Hoe verhoudt een registratie zich tot een declaratie of factuur? Dit artikel beschrijft:
De registratie van ongecorrigeerde tijd.
De afronding van de ongecorrigeerde tijd naar gecorrigeerde tijd.
De opronding (optioneel) van de tijd (ongecorrigeerd of gecorrigeerd) naar te exporteren tijd t.b.v. declaratie/facturatie.
Registratie
Zorgregel
De registratie (zorgregel) is de basis-input voor een declaratie of facturatie. Een zorgregel bestaat uit:
Begintijd van een bezoek
Eindtijd van een bezoek
Welke cliënt heeft de zorg ontvangen
Welke medewerker heeft de zorg geleverd
Welke activiteit(en) zorg (uursoort) is geleverd
Verdeling van activiteiten
Een zorgregel kan verdeeld zijn in meer dan één activiteit. Voorbeeld:
Een medewerker is bij een cliënt geweest van 12:00 t/m 13:00.
Daarvan is 45 minuten besteed aan persoonlijke verzorging en 15 minuten aan verpleging.
De verdeelsleutel is dan 75% persoonlijke verzorging en 25% verpleging.
Als een registratie uit één activiteit bestaat is die voor 100% op die activiteit verdeeld.
Ongecorrigeerde tijd
De duur van een registratie vanaf de initieel vastgelegde begintijd tot de initieel vastgelegde eindtijd is de ongecorrigeerde tijd. Handmatige mutaties op de start-en eindtijd zijn mutaties op de ongecorrigeerde tijd. Een handmatige aanpassing is bijvoorbeeld het wijzigen van de eindtijd via het medewerkerportaal of via Ons Administratie.
Afronding
Met afronden wordt de registratie van ongecorrigeerde tijd naar gecorrigeerde tijd omgezet. Afronden is gemaakt om de manier van registreren na te bootsen zoals een medewerker die met de hand schrijft. We merkten dat bij automatische registratie, bijvoorbeeld via TouchPro, vrijwel altijd een productieverlies optrad ten opzichte van handmatig tijden opschrijven. Dit kwam voornamelijk omdat medewerkers zelf standaard al in eenheden van vijf minuten schrijven, en daarbij zelden naar beneden afronden.
De afgeronde tijd wordt zowel gebruikt voor declaratie en facturatie als verloning en het compensatiesaldo. Het effect op gewerkte tijd is minimaal, omdat afronding altijd alleen ten koste van reistijd gaat.
Afronden is altijd afronden naar boven, op zo'n manier dat er voor een medewerker nooit overlappende registraties ontstaan. Een medewerker kan immers niet twee verschillende adressen tegelijk bezoeken.
Beleidsprofiel
Afronden is de toepassing van het beleidsprofiel met inachtneming van eventuele opvolgende registraties van dezelfde medewerker. de volgende volgorde wordt aangehouden:
Neem de ongecorrigeerde tijd van de registratie.
Pas de minimale bezoektijd toe.
Pas de afronding toe.
Pas de maximale bezoektijd toe.
Corrigeer overlap met eventuele opvolgende registraties van dezelfde medewerker.
Herverdeel de activiteiten.
Zie ook Beleidsprofielen configureren.
Reistijd
Als de volgende registratie begint na de af te ronden tijd, berekent de applicatie de overblijvende tussenliggende tijd als reistijd. De regels m.b.t. het berekenen van de reistijd gelden voor alle registraties, ongeacht de aard (directe cq indirecte uursoorten). Alleen voor de eerste en na de laatste registratie op een dag (tussen 0.00 en 24.00 uur), onafhankelijk van de dienst, wordt geen reistijd berekend. Zie ook Reistijd configureren.
Onderaannemer
Als de medewerker een onderaannemer is, wordt niet afgerond. Dit is gedaan omdat deze regels altijd geïmporteerd worden vanuit een externe bron, en de eventuele afronding in de externe bron al uitgevoerd moet zijn. Zie ook Registreren met onderaannemers in Ons.
Afronding van registraties uit Ons Planning
Als gebruik gemaakt wordt van het principe 'Planning is realisatie' worden zorgregels zoals deze in Ons Planning staan na de dienst naar Ons Administratie geëxporteerd. Wanneer er beleidsregels (uit de eerder genoemde beleidsprofielen) actief zijn, wordt deze afronding ook op de zorgregels uit Ons Planning toegepast. Het kan voorkomen dat deze uitkomst niet wenselijk is. Om deze reden is het mogelijk gemaakt om dergelijke afrondingen niet plaats te laten vinden. Deze optie is met een toekomstige datum instelbaar. Zie ook Ons Planning: registraties configureren.
