Vereiste configuratie
Om declaratieregels in te kunnen richten, moet in Ons het declaratiesysteem geactiveerd zijn. Uitleg hierover is te vinden in Diverse facturatie-instellingen toegelicht.
Via de zorgtoewijzing van de cliënt.
Ga naar Cliënt > Zorglegitimatie en kies voor de betreffende zorglegitimatie.
Door te klikken op het 'handje' wordt het basis gedeelte van de ZZP-declaratie alvast ingevuld. Vervolgens is het proces hetzelfde als bij een compleet handmatig vastgelegde ZZP-declaratie.
Let op: Het handje met geld is alleen zichtbaar als Periodieke declaraties toestaan in de productinrichting van het betreffende product is ingeschakeld.
ZZP handmatig vastleggen
Het kan zijn dat de gewenste prestatiecode niet via bovenstaande manier kan worden gevonden. In dat geval kan een handmatige declaratie bij de cliënt worden toegevoegd via de optie Declaraties en aanvullende diensten. Deze functionaliteit is zowel te vinden op het administratief overzicht van de cliënt, als op het tabblad Financieel.
Volg de onderstaande stappen om de ZZP-declaratie vast te leggen.
Kies in het declaratiescherm voor Nieuwe declaratie.
Kies bij het type declaratie voor: Hoofdprestatie en klik op volgende.
Er verschijnt nu een drop-down menu met daarin alle aanwezige legitimaties binnen de iWLZ van de cliënt. Selecteer de juiste legitimatie en klik op volgende.
Kies bij het tabblad 'prestatie' de gewenste hoofdprestatie. Vervolgens zullen de daarbij mogelijke toeslagen/aanvullende prestaties verschijnen. Voeg deze, indien gewenst, toe en klik op volgende.
In het tabblad 'Opties' verschijnen een aantal gegevens die gecontroleerd en/of ingesteld kunnen worden:
Geef hier de juiste begin- en evt. einddatum in.
Specificeer of de periodieke declaratie geldt voor de Hele week of alleen op Geselecteerde dagen moet gelden. Maakt jouw zorgorganisatie gebruik van de verblijfsfunctionaliteit in Ons? Dan is ook de optie Bij verblijf beschikbaar bij prestaties waar verblijf van toepassing is. Met deze optie stel je in dat de bijbehorende prestatie alleen gedeclareerd wordt als er sprake is van verblijf door de cliënt. Zijn er afwezigheden bij de cliënt vastgelegd (via Ons Agenda of via de Cliëntagenda)? Dan hebben deze afwezigheden conform de verblijfsregelgeving invloed op de declaratie via de declaratieregel.
Geef eventueel een aangepast tarief en een aangepaste kostenplaats in.
Let op: Als er wijzigingen aangebracht worden, zal dit voor alle losse prestaties en toeslagen eerst gedaan moeten worden. Klik daarvoor op de declaraties die genoemd staan onder 'Stel declaraties in en sla op'.
Door op Opslaan te klikken wordt de declaratie vastgelegd en is deze vervolgens zichtbaar in het declaratieoverzicht van de cliënt.
Intramuraal (oude wijze)
In enkele gevallen zijn prestatiecodes alleen te vinden door bij stap 1 type Intramuraal (oude wijze) te selecteren.
Stap 2 Selectie is dan niet van toepassing.
Bij stap 3 (Prestatie) zijn 2 verschillende keuzes te maken. Deze zijn gebaseerd op de prestatiegroepen en vervolgens de prestatiecode.
Een complete lijst met beschikbare ZZP-prestaties en prestatiecodes vind je via: Beheer > Instellingen > Overige Instellingen > ZZP-prestatieinstellingen.
Voor bijvoorbeeld een toewijzing met het zorgprofiel 'VV 9B' geldt de prestatiecode 'Z097 - ZZP 9bVV (incl.BH incl.DB)'. Deze staat in de koppeltabel onder 'prestatiegroep 99 Onbekend'. In Ons Administratie is dat als enige prestatiegroep vertaald naar 'Overig'.
Wijzigen of verwijderen van de declaratie
Vaak worden declaraties zonder einddatum vastgelegd, omdat de toewijzing geen einddatum heeft. Ook kan het zijn dat er gekoppeld is aan de verkeerde toewijziing of dat de opname niet heeft plaatsgevonden als bijvoorbeeld de cliënt vroegtijdig is overleden. Het is mogelijk om de gegevens van de declaratie aan te passen of de declaratie volledig te verwijderen. Klik hiervoor op Details.
Rechts in beeld verschijnen nu de knoppen Wijzigen, Verwijderen en Zorgtoewijzing wijzigen.
Wijzigen: hiermee vul je bijvoorbeeld een einddatum, afwijkend tarief of kostenplaats in.
Verwijderen: hiermee verwijder je de declaratie.
Zorgtoewijzing wijzigen: hiermee wijzig je een gekoppelde toewijzing.
Extra toeslagen toevoegen
Het kan zijn dat een toeslag niet direct wordt getoond bij het aanmaken van de declaratie of dat deze op een later moment moet worden toegevoegd. Dit kan door een extra nieuwe declaratie te maken met de optie Aanvullende diensten of Intramuraal (oude wijze). Sommige prestatiecodes zijn op dit moment onder de eerste optie te vinden, andere onder de tweede. Dit zal op een later moment worden samengevoegd.
Toewijzingen met 1 dag overlap
In het geval van een toewijzing voor VPT of Verblijf zonder Opname kan het zijn dat bij overplaatsing naar een andere AGB binnen dezelfde organisatie een overlap ontstaat op de laatste en eerste dag van beide toewijzingen. Dit kan problemen geven bij de declaratie. Op deze dag wordt de oudere toewijzing als geldig gezien m.b.t. het declareren van geleverde zorg. Wanneer de ZZP-declaratie op deze dag al aan de nieuwe toewijzing is gekoppeld, wordt deze zorg als niet gedekt door de declaratie gezien en apart gedeclareerd. Dit veroorzaakt afkeur. Door de eind- en begindatums van de ZZP-declaratie aan te passen, zodat deze niet meer overlappen, wordt dit gecorrigeerd.
Postcode afhankelijke tarieven
Vanaf 1 januari 2020 gelden er voor bepaalde postcodes NBF (Niet-beïnvloedbare factoren) tarieven. Bij de keuze van de te declareren prestatie wordt onderscheid gemaakt tussen prestaties incl. NBF en prestaties excl. NBF. Op het moment dat een keuze wordt gemaakt voor een prestatie incl./excl. NBF controleren we de postcode. Als deze afwijkt van de lijst met NBF postcodes geven we een signalering in het volgende scherm (stap 4).
De waarschuwing is ook terug te zien in de export.
