Zorg declareren via declaratie- of facturatie-export

1. Om een export te starten, klik je in het scherm Exportprofielen achter het benodigde exportprofiel op Start export.
   
   

   Exporteren niet mogelijk omdat de knop is uitgeschakeld? Zie: Waarom kan een export of rapportage niet gestart worden?.

2. Een nieuw scherm wordt weergegeven. Afhankelijk van het gekozen exportprofiel kunnen de invulvelden hier verschillen.

   

3. Selecteer het gewenste tijdvenster. Wanneer in deze data een overlap wordt aangegeven t.o.v. voorgaande exports, worden alleen de nog niet geëxporteerde zorgregels geexporteerd. Dit geldt alleen voor productie-exports.

4. Selecteer of het om een test-export of productie-export gaat.

   Kies altijd eerst voor een test-export. Een test-export kan oneindig maal worden gegenereerd. Indien de aanwezige uitvalredenen zijn opgelost vanuit de eerder gegenereerde test-export(s), dan kan de productie-export worden gekozen. Deze werkwijze voorkomt veel voorkomende problemen.

5. Kies de gewenste boekingsdatum. Deze datum wordt gebruikt voor de journalisering. Standaard staat de dag ingevuld waarop de export gegenereerd wordt.

6. Uitvoeren op (optioneel): kies het moment (datum én tijdstip; gebruik voor een juiste invoer het kalendertje) waarop de export ingepland wordt. Dit houdt in dat de export op het gewenste moment achteraan in de wachtrij wordt geplaatst. Staan er op dat moment geen andere exports in de wachtrij of lopen deze op dat moment? Dan zal de export op het ingevoerde tijdstip gestart worden. Exports die al worden uitgevoerd, zullen niet worden onderbroken. Indien geen moment wordt ingevuld, zal de export direct in de wachtrij geplaatst worden.
   
   

   Wordt er gebruikgemaakt van apart voorbewerken? Let er bij de uitvoeren-op- functionaliteit dan op dat er een recente voorbewerk-export uitgevoerd is op het geplande moment.

7. Debiteurselectie: selecteer welke debiteuren al dan niet geëxporteerd dienen te worden (debiteuren aan de rechterzijde worden geëxporteerd).

   Deze optie is alleen aanwezig voor de AW319 ZVW wijkverpleging of zintuigelijk gehandicapten, WMO303, JW321, JW303, ZH308, ZH310.

8. Om de export te starten, klik je op Start export.

9. Inzien voortgang: op de overzichtspagina Exportprofielen is te zien welke exports momenteel worden uitgevoerd, in de wachtrij staan of staan ingepland. De exports in de wachtrij en de geplande zijn te annuleren. Afhankelijk van de grootte van de export (gekozen tijdvenster, aantal cliënten, geregistreerde zorg, etc.) kan het proces enige tijd in beslag nemen.

Moet het exportprofiel aangepast worden, zie dan: Exportprofiel aanmaken.

Voltooide exports bekijken: wanneer de export is voltooid, is deze zichtbaar op de overzichtspagina Exportprofielen onder Laatst gedraaide exports.

Ook is deze informatie per exportprofiel terug te vinden onder FactuurexportsToon exports.

Exportrapport bekijken

Klik bij de uitgedraaide exports op Toon rapport om een verkort rapport te krijgen van de gegenereerde export. Mocht de export niet gegeneerd kunnen worden, dan kan er een foutmelding in dit rapport verschijnen. Het exportrapport toont detailinformatie over de gedraaide export.

Zo zijn een aantal basisgegevens zichtbaar (zoals de periode, het gebruikte filter, de medewerker die de export heeft uitgevoerd), maar ook specifieke informatie die alleen voor de betreffende export geldt.

Gegenereerde exportbestanden bekijken

Klik op Toon exports onder het kopje Factuurexports. In dit overzichtscherm worden alle gegeneerde exports per factuurprofiel weergegeven.

• Het overzicht toont de afleverstatus van de declaratie (b.v. voltooid of voltooid en afgeleverd in de berichtenbox).