Afronding van groepsregistraties uit Ons Agenda
De volledig geregistreerde tijd van groepsregistraties in Ons Agenda wordt naar Ons Administratie verstuurd en wordt verdeeld aan de hand van productafleiding. Daar wordt het principe van bankafronden toegepast: Alles lager dan 0,5 minuten wordt naar beneden afgerond en alles gelijk aan of hoger dan 0,5 minuten wordt naar boven afgerond. Hieronder vier voorbeelden:
0,2 wordt afgerond naar 0
3,5 wordt afgerond naar 4
5,4 wordt afgerond naar 5
10,9 wordt afgerond naar 11
Herverdelen van activiteiten na afronden
Zodra een registratie afgerond wordt, verandert de duur van de registratie. Hierbij blijft het percentage, de verdeelsleutel, behouden. De berekening is dan als volgt:
Neem de totaal te verdelen tijd A. Dat is de tijdsduur van de afgeronde registratie.
Rond de eerste activiteit af naar de dichtstbijzijnde hele minuut. Hierbij wordt 0,5 minuut naar boven afgerond.
Trek de tijd van de eerste activiteit af van de nog te verdelen tijd A. Hierdoor blijft over de resterende te verdelen tijd B.
Rond de tweede activiteit af naar de dichtstbijzijnde hele minuut. Hierbij wordt 0,5 minuut naar boven afgerond.
Trek de tijd van de tweede activiteit af van de resterende te verdelen tijd B.
En zo voort voor eventueel verdere activiteiten binnen de registratie. De laatste activiteit krijgt de volledige nog te verdelen tijd B.
Voorbeelden
Voorbeeldafronding: Registratie handmatig muteren.
Muteren we deze zorgregel, door een eindtijd van 10:45 te kiezen, dan wordt de zorgregel als volgt:
Voorbeeld afronding: Corrigeren van overlap
Zodra er een opvolgende registratie is met overlap op de voorgaande registratie dan is te zien dat de voorgaande registratie wordt gecorrigeerd. De eindtijd (10:45) wordt gecorrigeerd naar een aangepaste eindtijd (10:30) zodat er geen overlap is met de begintijd van de volgende registratie (11:00).
In dit voorbeeld is goed het verschil tussen ongecorrigeerde tijd en gecorrigeerde tijd te zien. Dit verschil is belangrijk bij het maken van een keuze voor oprondinstellingen.
Het is niet mogelijk overlappende registraties met de hand te maken. Overlappende registraties kunnen ontstaan doordat eerst met de hand een registratie is ingevoerd, en daarna vanaf een geautomatiseerde bron, bijvoorbeeld de TouchPro of vanuit Ons Planning.
Voorbeeld afronding: Toepassen minimale bezoektijd
Dit is een voorbeeld met een instelling in het beleidsprofiel waarbij de minimale bezoektijd 10 minuten is. De werkelijke eindtijd (16:02) is twee minuten na de werkelijke begintijd waardoor de werkelijke tijdsduur 2 minuten is.
Doordat de minimale bezoektijd 10 minuten is, wordt de gecorrigeerde eindtijd 16:10 en de gecorrigeerde tijdsduur 10 minuten.
Opronding
Opronden is het naar boven afronden of toevoegen van cliëntgerelateerde registraties ten behoeve van facturatie of declaratie.
Soms wordt met een debiteur afgesproken dat bij een bezoek extra tijd toegevoegd mag worden, of dat een minimumbezoekduur kan worden toegepast, ongeacht het volgende bezoek van een medewerker. Er is bijvoorbeeld afgesproken dat per bezoek altijd per vijf minuten gedeclareerd mag worden, en dat mag altijd naar boven afgerond worden. Of er is bijvoorbeeld afgesproken dat per bezoek twee minuten extra gedeclareerd mag worden.
Deze afspraken werden in het verleden veelvuldig gemaakt met zorgkantoren. We merkten dat dit soort afspraken steeds minder gemaakt worden en dat opronden steeds minder gebruikt wordt.
Zie ook Centraal opronden instellen.
Verschillende oprondinstellingen binnen hetzelfde bezoek
Het is mogelijk binnen hetzelfde bezoek verschillende oprondinstellingen te gebruiken. In dat geval wordt de opronding van het hele bezoek voor alle verschillende oprondinstellingen berekend. Vervolgens wordt per stroming het benodigde deel gebruikt voor facturatie of declaratie.
Voorbeeld
Er is een bezoek van 13 minuten, waarvan 3 minuten PV en 10 minuten VP.
De oprondinstellingen voor PV staan ingesteld op afronden op 5 minuten per bezoek.
De oprondinstellingen voor VP staan ingesteld op 10 minuten per bezoek.
Nu wordt de opronding van het hele bezoek twee keer berekend:
Voor VP: Bezoek van 13 minuten wordt 20 minuten vanwege opronden op 10 minuten.
VP wordt (10 / 13 x 20) = 16 minuten.
PV is de overgebleven 4 minuten.
16 minuten VP wordt gebruikt voor de declaratie of facturatie. De berekende 4 minuten PV wordt niet gebruikt.
Voor PV: Bezoek van 13 minuten wordt 15 minuten vanwege opronden op 5 minuten.
VP wordt (10 / 13 x 15) = 12 minuten.
PV is de overgebleven 3 minuten.
3 minuten PV wordt gebruikt voor de declaratie of facturatie. De berekende 12 minuten VP wordt niet gebruikt.
Dit betekent dat voor het gehele bezoek 16 minuten VP en 3 minuten PV worden gedeclareerd of gefactureerd.
