Eerstelijnszorg: declareren of factureren

1. Ga naar Beheer > Export.

2. Zoek het exportprofiel is aangemaakt voor eerstelijnszorg (PM304).

   Zie Financiële configuratie eerstelijnszorg voor meer informatie over het aanmaken van een exportprofiel.

3. Klik op start export achter het exportprofiel. De opties voor de export verschijnen:

4. 

5. Selecteer het tijdsvenster, of het een test- of productie-export betreft, en de boekingsdatum. Als de export ingepland moet worden kan dit ingevuld worden bij 'Uitvoeren op'. De beschrijving van de export kan aangepast worden indien gewenst.

   We raden aan om altijd eerst een testexport uit te voeren, voordat je een productie-export uitvoert. Bij de testexport kun je de uitvallijst controleren, en eventuele fouten herstellen voordat je de productie-export uitvoert.

6. Kies voor welke debiteuren de export uitgevoerd moet worden. De debiteuren die rechts staan worden meegenomen in de export.

   Door op de bovenste twee pijltjes naar rechts te klikken selecteer je alle debiteuren in één keer.

7. Klik op Start export.

Exportbestanden

Zodra de export gereed is, zijn minimaal 2 bestanden zichtbaar:

• PM304-exportbestanden (*.asc): Per verzekeraar (UZOVI-code) wordt één bestand gegenereerd.

• Een Excel-rapportage zichtbaar met daarin leesbare inhoud van de exportbestanden.

Declaratiebestanden aanleveren bij VeCoZo

Na het genereren van een export moeten de bestanden aangeleverd worden bij VeCoZo. Dit kan via de Berichtenbox of handmatig (download in dat geval het exportbestand en upload deze zelf bij VeCoZo.

Om facturen naar cliënten te kunnen versturen, is het nodig om een handmatig factuurprofiel aan te maken. Zie daarvoor de handleiding Factuurprofiel- en sjabloon configureren.

Het maken van een handmatig factuurprofiel werkt op dezelfde wijze. Kies als bron (te exporteren registraties) Eerstelijnszorg. Het selecteren van een filter is niet nodig.

Nadat de declaratie of factuur is gemaakt, en er worden wijzigingen gedaan in registraties van de betreffende periode, dan zullen deze mutaties als credit/debet worden behandeld.

Om de mutaties te verwerken in de declaraties, is het nodig om te declareren met inbegrip van de oude periode. Alleen op die manier worden ook mutaties geëxporteerd.

Zodra de PM304-bestanden zijn aangeleverd, worden PM305-retourbestanden door de verzekeraar gemaakt. Deze worden vervolgens via VeCoZo beschikbaar gesteld en kunnen in de applicatie ingelezen worden via Beheer > Berichten inlezen. Deze berichten bevatten informatie over de status van de declaratie. Deze is geheel goedgekeurd, afgekeurd, of deels goedgekeurd. Hiermee is het proces vergelijkbaar met de AW319/AW320.

Via het factuuroverzicht (Beheer > Facturatie > Factuuroverzicht > PM304 eerstelijnszorg) kun je het overzicht van declaraties per declaratieregel bekijken.

Onvolledige vergoedingen

Deze afspraak is uitsluitend gemaakt met betrekking tot retourcode 0613 'Prestatie is niet (volledig) declarabel volgens de verzekeringsvoorwaarden'.

Als een regel met een afwijkend bedrag is goedgekeurd, dan is dit per regel te zien. In bovenstaand voorbeeld zie je dat bij cliënt B Atient de regel van 16,26 voor slechts 6,26 vergoed wordt. Door de regel aan te vinken en vervolgens op de knop Naar cliëntfactuur te klikken, wordt het verschil (in dit geval 10,00) in het systeem aangegeven, zodat deze bij de eerstvolgende handmatige facturatierun aan de cliënt gefactureerd wordt.

Het verschil kan ontstaan vanwege een verschil tussen het opgegeven tarief en het met de verzekeraar afgesproken tarief. Ook kan het verschil ontstaan als de verzekeraar een declaratie heeft ontvangen, maar waarbij de verzekeraar aangeeft dat de cliënt de factuur moet betalen. Als dat voor het volledige factuurbedrag het geval is, wordt 0,00 toegekend en moet het volledige bedrag op deze wijze bij de cliënt gefactureerd te worden.

De geel gearceerde regel behoort tot dezelfde behandeling als de deels afgekeurde regel. In dit voorbeeld komt dit omdat producten PEZ-5000 en PEZ-5001 gelijktijdig onder dezelfde behandeling gedeclareerd worden. Hierdoor zijn voor deze regel geen verdere acties nodig.

Als een gedeeltelijke factuurregel naar de cliënt gefactureerd wordt, wordt er een vinkje voor de betreffende factuurregel weergegeven.

Cliëntfacturen ongedaan maken

Voor een PM305-retourbericht binnen de PEZ is het mogelijk om de cliëntfacturen ongedaan te maken. Hiervoor gebruik je de knop Cliëntfactuur terugdraaien.