag te klikken waarbij je uitkomt op het scherm 'Zorgregels corrigeren' zoals hier staat beschreven.