Veelgestelde vragen

Wijzigingen vanuit het AGB-register (zoals nieuwe contacten of gewijzigde gegevens) worden dagelijks automatisch gesynchroniseerd met de professionele contacten in Ons.

Uit Vektis worden op basis van de AGB-code de volgende velden opgehaald voor een zorgverlener: naam, geslacht, AGB-code, geldigheid AGB-code, kwalificaties, en relaties met vestigingen. Voor vestigingen zijn dit de velden: naam, AGB-code, geldigheid AGB-code, zorgsoort, adres, contactgegevens, en relaties met zorgverleners.

Voor de migratie is het enkel van belang dat de naam en AGB-code klopt; de andere gegevens worden overschreven. Onder de vraag 'Welke velden komen automatisch mee uit het AGB-code register?' lees je welke velden vanuit Vektis overschreven worden. Tijdens de migratie halen wij deze velden op basis van de AGB-code op, en overschrijven wij de bestaande velden van een contact. 

In Vektis hebben zorgverleners geen adresgegevens. In de huidige professioneel contact schermen is het nog wel mogelijk om adresgegevens bij een zorgverlener vast te leggen. Vaak gaat het dan om de gegevens van de vestiging waarbij deze zorgverlener werkzaam is. In de toekomstige schermen kan je zowel in het beheer als op cliëntniveau de relatie en relevante gegevens van een vestiging inzien bij een zorgverlener. Het vastleggen van adresgegevens op zorgverlenerniveau is dan overbodig. Wel kan het voorkomen dat je als organisatie bepaalde contactgegevens bij zorgverleners vastgelegd hebt, zoals een extra e-mailadres. We onderzoeken of het mogelijk is om (bepaalde) contactgegevens en notities uit de huidige contacten te migreren naar de nieuwe schermen, waarna deze in het eigen beheer van de organisatie blijven.

In de toekomstige schermen hebben we dus velden voor aanvullende contactgegevens, een einddatum voor het contact, en notities. Deze blijven altijd in het beheer van de organisatie en worden niet door het AGB-register overschreven.

Professionele contacten die niet gemarkeerd zijn voor automatische migratie zullen uiteindelijk worden gemigreerd als zijnde een contact zonder AGB-code. Op die manier blijft eventuele belangrijke informatie, zoals de gekoppelde cliënten, behouden. Dit betekent echter ook dat het betreffende contact na de migratie geen AGB-code meer heeft in Ons Administratie. Hierdoor kunnen handmatige aanpassingen nodig zijn om de gegevens en cliëntkoppelingen bruikbaar te houden. De exacte invulling hiervan moet nog verder worden uitgewerkt.

Op dit moment is dit nog niet volledig uitgewerkt. We onderzoeken of, en hoe, cliëntkoppelingen automatisch kunnen worden beëindigd als er een einddatum bekend is. Dit zal in een latere fase van de ontwikkeling worden uitgedacht. Wel is het onze intentie om een einddatum vanuit Vektis over te nemen indien deze aanwezig is. Daarnaast is het mogelijk om als organisatie zelf een einddatum op een contact in te stellen.

Het is onze intentie om een vorm van signaleringen te ondersteunen, echter is nog niet voldoende uitgedacht op welke plekken de signaleringen zichtbaar zijn en waarop precies gesignaleerd gaat worden. Een voorbeeld hiervan is het signaleren dat een einddatum van een professioneel contact nadert, zowel bij de cliënt als in het beheeroverzicht.

We zien twee verschillende vormen van het inzichtelijk maken van historie:

• Historie bij een professioneel contact, zoals 'bijgewerkt vanuit het AGB-register op datum x' of 'aanvullende contactgegevens toegevoegd door medewerker x'.
• Historie op cliëntkoppeling niveau, zoals inzicht in de periode waarin een professioneel gekoppeld was bij de betreffende cliënt.

Alle verlopen professionele contacten (met een einddatum in het verleden) zijn terug te vinden in een archief in het beheeroverzicht.

We maken geen onderscheid tussen inactieve of actieve categorieën. Er wordt gekeken naar alle professionele contactpersonen, zoals deze zichtbaar zijn in het Contactbeheerscherm.

Voor contacten met een AGB-code zijn na de migratie de categorieën vanuit het AGB-code register leidend. Je kunt hier dus geen categorieën op inactief zetten of deze bewerken. Voor contacten zonder AGB-code blijft het mogelijk om verschillende categorieën aan te maken. Je kunt straks bij een contact zonder AGB-code maximaal 2 categorieën toewijzen.

Bij het koppelen van een professioneel contact aan een cliënt is het straks niet langer noodzakelijk om eerst een categorie te kiezen. Je kan bijvoorbeeld direct op naam een professioneel contact zoeken.

Er is nog geen exacte planning voor de migratie. Zodra hier meer duidelijkheid over is, zullen we dit communiceren. De migratie zal ergens in de tweede helft van 2025 plaatsvinden. Daarbij zal er  een periode met overlap zijn, waarbij de nieuwe functionaliteit beschikbaar is, maar dus ook het 'Contactbeheer' (in de huidige vorm voor de migratie) nog gebruikt kan worden. Dit zal ook wel voor een wat langere periode zijn (en bijv. dus niet één week). Dit geeft dan ook de gelegenheid om bijvoorbeeld de begin- en einddatum bij cliëntkoppelingen te zetten.

Het is straks mogelijk om per cliëntkoppeling een begindatum en eventueel een einddatum in te voeren. Bestaande cliëntkoppelingen hebben op dit moment nog geen geldigheid. Wanneer deze cliëntkoppelingen gemigreerd worden, komt er een geldigheid te hangen aan de cliëntkoppeling. We zijn nog aan het uitdenken hoe we deze geldigheid na de migratie vorm kunnen geven. De begindatum laten we mogelijk leeg in het scherm, zodat we geen 'foutieve' informatie tonen. Op de achtergrond zullen we dan een fictieve begindatum hanteren, zodat de koppeling als 'actief' gekenmerkt wordt. Een andere optie die we overwegen is om de datum van migratie als begindatum van de cliëntkoppeling. De einddatum bij de cliëntkoppeling zullen we standaard leeglaten, mogelijk tenzij er vanuit het AGB-code register een einddatum is gevuld bij het professionele contact.

Categorieën van contacten zonder AGB-code blijven handmatig instelbaar en zijn te wijzigen. Je kunt dus ook bestaande categorieën overschrijven of verwijderen. Wel moet een contact altijd aan minstens 1 categorie gekoppeld zijn.