Deze handleiding geeft uitleg en instructies over het fiatteren van declaratieregels in Ons. Een algemene toelichting en uitleg over de benodigde configuratie om declaratieregels te kunnen fiatteren is te vinden in Declaratieregels fiatteren: toelichting en configuratie.
Je kunt declaratieregels voor cliënten alleen fiatteren als je in de hoofdlocatie van die cliënt bent. Als je in een onderliggende locatie bent, kun je de regels voor die cliënt niet fiatteren en zie je een grijze waarschuwing staan.
Navigeren
Declaratieregels fiatteren - ook wel Intramuraal fiatteren genoemd - is te vinden in Ons Administratie. Ga naar het tabblad Zorg. Hier is de optie Declaratieregels fiatteren beschikbaar. Klik op de optie Declaratieregels fiatteren en selecteer vervolgens de locatie waar declaratieregels van gefiatteerd moeten worden.
Twee weergaves Fiatteeroverzicht
Er zijn twee weergaves voor het fiatteeroverzicht beschikbaar:
Weergave Declaratieregels vanaf intramurale kamertoewijzing inzien
Weergave Declaraties op hoofdlocatie inzien
Vanuit beide weergaves kunnen declaraties gefiatteerd worden.
Fiatteeroverzicht: Declaratieregels vanaf intramurale kamertoewijzing inzien en fiatteren
Dit is de standaardweergave. Het declaratiescherm voor deze locatie verschijnt, met daarop per declaratieregel informatie over bijbehorende intramurale kamerkoppelingen.
De bovenste helft van het scherm toont de financiële samenvatting van de locatie, met een samenvatting van alle declaratieregels van deze locatie binnen het tijdvenster dat gekozen is.
De onderste helft toont een lijst van alle intramurale kamers binnen de geselecteerde locatie met de bijbehorende cliënten en declaratieregels. Hier zie je de intramurale kamer, de client, het bijbehoorende product en een tijdslijn. In deze tijdslijn staat boven in het groen de periode van de kamertoewijzing en onder in blauw de periode van de declaratieregel.
Fiatteeroverzicht: Declaratieregels op hoofdlocatie inzien en fiatteren
Klik voor deze weergave in het overzicht op de knop Toon declaratieregels. Het scherm toont nu dezelfde declaratieregels, maar dan niet meer gesorteerd op kamertoewijzing. Alle declaratieregels op de geselecteerde hoofdlocatie worden nu getoond, los van kamertoewijzingen. Als je de weergave op kamerbezetting wilt gebruiken, klik je op Toon kamerbezetting.
Fiatteeroverzicht per cliënt
Klik op het hoofdoverzicht op het blauwe poppetje om doorgeleid te worden naar het fiatteeroverzicht per cliënt. Hier is fiatteerinfo over declaratieregels van de cliënt te vinden, ongeacht de geselecteerde locatie.
Legenda van kleuren en iconen
Groene balk: Geeft aan dat er een kamerbezetting/locatie is.
Gele balk: Geeft aan dat de kamerbezetting/locatie wordt onderbroken door cliëntafwezigheden. Zie Ons Agenda: afwezigheid toevoegen bij een cliënt voor meer informatie.
Blauwe regel: Geeft aan dat er niet-gefiateerde declaratieregels zijn. Bij de is een declaratieregel/aanvullende dienst voor die periode aangemaakt.
Gele driehoek: De cliënt heeft wel een kamertoewijzing, maar geen declaratieregel of aanvullende dienst.
Blauwe (ongefiatteerde) regel met grijze driehoek: Geeft aan dat er een andere hoofdlocatie voor deze cliënt is binnen deze periode waarvoor ook nog gefiatteerd moet worden. Je bekijkt nu namelijk de declaratieregels voor deze cliënt voor een bepaalde locatie, maar het overzicht geeft ook een melding als er declaratieregels voor deze cliënt bij een andere locatie zijn. Zet je muis op de grijze driehoek om te controleren welke andere locatie dat is.
Rode driehoek:
De declaratieregel (of een deel ervan) is nog niet gefiatteerd in de voorgaande periode.
Deze kamertoewijzing is nog niet volledig gedekt door een declaratie.
Hoe zie ik of een declaratieregel gefiatteerd is?
In het geval dat een declaratieregel gefiatteerd is, wordt de blauwe regel een grijze regel. Als een declaratieregel niet of niet volledig gefiatteerd is, wordt er een blauwe blokje in de regel weergegeven. Dit wordt in de fiatteergeschiedenis (het documentje met vinkje achter de regel) als een doorstreepte regel weergegeven. Als niet alle regels gefiatteerd zijn, blijft de knop Fiatteer [maand jaar] beschikbaar.
Product: Klik onder product op een blauwe regel om het declaratieproduct direct te bewerken.
Blauwe poppetje: Klik naast het product op het blauwe icoontje om naar het fiatteerscherm van een individuele cliënt te gaan.