• Een test-export wordt getoond met de letter 'T', een productie-export wordt getoond met de letter 'P'.

• Het Excel-bestand betreft een rapportage die inhoudelijk inzicht geeft over de uitgevoerde export (hierna toegelicht).

• Het ASC-bestand betreft het exportbestand dat aangeleverd kan worden. Klik op dit bestand om het bestand te downloaden en deze vervolgens aan te leveren bij de betreffende ketenpartner.

• Alle gegenereerde exportbestanden kunnen ook in één zip-bestand worden gedownload.

• Ook hier is een verkort rapport per export te openen.

Declaratie-exportrapport toegelicht

Het rapport is een Excel-bestand dat inhoudelijk inzicht geeft over het uitgevoerde export. We zullen hieronder de verschillende tabbladen uit het rapport kort toelichten.

• Overzicht: hier wordt een overzicht weergegeven van de uitgevoerde export met informatie van de selectiecriteria.

• Uitvallijst: klik hier voor voor een uitleg over een aantal specifieke uitvalredenen.

• Waarschuwingen: er kan een waarschuwing worden weergegeven bij een factuurregel. Dit geldt enkel ter waarschuwing, de factuurregel zal wel worden geëxporteerd. Een veelvoorkomende waarschuwing is 'De factuurregel is correct aangemaakt, maar locatie [...] heeft geen kostenplaats ingevuld. Vul een kostenplaats in bij deze locatie om deze factuur te kunnen journaliseren.'

• Totalen: hier wordt een overzicht weergegeven van het totaal te declareren aan factuurregels uit de export.

• Totalen(debetcreditsplit): hier wordt een overzicht weergegeven van het totaal te declareren aan factuurregels gesplitst in debet en credit uit de export.

• AGB-code: hier wordt een overzicht weergegeven van alle factuurregels uit de export, per AGB-code-/zorgkantoorcode.

Het kan voorkomen dat er mutaties en-/of correcties op bestaande zorgregels of declaraties worden gedaan. Om deze mutaties en-/of correcties mee te laten komen in de declaratie-export, moet je in het tijdvenster aangeven vanaf welke maand/periode t/m welke maand/periode (opnieuw) geëxporteerd dient te worden. Stel; je selecteert januari 2019 t/m mei 2019, dan worden mutaties vanaf januari 2019 meegenomen in de export. Indien er gebruik wordt gemaakt van voorbewerken, dan kan het bij bepaalde redenen van uitval nodig zijn dat er opnieuw moet worden voorbewerkt.

Onderstaande uitvalredenen zijn reden waardoor er opnieuw dient te worden voorbewerkt over dezelfde periode

• Ontbrekend product

• Ontbrekende debiteur

• Ontbrekende AGB-code

• Ontbrekend tarief

Omdat het bij de iWmo303 en iJw303 niet is toegestaan om een export in te dienen over een periode met een einddatum in de toekomst, is er voor het uitvoeren van een test-export gekozen om de dagtekening van de export altijd met 1 maand te verhogen. Op deze wijze kan de testexport ingezet worden om gegevens over de aankomende maand te testen. Bepaalde gegevens komen namelijk alleen naar voren als deze binnen de grens van de dagtekening vallen. Deze optie is niet noodzakelijk bij AW319-testexports: hier bevinden zich namelijk geen gegevens in die afhankelijk van de dagtekening wel of niet weergegeven worden.

Bij het uitdraaien van een declaratie-export met daarin een jaarovergang, geldt een iets andere werkwijze voor de AW319, WMO303, JW303, JW321 en PM304.

• Als er een periode met een jaarovergang gekozen wordt, bestaat de keuze voor het exporteren van het oude, of het nieuwe jaar. Afhankelijk van de gemaakte keuze wordt van de geselecteerde periode dan alleen het oude of het nieuwe jaar meegenomen in de export. Hier moeten dus twee exports gedraaid worden om de volledige periode uit te kunnen draaien.

• Voor de Wmo303 en de Jw303 bestaat nog een extra mogelijkheid: hier is het mogelijk om de volledige jaarovergang in één export te genereren via de extra optie Complete periode exporteren.