De verzekeringsgegevens van cliënten zijn op meerdere manieren in te voeren. Dit kan handmatig, maar ook via de COV controle. De COV controle controleert de verzekeringsgegevens van de cliënt.
Benodigde autorisaties
Taak: Administratieve gegevens [van een cliënt] bewerken
Taak: Verzekeringen [van een cliënt] bewerken
Verzekeringsgegevens invoeren
De COV controle controleert de verzekeringsgegevens van de cliënt. Per cliënt is de controle uit te voeren. De controle is ook in bulk te doen via de rapportage 'Vecozo COV controle cliënten'.
Voordat deze functionaliteit te gebruiken is, moet het Vecozo certificaat geïnstalleerd zijn en moet de mogelijkheid om de COV controle uit te voeren ingeschakeld zijn. Zie ook: VECOZO systeemcertificaat aanvragen en installeren.
De verzekeringsgegevens van cliënten zijn op twee manieren in te voeren; ofwel handmatig, ofwel via de COV controle. In beide gevallen kunnen de volgende gegevens over de verzekering van de cliënt opgeslagen worden:
Het type verzekering (basis, aanvullend, tandarts)
De verzekeraar (Univé, Menzis, etc.)
Het polisnummer
De begin-/einddatum van de verzekering.
Ook wordt de bron van de input van de verzekeringsgegevens getoond:
MAN = Manueel (handmatig)
COV = COV-controle (middels een Vecozo certificaat)
EXT = Extern (via een XML-import)
Indien gebruik wordt gemaakt van de Zorgweb-koppeling (Inzien polisgegevens via Zorgweb), is ook informatie in te zien over de specifieke dekkingsinformatie per discipline van de cliënt.
Handmatige invoer
Navigeer naar de plek waar je de verzekeringsgegevens kunt invoeren: Cliënt > Financieel > Verzekeringen.
Klik op het plus-icoon.
Voor sommige verzekeringen geldt dat deze eigenlijk onder een andere Uzovi-code vallen. Als je deze informatie in zo'n geval bij de cliënt wilt vastleggen, kun je daarvoor een Label gebruiken. Als voorbeeld kan je 'ZEKUR' selecteren, deze valt onder de Uzovi-code van Unive: 0101. In het nieuwe design is dit samengevoegd in de dropdown van verzekeraars; dit staat dan in blokhaken achter de verzekeraar vermeld: '0101 - N.V. Univé Zorg [ZEKUR - Zekur]'.
Verzekeringen van het type "basis" mogen niet met elkaar in tijd overlappen; er kunnen nooit meerdere basisverzekeringen tegelijkertijd bij een cliënt geldig zijn.
COV-controle uitvoeren
Alleen actieve/geldige verzekeringen worden op het tabblad Financieel bij een cliënt weergegeven.
Navigeer naar de plek waar je de COV controle kunt uitvoeren via Cliënt > Financieel > Verzekeringen.
Klik op COV-controle.
Selecteer een peildatum. Aan de hand van de peildatum worden de verzekeringsgegevens geïmporteerd die op dat moment bij de cliënt van kracht zijn of waren. Standaard is 'vandaag' ingevuld. Een datum tot 2 jaar terug is in te voeren.
Voer de controle uit.
In het overzicht op dezelfde pagina worden de gegevens getoond en wordt de peildatum van de COV controle weergegeven.
Mocht het resultaat zijn dat met het opvragen op een peildatum in het verleden een andere verzekering getoond wordt, dan wordt deze tussen de huidige verzekeringen gevoegd. De voorgaande verzekering krijgt dan automatisch een einddatum en de achterliggende verzekering een begindatum.
Zie je een foutmelding? Mogelijk is er geen certificaat geïnstalleerd, is deze niet meer geldig, of is de functionaliteit uitgeschakeld. Zie ook: VECOZO systeemcertificaat aanvragen en installeren
Bulk COV-controle uitvoeren
Het rapport "VECOZO COV-controle cliënten" wordt gebruikt om een bulk-COV controle voor meerdere cliënten tegelijk uit te voeren. Bij het uitdraaien van dit rapport wordt voor betreffende cliënten dus direct een COV-controle uitgevoerd. Op deze manier is het niet nodig om voor elke individuele cliënt op de knop 'COV controle' te drukken.
De gegevens uit het rapport zijn derhalve afkomstig van VeCoZo en komen niet uit Ons Administratie.
Navigatie
Ga naar Rapporten > Cliënt > VECOZO COV-controle cliënten.
Het rapport is te genereren over een selectie van cliënten. De geselecteerde periode wordt gebruikt om te bepalen welke cliënten voor een COV-controle in aanmerking komen. Als peildatum voor de COV-controle wordt de begindatum van de periode gebruikt. Indien een periode wordt geselecteerd waarbij het jaar van de begindatum anders is dan het jaar van de einddatum (bv. begindatum = 01-12-2018 en einddatum = 01-01-2019), dan wordt ook de einddatum als peildatum gebruikt.
Instellen of COV controle verplicht is
Ga naar Beheer > Instellingen > Financieringsstromen, kies een financieringsstroom en klik op wijzigen.
Hier is in te stellen of een COV controle verplicht is. Wanneer ja wordt ingesteld, wordt voor cliënten met de betreffende zorglegitimatie een COV controle uitgevoerd middels de rapportage VECOZO COV-controle cliënten.
Het rapport is leeg
De rapportage wordt alleen uitgevoerd voor cliënten met een legitimatie waarvoor is aangegeven dat COV controle verplicht is en die zorg krijgen in de geselecteerde periode. Als het rapport leeg is kan dit betekenen dat:
alle cliënten gecontroleerd zijn;
de COV controle functionaliteit niet goed staat ingesteld (geen certificaat aanwezig of certificaat verlopen).
Webservice response returned: 403 - Forbidden of - Invalid client certificate
Deze foutmeldingen treden op als de URL die wordt aangeroepen, niet mag worden aangeroepen door de desbetreffende instantie of server. In dit geval heeft de instelling:
niet de juiste rechten om een COV-controle uit te voeren;
nog niet de mogelijkheid om een grouperaanlevering te doen bij de productiegrouper;
niet de mogelijkheid om naar de acceptatiegrouper aan te leveren.
geen geldig certificaat in gebruik
Houdt er dus rekening mee dat beide certificaten (UZI en Vecozo) geldig moeten zijn, anders werkt COV/Grouper niet. Voor enkel de COV-controle is alleen het VeCoZo-certificaat nodig, dus niet het UZI-certificaat.