Waarschuwingen
Op twee plekken kunnen waarschuwingen getoond worden:
Waarschuwingen over de kamertoewijzing: deze waarschuwingen zijn te vinden tussen de kolommen Kamer en Cliënt. De waarschuwing toont of een kamer deels of geheel leeg staat. Ga met de muis over de melding om meer details te zien.
Waarschuwingen over de declaratieregel: deze waarschuwingen zijn te vinden tussen de kolommen Product en Tijdlijn. De waarschuwing toont bijvoorbeeld wanneer een tarief nul is of wanneer er bij de declaratieregel geen hoofdlocatie gevonden kan worden.
Grijze en gele waarschuwingen zijn niet blokkerend voor het fiatteren. Rode meldingen zijn wel blokkerend. In dat geval moet het gemelde probleem eerst verholpen worden voordat de declaratieregel gefiatteerd kan worden. Het blijft wel mogelijk om de periode te fiatteren: daarbij worden declaratieregels met rode meldingen niet meegefiatteerd.
Wijzigingen doorvoeren en extra inzage
Via een aantal handige doorklik-opties is het mogelijk om wijzigingen en correcties in gerelateerde gegevens door te voeren:
Via cliëntnaam naar cliëntoverzicht: Door op de cliëntnaam te klikken, wordt de gebruiker doorgeleid naar het cliëntoverzicht. Op deze wijze zijn snel wijzigingen door te voeren, als bijvoorbeeld de kamertoewijzing niet correct is.
Via productnaam naar producttoewijzing: Door op de productnaam te klikken, wordt de gebruiker doorgeleid naar de details van de producttoewijzing. Ook hier zijn vervolgens eventueel benodigde wijzigingen door te voeren.
Via de Exportcontrole in Ons is het mogelijk om inzicht te krijgen in welke declaratieregels nog gefiatteerd moeten worden.
Cliënt uitsluiten van fiatteren
Het is mogelijk om een cliënt uit te sluiten van het fiatteren. Dit kan handig zijn als er een fout zit in de declaratieregel van de cliënt die niet direct op te lossen zijn, maar als het wel wenselijk is om de overige declaratieregels wel alvast te fiatteren. Om een cliënt van fiatteren uit te sluiten:
Ga naar het fiatteeroverzicht van de cliënt (via het blauwe poppetje).
Klik op de knop Cliënt uitsluiten.
Vervolgens keert de gebruiker terug bij het fiatteeroverzicht voor declaratieregels. Te zien is dat de cliënt is uitgegrijsd.
Mogen de gegevens van de cliënt weer meegenomen worden in het declaratieregel-fiatteerscherm? Ga dan opnieuw naar het fiatteeroverzicht en klik op 'Toevoegen'. Om een cliën Mocht je de cliënt toch wel willen fiatteren, kan je nogmaals op het poppetje klikken en kan je de cliënt weer toevoegen.
Fiatteren
Om de declaratieregels in het overzicht te fiatteren, klik je op de knop Fiatteren [periode]. De regels worden dan indien mogelijk gefiatteerd. Gefiatteerde declaratieregels zijn daarna in het scherm te herkennen aan het Gefiatteerd-icoontje met het vinkje aan de rechterzijde.
Periodes zijn alleen te fiatteren als alle declaratieregels in eerdere periodes gefiatteerd zijn. Is dit niet het geval? Dan wordt de gebruiker hier via een melding op geattendeerd. De melding leidt de gebruiker vervolgens door naar de periode met niet-gefiatteerde declaratieregels.
Defiatteren
Ook is het mogelijk om gefiatteerde declaratiergels te defiatteren. Dit kan gedaan worden op het niveau van de periode, maar ook op het niveau van een individuele cliënt:
Defiatteren op locatieniveau: Bij gefiatteerde periodes bevat het fiatteeroverzicht bij een periode met gefiatteerde regels bovenin de knop . Klik op deze knop om de reeds gefiatteerde regels in deze periode te defiatteren.
Defiatteren op cliëntniveau: Ga naar het fiatteeroverzicht van de cliënt (via het blauwe poppetje): Klik op de knop die zichtbaar is bij het overzicht van de intramuale declaratiegegevens van de cliënt.
Fiatteergeschiedenis inzien
Per gefiatteerde declaratieregel is de fiatteergeschiedenis in te zien. Klik op het Gefiatteerd-icoontje achter de tijdlijn om de fiatteergeschiedenis te openen. Hier is te zien wanneer en door wie gefiatteerd is en op welke periode de gefiatteerde declaratieregel betrekking heeft.
Gaten in fiatteerperiode
Een 'tweede' periode kan wél gefiatteerd en gedeclareerd worden, zonder dat een eerste periode gefiatteerd is. Dit betekent eigenlijk dat het toegestaan wordt om 'gaten' in te fiatteren periodes te hebben, zodat locaties niet meer op elkaar hoeven te wachten met fiatteren.
Gaten worden alleen toegestaan wanneer een deel van de declaratieregel onder een andere locatie valt. Dus binnen een gegeven locatie worden gaten in de gefiatteerde periode niet toegestaan.
