GRZ DBC's toegelicht in Ons Administratie

Als een cliënt in aanmerking komt voor geriatrische revalidatiezorg is in Ons Administratie een DBC zorgtraject te openen. Hierin leg je gegevens vast over de aard van de aandoening (diagnose) en verwachte behandeling.

Binnen een zorgtraject wordt ook een of meerdere subtrajecten vastgelegd. Het subtraject is een afgebakende periode waarbinnen geleverde zorg gedeclareerd kan worden.

Er gelden specifieke regels met betrekking tot de tijdsduur dat een (sub)traject geldig is:

• DBC-subtrajecten mogen 120 dagen duren. Het verschil tussen de begindatum en de einddatum van het traject moet 120 dagen zijn, inclusief de begin- en einddatum van het traject.

• Als de cliënt binnen 42 dagen voor dezelfde zorgvraag terugkomt, wordt er verder geregistreerd op het nog openstaande subtraject. Als dat niet zo is, wordt het subtraject afgesloten. Bij overlijden kan het traject wel direct afgesloten worden.

• De regel is dat een traject afgesloten mag worden 42 dagen na de laatste DBC-activiteit, tenzij het traject eerder de 120-dagen grens raakt. De 120-dagen-trajectduur-regel heeft dus voorrang op de 42-dagen-regel. In de DBC productiemonitor (excelrapport) is te zien hoeveel dagen er verstreken zijn sinds de laatste registratie. Zie GRZ DBC-trajecten bij de cliënt beheren voor meer informatie over de productiemonitor.

Zie GRZ DBC-trajecten bij de cliënt beheren voor meer informatie.

Met de registratie van behandelingen wordt in kaart gebracht welke activiteiten zijn uitgevoerd binnen het zorgtraject. Deze vormen de basis voor de declaratie, en ook verloning voor de medewerker.

Anders dan bij reguliere ouderenzorg (VVT), wordt bij het registreren op DBC-uursoorten geen rekening gehouden met overlap in registraties. De DBC-systematiek zit zo in elkaar dat het altijd mogelijk moet zijn om meerdere registraties op hetzelfde tijdstip te maken. Denk hierbij aan ambulante dagbehandeling in combinatie met patiëntgebonden handelen. Deze werkwijze is dus afwijkend van registraties op niet-DBC-uursoorten.

De automatische DBC-inrichting (zie DBC functionaliteit configureren) zorgt er automatisch voor dat er in eenheden van vijf minuten wordt geregistreerd.

Er zijn meerdere applicaties om DBC-activiteiten te registreren. Voor GRZ-DBC's zijn de meest gebruikelijke Ons Dossier, het Medewerkerportaal, en Ons Agenda. Het is ook mogelijk om DBC-activiteiten te registreren met behulp van TouchPro of volgens het principe Planning = Realisatie, maar deze applicaties worden minder gebruikt voor het registreren van tijd van GRZ DBC's.

Zie GRZ DBC-activiteiten registreren voor meer informatie.

DBC-trajecten kunnen worden gedeclareerd. Dit kan zowel voor afgesloten als voor niet-afgesloten trajecten (OHW).

Producten afleiden via de grouper

• Aan de hand van alle geregistreerde zorgactiviteiten (aantal verpleegdagen en aantal behandeluren) en diagnose van de cliënt, wordt bepaald welk zorgproduct hierbij hoort (ook wel afleiden genoemd). Dit wordt gedaan door middel van een export naar de DBC-grouper. De grouper analyseert de gegevens en bepaalt met behulp van de productstructuur het declarabele product. De grouper stuurt vervolgens een declarabel product terug, gebaseerd op de registraties en de diagnose van de betreffende cliënt. De grouper is een dienst van Vecozo.

• Er bestaan twee soorten groupers: de declaratie-grouper en de (optionele) OHW-grouper. In Ons zijn dit twee afzonderlijke exportprofielen, maar de werking is gelijk.

• Je kunt de grouper-export meerdere keren uitvoeren.

• Voordat je een declaratie-export doet, voer je eerst een grouper-export uit.

DIS

• Via de DIS-export wordt achtergrondinformatie over trajecten aangeleverd aan een landelijk DBC-informatiesysteem.

• Standaard wordt bij het uitvoeren van de ZH308 of ZH310-export ook de DIS-aanlevering gedaan en is het niet nodig om deze handmatig uit te voeren. In geval van fouten kan deze wel afzonderlijk geëxporteerd worden via een DIS-exportprofiel.

  Zie voor meer informatie over de configuratie DIS-verbinding configureren. Een losse DIS-export uitvoeren is te doen via het geconfigureerde exportprofiel. Deze DIS-export wordt vervolgens automatisch aangeleverd aan DIS; hiervoor hoeven geen handmatige acties worden uitgevoerd. De DIS-export aanzetten is voldoende om alle informatie aan te leveren bij DIS.

Onderhanden werk (OHW)

• Nog niet afgesloten trajecten kunnen -mits hiervoor afspraken met de verzekeraar zijn gemaakt- tussentijds worden gedeclareerd. Dit wordt onderhanden werk (OHW) genoemd.

• OHW kan optioneel worden gebruikt om bevoorschotting te ontvangen.

• De declaratie vindt plaats volgens de ZH310-standaard en kan gedaan worden via een afzonderlijk exportprofiel.

• Je dient eerst een OHW Grouper aanlevering te doen bij VECOZO, waarop je een retourbericht ontvangt welke je kunt inlezen in Ons. Pas dan worden de producten gekoppeld. Daarna kun je de ZH310 genereren en indienen.

• Bij het uitvoeren van de ZH310-export wordt ook automatisch de DIS-aanlevering gedaan.

• ZH311-berichten zijn berichten met retourinformatie.

Let op: Momenteel kunnen de ZH310- en ZH311-berichten nog niet worden verzonden en ontvangen door de Berichtenbox.

Tariefbepaling

Elk zorgproduct heeft een eigen tarief, gebaseerd op enerzijds het tarief van de behandelingen en anderzijds het tarief van het verblijf (de verpleegdagen). Naast de landelijke tarieven zijn er ook specifieke tariefafspraken tussen zorginstellingen en zorgverzekeraars. Bij de declaratie van een DBC-traject wordt het tarief gehanteerd dat bij aanvang van het DBC-traject geldig was. Is er sprake van een jaarovergang en wijzigen daardoor de tarieven, dan zal het oorspronkelijke tarief dat bij aanvang geldig was, meegegeven worden aan de declaratie.

Declaratie-export uitvoeren

• Afgesloten trajecten kunnen worden gedeclareerd.

• De declaratie vindt plaats volgens de ZH308-standaard en wordt uitgevoerd via een exportprofiel.

• ZH309-berichten zijn berichten met retourinformatie.

• Bij het uitvoeren van de ZH308-export wordt ook automatisch de DIS-aanlevering gedaan.

• De einddatum in de export is niet de einddatum van de zorg, maar de peildatum van de OHW.

Zie DBC-activiteiten declareren voor meer informatie.

Met het excelrapport 'DBC-productiemonitor' kan je een overzicht krijgen van alle DBC-subtrajecten die actief zijn in de geselecteerde periode met daarbij per cliënt de details van het traject evenals de registraties. Je kunt het rapport maken via Rapporten > Cliënten > DBC-Productiemonitor.

Voor uursoorten waarbij de instelling Verdeel groepsregistraties op ja staat, geldt dat dit pas verdeeld wordt op het moment dat de registraties zijn gefiatteerd. De weergave in het excelrapport kan daarmee voor het fiatteren anders zijn dan daarna.