Benodigde autorisatie
Taak: Zorgregels fiatteren
Inzage in te fiatteren gegevens door de fiatteerder vindt plaats op basis van het standaard teambereik. Alleen gegevens van medewerkers van teams waar de gebruiker voor geautoriseerd is in het standaard bereik, worden getoond en zijn te fiatteren. Daarom moeten teams expliciet aan het standaardbereik van een medewerker in Ons Autorisatie worden toegevoegd als die medewerkers die teams moet kunnen inzien bij het fiatteren. Het bereik Alle medewerkers is hiervoor niet voldoende.
Via een audit in Ons Autorisatie kun je achterhalen wie een medewerker gefiatteerd heeft. Zoek daarvoor op de actie Fiatteert zorgregels in het onderdeel Audits.
Zorgregels fiatteren in Ons Administratie
Ga in Ons Administratie naar en kies voor het team waarvan je de zorgregels wil fiatteren.
Het bovenste deel van het fiatteerscherm geeft een overzicht van de gegens in de gekozen periode:
Overzicht: dit overzicht geeft de totale tijd weer, ingedeeld in verschillende categoriëen en vervoer-declaraties.
Selecteer de juiste periode/week. Standaard wordt de week voorafgaand aan de huidige week geselecteerd, omdat de huidige week niet te fiatteren is.
Diagram: deze cirkeldiagram geeft een schematische verdeling van de tijd weer, verdeeld in de categorieen Tijd voor zorg (dit is de cliënttijd), Indirecte tijd, Vakantie en Ziekte. De waardes hiervan worden berekend op basis van de geregistreerde werktijd.
In het onderste gedeelte is een overzicht van medewerkers van de gekozen locatie te zien. Van de medewerkers die in het blauw worden getoond staan nog zorgregels open die gefiatteerd kunnen worden. Bij de grijsgedrukte namen zijn de uren al gefiatteerd.
Als je op de titel van deze gegevens klikt, wordt de lijst op basis van deze gegevens gesorteerd.
Als je met je muis over een titel of gegevens in deze tabel beweegt, wordt meer informatie weergegeven.
Klik op de knop Fiatteren Week ##-JAAR om alle zorgregels van dit team te fiatteren.
Als alle zorgregels van deze week al gefiatteerd zijn, is deze knop niet zichtbaar.
Fiatteren bij medewerkers zonder weekkaartprofiel
In sommige gevallen verschijnt een melding dat het niet mogelijk is om de uren van een medewerker te fiatteren omdat er geen weekkaartprofiel is gevuld, terwijl de medewerker wel een weekkaartprofiel heeft. Dit kan wanneer een medewerker uren mag corrigeren en aanvullen in het Medewerkerportaal, maar deze nog niet heeft geaccordeerd. Zorg dat de medewerker de weekkaart heeft geaccordeerd.
In andere gevallen kan het handig zijn om uren te kunnen fiatteren bij medewerkers die geen weekkaartprofiel hebben. Volg hiervoor de volgende stappen:
Ga naar en ga naar het kopje Fiatteren.
De volgende instellingen zijn zichtbaar
Het vinkje Weekkaarturen alleen fiatteren als: Klaar met invullen en versturen bepaalt of uren gefiatteerd mogen worden als een medewerker geen weekkaartprofiel heeft of wanneer de medewerker de uren niet geaccordeerd heeft in het Medewerkerportaal.
Als het vinkje aanstaat, kunnen alleen uren van medewerkers met een weekkaartprofiel gefiatteerd worden en moet de medewerker de weekkaart zelf accorderen alvorens er gefiatteerd kan worden.
Medewerkers uitsluiten van fiatteren
Als één medewerker van een team registratiefouten heeft, kun je de medewerker uitsluiten, zodat je de anderen in het team toch in één handeling kunt fiatteren. Dit uitsluiten is alleen voor jouw sessie en voor alle periodes.
In het onderste gedeelte van het fiatteerscherm klik je op de naam van een medewerker om zijn periodeoverzicht van zorgregels weer te geven. Linksonder vind je daar de knop Medewerker uitsluiten. Klik je hierop, dan verspringt de knop naar Medewerker toevoegen. Gebruik die knop als je de medewerker toch wilt opnemen.
Als je nu terug gaat naar het overzicht, zie je in de tabel achter de medewerker staan dat deze is uitgesloten. Op het moment dat je dan de zorgregels voor het team wilt fiatteren, krijg je een waarschuwing te zien die je op de hoogte stelt van alle medewerkers die zijn uitgesloten van het fiatteren.
Waarschuwingen
Het fiatteerscherm genereert diverse waarschuwingen en meldingen als registraties niet kloppen, niet volledig zijn of mogelijk problemen kunnen gaan opleveren. De volgende meldingen kunnen voorkomen:
Ongefiatteerde zorgregels en/of declaraties in de vorige periode
Als je op de melding doorklikt, wordt de week/periode weergegeven waarin nog ongefiatteerde regels voorkomen. Het kan zijn dat het overzicht van het huidige team niet weergeeft bij welke medewerker dit het geval is. Veelal komt dat omdat die medewerker uit dienst is of dat die medewerker in die week/periode aan een ander team is gekoppeld en die registraties eerst moeten worden gefiatteerd, voordat het nieuwe team dit kan overnemen.
Als het niet direct duidelijk is om welke medewerker het gaat, ga dan naar . Vul de datum in van de laatste dag van de probleemweek en zoek het team. Als je de medewerker gevonden hebt, ga je naar in het menu en zoek je die medewerker op. Klik in het tabblad Algemeen op Organisatorische eenheid. Naar alle waarschijnlijkheid is in deze week een ander team gekoppeld dan het team dat te fiatteren is. Vanuit dit oude team moet eerst worden gefiatteerd voordat dit vanuit het nieuwe team kan worden gedaan.
Weekkaart is niet gevuld
Als de weekkaart nog niet goed gevuld is, wordt een oranje waarschuwingsdriehoek bij de medewerker weergegeven. Als je hier met de muis overheen gaat, wordt de volgende waarschuwing weergegeven:
De weekkaart is ingevuld t/m [datum]. Er moeten nog [aantal] dagen geaccordeerd worden
Spreek deze medewerkers erop aan of corrigeer de weekkaart. Zie Weekkaart in Ons Administratie voor meer informatie.
Splitsing cliënttijd/werktijd in weekkaart van medewerker staat ingeschakeld
Bij een medewerker bij wie in de weekkaart Splitsing cliënttijd/werktijd staat ingeschakeld, geldt dat dit op een specifieke manier doorwerkt in de verhouding Tijd voor zorg versus Indirecte tijd. De geregistreerde cliënttijd wordt meegenomen onder Tijd voor zorg. Deze cliënttijd wordt afgetrokken van de geregistreerde werktijd. Het restant aan werktijd wordt meegenomen onder Indirecte tijd.
Geregistreerde werktijd is minder dan geregistreerde cliënttijd
Als een medewerker bij wie in de weekkaart Splitsing cliënttijd/werktijd staat ingeschakeld, meer cliënttijd heeft geregistreerd dan werktijd, dan zie je dat als volgt:
Het staafdiagram onder Tijdsverdeling is helemaal groen. In de groene balk is het percentage cliënttijd en de absolute tijd van de overschrijding terug te vinden.
Omdat alleen de geregistreerde werktijd doorwerkt in de verloning, loopt de medewerker met deze registratie het risico dat zijn gewerkte uren die alleen als cliënttijd zijn opgegeven, niet meekomen in de verloning.
Uren zijn niet goedgekeurd in het Medewerkerportaal
Als de registraties in het Medewerkerportaal nog niet zijn goedgekeurd, wordt een oranje waarschuwingsdriehoek bij de medewerker weergegeven. Als je hier met de muis overheen gaat, wordt de volgende waarschuwing weergegeven:
Uren zijn geaccordeerd t/m [datum]. [aantal] dagen moeten nog worden geaccordeerd in het Medewerkerportaal
Controleer de uren in het Medewerkerportaal. Zie Ons Medewerkerportaal: registreren toegelicht voor meer informatie.
Geen indirecte tijd geregistreerd waarmee geregistreerde cliënttijd kan worden vergeleken
Als een medewerker bij wie in de weekkaart Splitsing cliënttijd/werktijd staat ingeschakeld, alleen cliënttijd en geen werktijd heeft ingevuld, wordt dit weergegeven als een vraagteken in de groene balk onder Tijdsverdeling. Bovendien worden dezelfde waarschuwingen weergegeven als hierboven bij 'Geregistreerde werktijd is minder dan geregistreerde cliënttijd'.
Maximale declaratieafwijking voor deze periode is overschreden
Als kilometers automatisch geregistreerd worden, kan in de applicatie een marge ingegeven worden hoeveel kilometer de medewerker per week handmatig mag corrigeren, zonder dat hierop een signalering komt. Als de medewerker meer kilometers handmatig toevoegt dan de marge toelaat, wordt dit als signalering in het fiatteerscherm weergegeven. De signalering kenmerkt zich door een rood getal in combinatie met een rode +. Beweeg met je muis over de signalering voor meer informatie. Zie Automatische kilometerregistratie configureren voor meer informatie over de instelling.
Dagelijkse declaratie-grens
Als kilometers automatisch geregistreerd worden, kan in de applicatie worden ingegeven vanaf welk moment een waarschuwing moet worden weergegeven bij het overschrijden van het maximumaantal kilometers dat een werknemer op een enkele dag kan rijden. Als dat aantal wordt overschreden, wordt er een waarschuwing in het fiatteerscherm weergegeven. Zie Automatische kilometerregistratie configureren voor meer informatie over deze instelling.
Kilometerdeclaraties
Als een medewerker kilometers geregistreerd heeft voor een dag waarop geen directe uren (cliëntentijd) geregistreerd zijn, wordt een signalering weergegeven. De signalering kenmerkt zich door een rood getal.
